Come esportare i dati di Microsoft Access in un documento di Word
La suite Office di Microsoft ha diverse app per diverse attività. Quindi, ad esempio, se vuoi creare un database, Microsoft Access ti dà le spalle. Access fornisce la maggior parte delle funzionalità che ti aspetteresti da un sistema di gestione di database relazionali. È possibile creare tabelle, moduli, query, relazioni, report, macro, moduli, solo per citarne alcuni.
Ma di tanto in tanto, potresti voler esportare dati da Microsoft Access a Word. Se stai cercando un modo semplice per esportare i dati di Access in Word, sei nel posto giusto.
Come Access esporta gli oggetti in Word
Prima di mostrarti come esportare dati da Microsoft Access a Word, devi comprendere alcune nozioni di base. Innanzitutto, non puoi esportare tutti i tipi di oggetti da Access a Word.
Al momento, puoi esportare solo tabelle, query, moduli e report. Tuttavia, ogni oggetto presenta ancora alcune limitazioni. A partire dai record, Access esporta solo quelli che si trovano in una vista selezionata. L’applicazione non includerà tutti i dati nascosti in un report. Allo stesso modo, Access è solo in grado di esportare moduli e schede tecniche con sottomoduli e schede secondarie.
L’unico modo per aggirare questo è esportare ogni sottomaschera e scheda dati secondaria. Se esporti il report principale, puoi esportare più sottomoduli e sottoreport.
In secondo luogo, non è possibile esportare relazioni, macro, moduli e oggetti grafici come immagini e oggetti Microsoft Graph da Access a Word. Inoltre, Access esporterà solo i risultati delle espressioni e non le espressioni stesse.
Infine, non c’è modo di importare dati da Microsoft Access a Word. Devi iniziare in Access, esportare i tuoi dati in un nuovo documento, quindi copiare i contenuti e incollarli nel documento Word esistente.
Come esportare i dati di accesso in un documento di Word
L’esportazione dei dati di Access in Word utilizza uno strumento Esportazione guidata file RTF integrato. Certo, lo strumento ha molte limitazioni all’esportazione dei dati di Access, ma è meglio di niente.
Ma se questo è eccessivamente limitante, puoi cercare alcune delle migliori alternative gratuite a Microsoft Access per una possibile sostituzione. Altrimenti, segui questi passaggi per esportare i tuoi dati da Access a Word:
- Apri il tuo database di Access .
- Selezionare l’oggetto che si desidera esportare nel riquadro di spostamento .
- Esaminare la tabella, la query, il modulo o il report per assicurarsi che sia privo di errori. L’accesso include in genere indicatori di errore ogni volta che riconosce un errore. Questo può includere triangoli verdi e una varietà di numeri di errore. Questo passaggio è importante poiché Access sostituirà automaticamente le posizioni degli errori con un valore null dopo l’esportazione dei dati.
- Seleziona la vista o la parte dei dati da esportare. Il modo migliore per selezionare i dati da esportare da più tabelle è eseguire query di MS Access . Se vuoi esportare tutti i dati da un oggetto, salta questo passaggio.
- Fare clic sulla scheda Dati esterni e selezionare Altro > Word . Si aprirà lo strumento della procedura guidata di esportazione Esporta—File RTF.
- Nella finestra popup Esportazione guidata di esportazione file RTF, inserisci il nome del file e seleziona una destinazione.
- Se necessario, selezionare la casella di controllo Apri il file di destinazione al termine dell’operazione di esportazione .
- Se hai selezionato determinati dati da esportare, seleziona la casella di controllo Esporta solo i record selezionati . Altrimenti, lascia la casella di controllo per esportare tutti i dati nell’oggetto.
- Fare clic su OK per avviare il processo di esportazione.
Se esiste un file con un nome simile, è possibile selezionare se Access deve sovrascriverlo o meno. Seleziona Sì per sovrascrivere il file o No per scegliere un nuovo nome per il file nel popup.
Per impostazione predefinita, Access creerà un file in formato RTF di Microsoft Word con estensione RTF. Per aggiungere i tuoi dati di Access a un documento di Word, segui questi passaggi:
- Apri il documento RTF.
- Copia tutto il contenuto del documento.
- Incolla i dati nel tuo documento Word.
Se ritieni che lo strumento della procedura guidata di esportazione dei file RTF sia noioso da usare, c’è una via d’uscita più semplice. Copia i dati dalla tabella, dalla query, dal modulo o dal report di Access e incollali direttamente nel documento di Word.
Esporta i dati di accesso in Word senza problemi
I database sono un ottimo modo per archiviare i dati. Se hai bisogno di esportare i tuoi dati di Access in altre app come Word o Excel, l’Esportazione guidata file RTF integrata rende l’intero processo senza soluzione di continuità, anche se con alcune limitazioni.
Se disponi di dati estesi con cui lavorare, i moduli di accesso offrono un modo più potente per aggiungere più dati al database. Sono più facili da utilizzare quando si modificano le tabelle e si aggiungono più dati.
