Come cercare in modo efficace file e cartelle in Google Apps

Google cerca di aiutare i suoi utenti a essere produttivi e una caratteristica a cui devi prestare adeguata attenzione è la funzione di ricerca. Cercare apertamente in Gmail o Google Workspace e non trovare nulla in cambio può essere estremamente frustrante.

Alcune funzionalità di Google Workspace come Google Cloud Search, gli operatori e le opzioni di ricerca avanzate possono aiutare le aziende, le piccole imprese, i liberi professionisti e persino il pubblico in generale a uscire da questa routine di ricerca. Diamo un’occhiata più da vicino a queste funzionalità e suggerimenti.

Utilizza Google Cloud Search per le funzioni di ricerca avanzata

Cloud Search è principalmente per grandi aziende e piccole imprese. In passato, potevi scaricare componenti aggiuntivi da Gmail Labs che ti consentivano di cercare contemporaneamente su piattaforme come Google Docs e Gmail. Tuttavia, Gmail Labs non esiste più.

Con Google Cloud Search, puoi cercare la tua query su tutte le piattaforme (Google Docs, Sheets, Gmail, ecc.) Contemporaneamente.

È possibile una prova gratuita e Cloud Search è disponibile con Google Workspace o come funzionalità autonoma a pagamento. Questa funzione è particolarmente utile per le organizzazioni che lavorano in remoto: le persone possono accedere a file ed e-mail con la stessa barra di ricerca anziché cambiare scheda.

Puoi anche integrare la barra degli strumenti di Cloud Search con Google Sites . In questo modo puoi avere un sito web dedicato per cercare i contenuti della tua organizzazione.

Google Drive è un’altra soluzione completa per trovare i tuoi documenti o contenuti multimediali. La barra di ricerca su Google Drive è simile alla casella di ricerca in Documenti e Fogli Google.

Ciò implica che gli operatori di ricerca utilizzati qui funzionano anche in Google Documenti o Fogli.

1. Utilizzo dei filtri

Per filtrare la tua ricerca su Google Drive, fai clic sulla freccia a discesa sul lato destro della barra di ricerca e verrà visualizzata la finestra di ricerca.

  • Utilizzando l’opzione Tipo , puoi filtrare PDF, cartelle, documenti, video, audio e così via.
  • L’opzione Proprietario viene utilizzata per cercare il file quando conosci l’e-mail del suo proprietario.
  • La posizione viene utilizzata quando si desidera specificare la cartella del file. (Ad esempio: “Cestino”, “Speciali” o qualsiasi altra cartella.)
  • In Data di modifica, puoi inserire la data di modifica più recente del file.
  • Il nome dell’elemento cercherà specificamente il titolo del file.
  • Include le parole cercherà un file con parole chiave specifiche.
  • In Condiviso con immettere l’indirizzo e-mail del destinatario condiviso.

Fare clic sul pulsante Cerca nella parte inferiore dell’interfaccia se si accettano i filtri oppure fare clic sul pulsante Reimposta per rimuovere o ripristinare le impostazioni.

Utilizza questi operatori per cercare un file, una parola, un video e un audio specifici.

  • Citazioni : usale quando cerchi una frase esatta. (Ad esempio: “Compito 18”)
  • Segno meno: utilizzare questo per escludere una parola particolare dal termine di ricerca. (Ad esempio, se desideri cercare “Compito” ma non “Compito completato”, digita semplicemente “Compito completato”).
  • proprietario: trova i file in base a un proprietario specifico. (Es .: proprietario: [email protected])
  • creatore: trova i file dal creatore. (Ad esempio: creator: [email protected])
  • a: trova i file in base al nome del destinatario. (Es .: a: [email protected])
  • da: trova i file inviati da qualcuno. (Ad esempio: da: [email protected])
  • is: starred: trova gli elementi che hai aggiunto a Speciali.
  • is: binned: trova gli elementi nella cartella “Bin”.
  • tipo: trova i documenti in base al tipo. (Ad esempio: tipo: foglio di calcolo, tipo: documento, tipo: diapositiva)
  • prima e dopo: trova gli elementi in base all’ultima modifica. (Es: prima: 04-05-2021)
  • titolo: cerca gli elementi in base al titolo. (Ad esempio: titolo: Olimpiadi)

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La “Ricerca Google” è ancora attiva …

Le funzionalità e gli operatori di ricerca avanzati renderanno più facile trovare i file e risparmiare tempo, ma siamo ancora lontani dal trovare un unico strumento in grado di cercare in tutte le app di Google senza spendere una fortuna.