L'arte delle scuse: come dire scusa con un'e-mail

Tutti si rovinano a volte. Prova come potremmo, nessuno è perfetto. Quando commetti un errore che ferisce qualcun altro, è giusto offrire delle scuse.

Mentre dovrai spesso scusarti di persona, a volte potresti preferire o dover dire che ti dispiace per email. Vedremo come chiedere scusa professionalmente in un'email per aiutarti a sfruttare al meglio questa situazione.

I tre ingredienti di una giusta scusa

Mentre non esiste un modello universale, uno standard generalmente accettato per le scuse comprende tre parti:

1. Riconoscendo che hai fatto qualcosa di sbagliato.
2. Senti il ​​rimorso per le tue azioni ed essere empatico nel capire come feriscono l'altra persona.
3. Restituzione , dove si fa la situazione giusta.

Esamineremo ciascuno di questi tre elementi mentre esaminiamo come scusarci in un'email.

Aprendo le tue scuse

Prima di iniziare a creare le scuse, devi rivolgerti alla persona a cui stai scrivendo. Questo varierà molto a seconda del tuo rapporto con la persona.

Supponiamo che tu abbia commesso un errore in una situazione professionale e quindi hai bisogno di inviare un'e-mail di scuse al tuo capo. Ad esempio, diremo che non è stato possibile completare un'attività critica in tempo, il che ha ritardato il progetto per tutti gli altri.

In questo caso, un saluto appropriato potrebbe essere "Gentile [Nome]". Se ti scusavi con un amico, qualcosa come "Ciao [Nome]" o "Ciao [Nome]" sarebbe più adatto.

Non dimenticare l'oggetto dell'email, neanche. Dopo aver fatto un torto a qualcuno, potrebbe non essere felice di vedere arrivare una tua email. Mettere qualcosa come "Please Accept My Apologies" o "I am sinceramente Sorry" nella riga dell'oggetto è un buon modo per chiarire fin dall'inizio a cosa serve il tuo messaggio. Non cercare di diventare furbo con gli acronimi email .

Riconoscendo il tuo errore

Ora che hai fatto l'apertura, è il momento per la prima parte vitale delle scuse. Qui è necessario identificare chiaramente il problema che si è verificato. Possedere ciò che hai fatto; non cercare di deviare la colpa a qualcun altro o trovare scuse per quello che è successo.

Ecco un esempio di cosa non fare:

Mentre so che ho perso una scadenza importante, non è davvero colpa mia. Stavo lavorando con Paul a questo progetto, e ha sprecato troppo del mio tempo chiedendomi un sacco di domande non correlate. Il mio computer si stava anche congelando per tutta la settimana e l'IT non era ancora in grado di vederlo. Quindi questo non è tutto per causa mia.

Anche se quanto sopra è vero, non costituisce una buona scusa. Questa parte deve riconoscere la tua responsabilità nell'errore.

Qualcosa di simile è molto meglio:

Mi rendo conto di aver perso una scadenza cruciale. Questo progetto è stato davvero importante per il nostro dipartimento e ti sei fidato di me per completarlo in modo tempestivo. So che il mio fallimento nel completare questo compito in tempo ha ritardato il completamento del progetto. Questo riflette male il nostro team, e mi dispiace per quello.

Qui hai chiaramente spiegato cosa hai fatto di sbagliato, senza cercare di minimizzare o deviare.

Esprimere rimorso per quello che hai fatto

Ora che hai chiaramente esposto il tuo errore, devi mostrare il contrito per quello che è successo. Tieni presente che ciò che hai causato ha causato dolore, frustrazione e altre emozioni negative all'altra persona.

Evidenzia che provi rimorso per la situazione. Cerca di metterti nei loro panni e capire come le tue azioni li hanno portati a provare. Non offrire una spiegazione per il tuo comportamento qui. Il punto di scuse è di riparare una relazione fratturata, non di dimostrare che avevi sempre ragione.

Ecco un esempio di come inquadrare questa parte delle scuse:

Voglio scusarmi sinceramente che non ho adempiuto ai miei obblighi e completare il compito che mi hai affidato in tempo. Non ci sono scuse per questo fallimento. Non mi piace sapere che ho deluso la mia squadra, e mi sento terribile che questo ti abbia causato imbarazzo nell'incontrare il cliente.

Esprimere empatia presta autenticità per le tue scuse. Ti aiuta a dimenticare la tua prospettiva per un momento e a guardare ciò che qualcun altro ha a che fare.

Rendendolo giusto

Le parole sono importanti, ma le azioni hanno molto più peso. Per dimostrare che intendi quello che hai detto, è importante fare ammenda. Prendere provvedimenti renderà la situazione giusta (se possibile) o dimostrerà che farai del tuo meglio per non commettere nuovamente lo stesso errore.

Continuando con il nostro esempio di mancare una scadenza, questo potrebbe servire come parte della restituzione delle scuse:

In futuro, per evitare di perdere le scadenze, parlerò con molto anticipo se sono preoccupato che non sarò in grado di fare qualcosa in tempo. Sarò più consapevole di quanto tempo i progetti critici mi portino, e sono disposto a dedicare ore extra al di fuori dell'ufficio per essere certo che vengano completati. Questo non succederà più.

In alcune situazioni, potresti non sapere cosa offrire per compensare il tuo comportamento. In questo caso, puoi semplicemente chiedere "Cosa posso fare per farlo bene?"

La cosa più importante è mostrare come agirai diversamente in futuro per evitare che lo stesso problema si ripeta.

Chiusura delle tue scuse

Ora devi solo concludere il messaggio. Questo è abbastanza semplice, ma assicurati di mantenere il tono appropriato. Dovresti ringraziare il destinatario per aver letto il tuo messaggio di scuse e averli augurati.

Può anche essere una buona idea invitarli a discutere di ciò che hai detto ulteriormente. Questo dimostra che sei sincero e aperto a un dialogo aggiuntivo.

Ecco un modo per chiudere la tua email di scuse professionali:

Grazie per aver letto questo. Se c'è qualcosa che vorresti discutere ulteriormente, ti prego di contattarmi in modo che possiamo lavorarci sopra.

Cordiali saluti,
[Il tuo nome]

Se non vuoi usare "Cordiali saluti", anche altre chiusure formali come "Cordiali saluti" funzioneranno.

Email è il mezzo giusto?

Abbiamo esaminato come chiedere scusa professionalmente in un'email. Ma prima di iniziare a scrivere il tuo, dovresti considerare se un'e-mail è il mezzo giusto per le scuse.

L'email ha certamente benefici quando si tratta di scuse. Perché non ci sono limiti di tempo, puoi comporre i tuoi pensieri in modo chiaro e diretto. Se una scusa rapida è in ordine, l'email ti consente di contattarli in un breve lasso di tempo. E a differenza delle scuse di persona, non è necessario essere spontanei e reagire a quello che dice l'altra persona.

Ma non è tutto buono. L'e-mail è meno personale di una scusa personale (o telefonica). A seconda della configurazione della tua azienda, l'invio di un messaggio di posta elettronica può sembrare vigliacco se l'apparire di persona è fattibile. Non nascondersi dietro uno schermo.

Mi scuso per Mend errori

Scusarsi correttamente è una preziosa abilità di vita. Non tutti sanno come farlo, quindi è facile lasciare l'altra persona ancora più frustrata di prima. Usa questa guida di base su come scusarti per email e sarai sulla buona strada per una relazione riparata.

Tieni presente che l'obiettivo finale di una scusa è ricostruire la fiducia infranta. Hai fatto qualcosa di sbagliato, e i tre passaggi sopra sono come te lo possiedi e correggilo. Non farlo per te.

Per ulteriori informazioni, dai un'occhiata a questi strumenti per creare e-mail migliori che le persone leggeranno .

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