Come importare dati da moduli di Microsoft Word in un foglio di calcolo Excel

L’utilizzo di moduli in Microsoft Word per raccogliere informazioni è piuttosto semplice e conveniente. La sfida principale consiste nel trasferire i dati raccolti sul tuo foglio di calcolo Excel.

Può essere opprimente inserire manualmente tutti i dati che hai raccolto. Fortunatamente, esistono diversi modi per inserire automaticamente i dati dai moduli di Microsoft Word nel foglio di calcolo di Excel.

Comprensione dei moduli in Microsoft Word

Prima di iniziare, discutiamo dei moduli nei documenti di Microsoft Word. Forse ti starai chiedendo come funzionano i moduli di Word, ma è piuttosto semplice.

Con Word è possibile creare documenti standardizzati che possono essere utilizzati per raccogliere dati. Lo fa fornendoti un modello a tua scelta.

Il modello include tutti i campi pertinenti che potresti voler compilare dai tuoi utenti. Una volta specificate le domande, gli utenti avranno la possibilità di compilare questi modelli. Queste risposte vengono quindi archiviate in moduli Word, a cui è possibile accedere in qualsiasi momento.

Creazione di un foglio di calcolo Excel da un modulo di Microsoft Word

Puoi utilizzare uno di questi metodi a seconda del numero di moduli che hai o del tipo di dati che desideri esportare dai moduli di Word.

Metodo 1: importazione di una singola cella

È meglio usare questo metodo se vuoi importare dati da una singola cella a un foglio di calcolo Excel. Ecco i passaggi che devi seguire per utilizzare questo metodo.

1. Sul tuo computer, apri un nuovo foglio di calcolo Excel .
2. Fare clic sulla scheda Inserisci e selezionare l’opzione Oggetto .
3. Facendo clic su di esso, l’opzione Oggetto ti porterà a una finestra, come mostrato nello screenshot.

4. Lì, seleziona l’opzione Crea da file .
5. Cerca tra i documenti di Microsoft Word per importare il file desiderato.
6. Selezionalo facendo doppio clic sul nome del file, quindi chiudi la finestra facendo clic sul pulsante OK . Questo processo unirà il file Word al tuo foglio di calcolo Excel.

7. La casella di testo della cella ora dovrebbe visualizzare = EMBED (“Documento”) sotto di essa, come mostrato nell’immagine. Questa operazione può essere eseguita solo se le autorizzazioni di modifica del documento Word di origine sono abilitate.

8. Fare clic sulla scheda File > Salva con nome e rinominare il file Excel invece di sovrascrivere il precedente documento non unito.
9. Fare nuovamente clic su Salva per completare il processo.

Metodo 2: importazione dati cella per cella

Questo secondo metodo ti consente di importare i tuoi dati cella per cella. Ecco alcuni passaggi per guidarti.

1. Apri il documento Word con i dati previsti per il trasferimento.
2. Fare clic sui segni di tratteggio che sono sul tavolo.

3. Copia la tabella premendo Ctrl+C .
4. Puoi quindi chiudere il documento di Word.
5. Apri un foglio di calcolo Excel e fai clic sulla prima griglia di celle .
6. Incolla i dati che hai copiato premendo Ctrl+V . I tuoi dati verranno incollati come mostrato in questa immagine.

Se scegli di utilizzare questo metodo, assicurati che la tabella di Excel abbia lo stesso layout della tabella di Word con i dettagli.

Ciò significa che se la tua tabella di parole ha dieci colonne, la tua tabella di Excel dovrebbe avere lo stesso.

Metodo 3: convertire Word in Excel utilizzando file CSV

Un altro semplice metodo per convertire le informazioni dal tuo modulo Word nel tuo foglio di calcolo Excel è utilizzare un file con valori separati da virgole ( CSV ). Un file CSV è un file di testo delimitato che utilizza le virgole per separare i valori in un file.

Usare questo metodo è semplice. Word distingue i dati rilevanti da altro testo all’interno del modulo. Ciò significa che le risposte del tuo cliente non possono essere confuse con ulteriori dettagli dal modello.

Conversione di Word in CSV

Prima di utilizzare CSV per trasferire dati nei fogli di calcolo Excel, potrebbe essere necessario convertire il modulo Word nel formato CSV. Per convertire i tuoi file, puoi utilizzare uno dei seguenti metodi.

Opzione 1: utilizzo delle opzioni per convertire la tua parola in CSV

Puoi utilizzare la scheda Opzioni per convertire il modulo in CSV seguendo questi passaggi.

1. Apri il tuo modulo Word. Assicurati che contenga tutte le informazioni di cui hai bisogno.
2. Seleziona File > Opzioni .
3. Nel pannello Opzioni , seleziona Avanzate . Lo troverai sul lato sinistro della finestra di dialogo, come mostrato nell’immagine qui sotto.

4. Selezionare Salva i dati del modulo come file di testo delimitato .

5. Infine, chiudere la finestra di dialogo facendo clic su OK.

Ora puoi esportare i tuoi dati in Excel o salvare il documento come preferisci.

Opzione 2: utilizzo di “Salva con nome” per esportare i dati in CSV

In alternativa, puoi utilizzare l’opzione Salva con nome per salvare il documento in formato CSV. Se questo è il tuo metodo ideale, ecco alcuni passaggi per guidarti.

1. Mentre sei ancora sul tuo modulo Word, fai clic sul menu File> Salva con nome opzione.
2. Vedrai una finestra di dialogo contenente Testo normale selezionato per impostazione predefinita, come mostrato nell’immagine.

3. Se hai apportato modifiche, devi rinominare il file e fare clic su Salva .
4. Apparirà una finestra di dialogo di anteprima come quella nello screenshot, che mostra i dati che intendi esportare nel tuo formato CSV. Per esportare i dati, fare clic su OK .

Seguendo questi passaggi, Word estrarrà i dati all’interno del modulo in un file .csv .I file CSV sono compatibili con Excel . Ti danno la libertà di accedervi su qualsiasi versione di Excel.

Per separare i diversi campi all’interno del documento, Word inserisce le virgole. Excel utilizza queste virgole per separare i dati appartenenti a varie celle.

Opzione 3: utilizzo dell’esportazione per salvare i dati in CSV

Se non desideri utilizzare l’ opzione Salva con nome , potresti prendere in considerazione l’opzione Esporta. Ecco come esportare i dati in un file CSV.

1. Mentre sei ancora sul tuo modulo, fai clic su File .
2. Seleziona l’opzione Esporta .
3. Fare clic su Modifica il tipo di file , quindi su Tipi di file e scegliere Testo normale (*.txt) . È semplice come sembra nello screenshot.

4. Fare clic su Salva con nome . In questo modo, aprirai la finestra di dialogo Salva con nome , che ti consentirà di modificare le proprietà del file.

5. Seleziona la posizione preferita per il tuo file.
6. Assegna un nome al file come desiderato e fai clic su Salva . Questo esporterà quindi i dati.

Importazione dei dati del modulo in Excel

Ora che hai convertito i dati del modulo Word nel suo formato CSV, il passaggio successivo è importarlo nel foglio di calcolo Excel.

Il tuo file potrebbe non essere visibile su Excel perché Excel visualizza solo i file Excel per impostazione predefinita. Per accedere al tuo file CSV, segui questi passaggi.

1. Apri un nuovo foglio di calcolo Excel.
2. Fare clic su File > Apri .
3. Scegli l’icona Sfoglia e seleziona Tutti i file nell’elenco a discesa dei tipi.

4. Trova la posizione del file e selezionalo.
5. Fare clic su Apri . Ciò richiederà a Excel di aprire l’ Importazione guidata testo , come mostrato di seguito. Fare clic su Delimitato > Avanti .

Trattare con molte forme

A volte potrebbe essere necessario convertire molti moduli in un solo giorno. Passare attraverso l’intero processo può essere faticoso in questo caso.

L’opzione migliore è creare connessioni di codice al foglio di calcolo utilizzando ADO quando si ha a che fare con molti moduli. ADO (ActiveX Data Object) automatizza il processo di trasferimento. In questo modo, diventa più facile trasferire i dati.

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Perché usare questi metodi?

Anche se l’apprendimento di queste nuove tecniche può intimidire, a lungo termine ripagheranno. Puoi risparmiare molto tempo usando questi metodi.

Aumentano anche la tua precisione quando si tratta di immissione dei dati. In questo modo, il rischio di errori diventa leggermente inferiore poiché i dati vengono trasferiti da un software all’altro anziché digitarli manualmente.