Il modo migliore per terminare un’e-mail in modo professionale

21 Febbraio 2020

Le e-mail sono una parte inevitabile della vita moderna. Sia che tu stia inviando e-mail per motivi di lavoro o di ricerca di lavoro, resta il fatto che dovrai gestirli su base giornaliera o persino oraria.

Per questo motivo, è necessario dedicare attenzione e tempo alle modalità di invio di un'e-mail. Quindi, devi anche pensare a come terminare un'e-mail.

Ecco le migliori firme e-mail che è possibile utilizzare per mantenere le comunicazioni professionali. Parleremo anche del perché è così importante avere una firma e-mail se ne stai inviando una per affari.

1. Perché hai bisogno di una buona e-mail che termina

Ci sono un paio di motivi per cui hai bisogno di una buona e-mail che termina:

Non avere una corretta approvazione può sembrare scortese o eccessivamente informale.
Se stai inviando un'e-mail a qualcuno per affari, vuoi impressionare quella persona che sei un professionista.
Se stai inviando un'e-mail a un'azienda per un annuncio di lavoro, è molto probabile che la tua e-mail venga inoltrata al responsabile delle assunzioni appropriato. Vuoi impressionare anche quelle terze parti che sei un professionista.

Una buona iscrizione via e-mail può anche aumentare le possibilità di ottenere una risposta a quell'email. Un invito all'azione – come "Grazie per aver dedicato del tempo a leggere il mio curriculum, non vedo l'ora di avere tue notizie" – può agire come un suggerimento.

Quando scrivi una firma, un buon formato e-mail dovrebbe consistere in:

Una linea di chiusura, di solito quella che esprime una sorta di gratitudine o un invito all'azione.
Un saluto di chiusura, come "I migliori auguri", "Cordiali saluti" o "Saluti". Il tipo di firma e-mail che si utilizza dipende dal contesto del messaggio e-mail e dalla sua durata.
Il tuo nome completo sotto il saluto di chiusura. Questo chiarirà chi sta inviando l'e-mail.
Alla fine, dovresti inserire la tua firma e-mail, che dovrebbe includere le informazioni di contatto, il collegamento al sito Web e i social (se applicabile). In questo modo la persona che legge l'e-mail conosce altri modi per contattare.

Nota: assicurati di pensare a quale tipo di firma e-mail corrisponde al tuo stile di comunicazione. Le osservazioni conclusive devono rispecchiare la situazione in termini di professionalità e tono. Devono anche sembrare autentici per te e la tua "voce".

2. Diversi tipi di firma e-mail e quando sono appropriati

Prima di decidere su un'e-mail più vicina, usa gli indizi di contesto per capire quale tipo di tono devi impostare nella tua e-mail.

È una nuova attività che stai contattando?
Le start-up hanno un modo casuale di comunicare?
Se non è casuale, si tratta di un'attività commerciale o di servizi consolidata, come un ufficio governativo?
Conosci la persona che stai contattando direttamente?
Li hai già inviati via email?

Diversi tipi di attività richiedono diversi tipi di e-mail. Agire in modo professionale è sempre più sicuro, ma al contrario, non si vuole correre il rischio di sembrare troppo rigidi o fuori dal mondo.

Devi anche decidere la durata della fine della tua email. Ad esempio, un'e-mail introduttiva richiederà un invito all'azione più approfondito. Una discussione via email con i tuoi colleghi può essere casuale.

Parliamo di approvazioni e-mail e di come terminare un'e-mail in base alla situazione.

Modi comuni per terminare un'e-mail che funziona bene

I migliori auguri

Qualsiasi variazione della parola "migliore" è generalmente una scommessa sicura. È un'e-mail comune firmata e adatta sia per impostazioni casuali che formali.
Tuttavia, uno studio di Boomerang ha rilevato che questa risposta ha un tasso di risposta inferiore alla media. Quindi tienilo a mente quando stai usando "I migliori auguri".

Nel contesto, questo tipo di chiusura della posta elettronica sarebbe simile al seguente:

Auguri,
Nome e cognome

Cordiali saluti

"Cordiali saluti è un altro modo comune per terminare un'e-mail. Funziona bene per situazioni aziendali formali.
"Cordiali saluti" sarebbe un buon modo per terminare un'e-mail quando ci si candida per un nuovo lavoro presso un'azienda. Ribadisce che sei sincero nel tuo desiderio di raggiungere.
Sei anche sincero nella speranza di avere notizie dall'altra persona. Quindi, risulta autentico.

Nel contesto, questa e-mail più vicina sarebbe simile a questa:

Cordiali saluti,
Nome e cognome

Saluti

"Saluti" corre il rischio di risultare troppo rigido. Se stai inviando un'email a qualcuno in una situazione aziendale formale, tuttavia, "Saluti" funziona bene.

Nel contesto, questa e-mail più vicina reciterebbe:

Saluti,
Nome e cognome

Altri modi comuni per terminare un'e-mail che funziona bene:

Rispettosamente
Grazie molto
Calorosi auguri

Ancora una volta, ricorda di abbinare l'umore e il tono della corrispondenza quando si tratta di scegliere l'e-mail che funziona meglio. Questi fattori esterni influiranno sulla percentuale di successo.

Una nota su "Salute"

Mentre "Salute" è un modo probabile per ottenere una risposta, sembra che ci siano anche rapporti contrastanti sulla sua efficacia complessiva.

In sostanza, "Saluti" può sembrare troppo informale, specialmente in un'e-mail introduttiva. È anche meglio abbinarlo al tuo stile di comunicazione e parlare, per farlo leggere come autentico.

Modi comuni per terminare un'e-mail che NON funziona

Dobbiamo anche sottolineare alcuni modi in cui non dovresti mai terminare le tue e-mail.

Il tuo amico o il tuo veramente

A meno che non si tratti di un'e-mail personale e l'individuo all'altra estremità sia letteralmente tuo amico, questo è disonesto. "Yours Truly" è semplicemente troppo informale per la maggior parte delle impostazioni aziendali.

Inviato dal mio iPhone

Spesso usato come fine stantia delle battute online, "Sent from my iPhone" è l'equivalente moderno di una post-it mal pensata sul frigorifero. Sembra pacchiano e last minute.

Stai attento

"Prenditi cura" può causare ansia nel destinatario dell'e-mail, secondo Business Insider . Può anche implicare che c'è qualcosa di sbagliato nel destinatario, potenzialmente legato alla salute. Ciò porterà a un tasso di risposta inferiore.

3. L'importanza di una firma e-mail

Come accennato all'inizio di questo articolo, alla fine di un'e-mail professionale dovrebbe essere allegata una firma e-mail .

Abbiamo già parlato di cosa dovresti includere in questa firma, ma vogliamo sottolineare che la firma è importante perché è essenzialmente il tuo volto pubblico. È così che le altre persone formeranno la tua prima impressione di te, specialmente se lavori in remoto.

Pensa a una buona firma e-mail come vestirti per il lavoro che desideri. Devi dare il meglio di sé durante quell'intervista di lavoro. La cosa peggiore che puoi fare è apparire sciatto, sia nel tuo aspetto che nel tuo comportamento.

Termina le tue e-mail con fiducia

Le e-mail occupano gran parte della nostra vita professionale. Sfortunatamente, sono qualcosa che dovremo sempre affrontare. Se hai un modello generale per le tue e-mail capito, tuttavia, sarai in grado di scriverle più velocemente.

Se vuoi saperne di più sull'e-mail efficiente, ecco alcuni suggerimenti su come scrivere l'e-mail professionale perfetta .

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