I 6 migliori software di gestione dei documenti per le aziende

Se stai ancora utilizzando metodi fisici per conservare documenti e documenti, ti stai perdendo molto. L’archiviazione fisica dei file richiede troppo spazio di archiviazione. Hai sempre bisogno di armadietti, il che rende la ricerca e il monitoraggio di un particolare file piuttosto impegnativo.

In alternativa, il software di gestione dei documenti consente di gestire facilmente un numero illimitato di file. Inoltre, sono relativamente più sicuri e flessibili, rendendo più facile per più membri del team lavorare insieme su un singolo documento.

Quindi, scopriamo quale software di gestione dei documenti puoi utilizzare per gestire i tuoi file.

1. Bitrix24

È una piattaforma sicura per archiviare i tuoi file personali e collaborativi. Oltre 5 milioni di utenti si fidano di loro in tutto il mondo e utilizzano questo software per gestire i propri file.

Offre tre diversi tipi di archiviazione per i tuoi documenti:

• La mia unità : puoi archiviare i tuoi file personali qui.
• Unità di gruppo : è la soluzione migliore per gli studenti e la collaborazione in team di piccole imprese.
• Unità aziendale : questa è la soluzione migliore per le aziende con più dipendenti.

Inoltre, puoi scegliere di archiviare i tuoi documenti su cloud o in locale, a seconda delle tue esigenze. E naviga tra più file digitando il loro nome o una breve descrizione su di essi. Sono tutti salvati nella raccolta documenti.

Puoi anche apprezzare i documenti per tenerli in cima ai risultati di ricerca per un rapido accesso. Lo strumento consente anche di aggiungere commenti ai documenti e mantenere più versioni del documento con la cronologia delle modifiche. Rende più facile tenere traccia delle modifiche in futuro. Inoltre, puoi anche utilizzare diverse app per modificare il tuo documento.

Per motivi di sicurezza, Bitrix24 ti consente di bloccare il tuo documento facendo clic sul pulsante di blocco. Rende il documento inaccessibile ad altre persone. Il software ha versioni sia gratuite che a pagamento. Puoi ottenerne uno in base alle tue esigenze.

2. eFile Cabinet

Che tu sia uno studente, un piccolo appaltatore o una grande azienda con più dipendenti, puoi utilizzare questo strumento per conservare e organizzare i tuoi dati e file. Ti consente di cercare i file semplicemente digitando il loro nome nella barra di ricerca.

Puoi anche accedere rapidamente a file specifici mantenendoli nel portfolio e automatizzare il flusso di lavoro con questo software, poiché archivia automaticamente i documenti caricati. Consente l’archiviazione sia in loco che basata su cloud.

Inoltre, non è necessario mantenere la sua applicazione su tutti i tuoi dispositivi. Puoi accedere ai tuoi file da qualsiasi parte del mondo utilizzando un browser web. Tuttavia, solo determinate persone con una password possono accedere ai dati per motivi di sicurezza. Le autorizzazioni vengono concesse ai dipendenti in base ai loro ruoli.

Tutti i file che hai condiviso sono crittografati e devi passare attraverso l’ autenticazione a due fattori . Per maggiore comodità, puoi anche impostare l’autenticazione IP o basata sulla posizione.

Inoltre, se sei un’azienda o un imprenditore individuale, saresti felice di sapere che questo software consente anche di firmare contratti. Per facilitare il tuo lavoro, puoi integrare il software con app di terze parti come DocuSign, Salesforce e Microsoft Office.

3. Google Drive

Con oltre 1 miliardo di utenti attivi mensili e 6 milioni di utenti paganti, Google è finora la soluzione di archiviazione di file più popolare. Le persone lo usano per l’archiviazione di file personali, di squadra e aziendali.

Consente una perfetta integrazione con le app basate su cloud. Inoltre, supporta più formati, quindi puoi archiviare il tuo file senza cambiarne il tipo, ad esempio PDF, Word e altri. Anche la ricerca di documenti nel tuo Google Drive è conveniente. Basta digitare il nome ed eccolo!

Fornisce spazio condiviso per i membri del team. Tuttavia, i dati rimangono inaccessibili per gli estranei a causa della sua funzione di prevenzione della perdita di dati (DLP).

Il software ti consente di salvare i tuoi documenti e anche di crearli, visualizzarli e modificarli. Inoltre, se modifichi quei documenti utilizzando questo strumento, manterrà la cronologia delle modifiche apportate. In questo modo, non è necessario conservare più versioni del file. Sono tutti archiviati in un unico documento.

Google Drive offre spazio di archiviazione gratuito fino a 15 GB per tutti i suoi utenti. Se hai bisogno di più spazio di archiviazione, dovrai acquistare un piano premium.

4. Confluenza

Questo è un altro ottimo strumento di condivisione file basato su cloud che ti consente di conservare e organizzare i tuoi file. Oltre 130.000 utenti in tutto il mondo si affidano a questa piattaforma con i loro documenti e file.

Puoi organizzare i tuoi documenti in due modi con questo software:

• Pagine : puoi creare e modificare pagine e discuterne con i tuoi dipendenti.
• Spazi : tutte le tue pagine sono memorizzate qui. Che si tratti di individui, membri del team o altri progetti.

Questo strumento offre funzioni avanzate per cercare e recuperare i tuoi documenti, oltre 75 modelli personalizzabili e funzioni di commento e modifica. Inoltre, se qualcuno del team assegna un’attività a un altro membro del team, riceverà una notifica per le azioni puntuali.

Inoltre, puoi controllare le autorizzazioni dei documenti e gestire chi può accedervi nel team. È gratuito per un massimo di 10 utenti. Per qualsiasi cosa oltre a questo, dovrai acquistare la sua versione premium.

5. SharePoint Online

Con oltre 190 milioni di persone che hanno accesso alle funzionalità di SharePoint Online, è uno strumento Microsoft che ti consente di organizzare documenti, team e flussi di lavoro.

Oltre a memorizzare i tuoi file, puoi creare e modificare documenti utilizzando questo strumento e utilizzarlo per collaborare con più membri del team. Consente di aggiornare i metadati dei file, consentendo una rapida ricerca.

In questo modo, se dimentichi il nome di un file o hai più file con quasi lo stesso nome, puoi trovare il documento semplicemente digitando alcune parole scritte nei metadati. Lo strumento è disponibile anche per le app mobili. Tuttavia, avresti bisogno di ottenere un abbonamento di $ 5 al mese per usarlo.

6. Carta tracciante

Un altro software di gestione dei documenti nell’elenco è Paper Tracer. È fatto per le piccole, medie e grandi imprese.

Ti aiuta ad automatizzare i tuoi contratti, digitalizzare i documenti e tenere traccia e segnalare tutti i file salvati. Inoltre, è conforme a HIPAA, il che significa che segue la legge sulla sicurezza e previene qualsiasi perdita di dati. Fornisce anche una funzione di firma elettronica. Quindi, è un ottimo strumento per l’assistenza sanitaria, legale o qualsiasi azienda che completa i progetti su base contrattuale.

Il software offre soluzioni di flusso di lavoro end-to-end e offre un’implementazione basata su cloud. È un ottimo strumento per le piccole imprese con un massimo di 10 dipendenti e le medie imprese con almeno 100 dipendenti.

Scegli il tuo software di gestione dei documenti

Se conservi ancora i tuoi file fisicamente e affronti tutti i problemi, è ora di smettere.

L’elenco offre più software che offrono molto spazio di archiviazione gratuito. Inizia con questi e semplifica la conservazione, l’organizzazione e la gestione dei file con la collaborazione di numerosi membri del team.