Come utilizzare Zoom per riunioni online

Se lavori da casa, probabilmente hai sentito parlare di Zoom, uno strumento di riunione che è recentemente esploso in popolarità. Ma potresti non avere familiarità con ciò che fa Zoom o come usarlo.

Diamo un’occhiata a ciò che offre Zoom, come partecipare alle riunioni Zoom e anche come ottenere il massimo dal servizio.

Che cos’è lo zoom?

Zoom è uno strumento di comunicazione remota che consente ai team di lavorare insieme nonostante si trovino in posizioni diverse. L’azienda offre una varietà di soluzioni, tra cui sale conferenze virtuali, sistemi softphone e webinar video. Tuttavia, molte persone conoscono Zoom per i suoi strumenti di videoconferenza.

La tua azienda potrebbe utilizzare uno o tutti i servizi di Zoom. Per i tuoi scopi come utente, tuttavia, ci concentreremo sulla chat video Zoom per piattaforme desktop qui. Puoi anche partecipare alle riunioni utilizzando le app mobili di Zoom, se preferisci.

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Che cos’è una riunione Zoom?

Una riunione Zoom è un incontro virtuale di persone. Ogni persona si unisce all’utilizzo del proprio desktop, laptop o dispositivo mobile. Grazie a webcam e microfoni (spesso integrati), tutti possono chattare e tenere una riunione senza stare fisicamente insieme.

Ovviamente, Zoom fornisce strumenti aggiuntivi per favorire la collaborazione e facilitare alcuni degli ostacoli della riunione digitale. Se hai utilizzato altri strumenti per videoconferenze come Google Hangouts, Webex o GoToMeeting, Zoom ti sembrerà familiare.

Come partecipare a una riunione Zoom

Se qualcuno ti ha invitato a una riunione in Zoom, entrare è semplice. Potrebbero averti inviato un’email con un URL riunione univoco. In tal caso, puoi fare clic su quel link per passare direttamente alla pagina della riunione senza preoccuparti di un ID riunione.

Altrimenti, non preoccuparti. Vai alla pagina Zoom Partecipa a una riunione , a cui puoi accedere facendo clic su Partecipa a una riunione nella parte superiore destra della home page di Zoom. Qui, dovrai inserire un numero di riunione. L’organizzatore della riunione avrebbe dovuto inviarti questo tramite e-mail o altri mezzi. Inserisci il numero e scegli Partecipa .

Supponendo che questa sia la prima volta che ti iscrivi a una riunione di Zoom, vedrai un prompt per installare l’app Zoom, che dovresti fare per le migliori prestazioni. Nel caso in cui non si carichi correttamente, fai clic su Scarica ed esegui Zoom qui.

Una volta installato, scegli un nome visualizzato per e premi Partecipa alla riunione per saltare.

Utilizzo di strumenti e opzioni in una riunione di zoom

Ora, devi assicurarti che le impostazioni audio e video funzionino correttamente. Nella casella Unisci audio , è possibile selezionare Prova altoparlante e microfono per assicurarsi che tutto sia impostato, quindi fare clic su Unisci con audio del computer per accedere alla stanza. Seleziona la casella in basso per saltare questo passaggio in futuro.

Una volta fatto, ti sei completamente unito a una riunione di Zoom. Ora puoi modificare alcune opzioni e utilizzare alcune delle funzionalità di Zoom, se necessario.

Fai clic sulla freccia accanto a Disattiva audio in basso a sinistra per cambiare microfono o altoparlante. Puoi anche scegliere Impostazioni audio da questo menu per vedere tutte le opzioni disponibili di Zoom, tra cui modifiche generali, scorciatoie da tastiera, statistiche e molto altro.

Se devi mostrare video e non lo sei già, fai clic su Avvia video in basso a sinistra. Come le opzioni audio, puoi modificare il dispositivo video e accedere alle opzioni qui, se necessario.

Inoltre, lungo la barra in basso, vedrai le opzioni per invitare altri, visualizzare l’elenco dei partecipanti e chat di testo, condividere lo schermo e registrare la sessione. Alcune di queste opzioni potrebbero non essere disponibili, in base a ciò che l’host ha impostato.

Al termine, fai clic su Esci dalla riunione e conferma. La prossima volta, puoi partecipare a una riunione Zoom utilizzando l’app sul tuo PC. Cerca Zoom utilizzando il menu Start per avviarlo, quindi scegli Partecipa a una riunione e inserisci l’ID della riunione.

Come impostare una riunione Zoom

Partecipare a una riunione a cui sei invitato è facile, ma cosa succede se devi impostare tu stesso una riunione Zoom? C’è un po ‘più di lavoro nell’hosting, ma non è difficile.

Innanzitutto, dovrai registrarti per un account Zoom. Vai alla pagina di iscrizione di Zoom , che puoi trovare facendo clic sul pulsante Iscriviti, È gratuito in alto a destra. Inserisci il tuo indirizzo e-mail di lavoro o registrati utilizzando il tuo account Google o Facebook se preferisci.

Riceverai un’email con un link per continuare a registrarti. Crea una password, quindi puoi saltare il passaggio di invitare altri al servizio. Da lì, vedrai il tuo nuovo URL della riunione personale. Facendo clic su questo si aprirà l’app Zoom sul tuo computer e avvierà quella sala riunioni.

Una volta dentro la stanza, avrai un’interfaccia quasi identica alle riunioni in cui sei un partecipante, come descritto sopra. L’unica grande differenza è che ora hai il pieno controllo dei partecipanti alla riunione, della registrazione e di altre funzionalità.

Fai clic sul pulsante Gestisci partecipanti per aprire il pannello laterale. Lì puoi rivedere chi è presente e apportare le modifiche necessarie. Utilizzare le opzioni in Altro per impedire ai partecipanti di riattivare l’audio, cambiare nome o persino bloccare l’intera riunione.

Come pianificare una riunione di Zoom

Puoi avviare una riunione veloce in qualsiasi momento inviando l’URL o l’ID della riunione personale. Ma la maggior parte delle volte, ti consigliamo di pianificare in anticipo una riunione di zoom in modo che tutti possano prepararsi.

Per fare ciò, visita la pagina Zoom Meetings facendo clic su Il mio account nella parte superiore destra della home page di Zoom e selezionando Meetings nella barra laterale di sinistra. Lì, vedrai il pulsante per pianificare una nuova riunione .

Fare clic qui per compilare tutte le informazioni, inclusi argomento, tempo, durata e altre preferenze. Dopo aver fatto clic su Salva , utilizza i pulsanti Aggiungi a per inserirlo nel tuo calendario Google, Outlook o Yahoo, attraverso il quale puoi invitare altri. Puoi anche fare clic su Copia l’invito per un blocco di testo che puoi incollare in un’e-mail o in un altro servizio di messaggistica.

Scegli Avvia riunione per iniziare una riunione programmata. Per maggiore comodità in futuro, è possibile installare un plug-in per Microsoft Outlook o un’estensione di Chrome nella pagina Riunioni per pianificare riunioni da tali calendari.

Mentre sei nelle impostazioni, ti consigliamo di dare un’occhiata alle molte opzioni di Zoom. Ciò ti consentirà di organizzare le riunioni come preferisci, in modo da non dover attivare le stesse opzioni ogni volta.

Come registrare una riunione Zoom

Registrare una riunione quando sei l’organizzatore è semplice. Fai clic sul pulsante Registra nella parte inferiore dello schermo per iniziare immediatamente la registrazione. Al termine della riunione, troverai un file MP4 nella directory di registrazione di Zoom sul tuo sistema.

Per regolare queste impostazioni, fai clic sulla freccia accanto a Disattiva audio e seleziona Impostazioni audio per aprire la pagina Impostazioni di Zoom. Qui, passa alla scheda Registrazione per scegliere una posizione di registrazione e modificare altre opzioni correlate.

Come condividere lo schermo su Zoom

Fai clic sul pulsante Condividi schermo in Zoom per avviare la condivisione dello schermo. Qui puoi scegliere quale monitor vuoi condividere o scegliere di condividere solo la finestra di una determinata app. Troverai più opzioni in basso, oltre alla scheda Avanzate .

Abbiamo già parlato della condivisione dello schermo in precedenza; come organizzatore, hai il pieno controllo sul fatto che i partecipanti possano condividere i loro schermi o meno. Per modificare le opzioni di condivisione dello schermo, fai clic sulla freccia accanto a Condividi schermo , quindi su Opzioni di condivisione avanzate .

Lì puoi decidere se i partecipanti possono condividere, se più persone possono condividere il loro schermo alla volta e se i partecipanti possono iniziare a condividere quando qualcun altro lo è già.

Piani tariffari di Zoom

A seconda delle esigenze, potrebbe essere necessario eseguire l’aggiornamento a uno dei piani premium di Zoom . L’offerta gratuita ti consente di ospitare riunioni con un massimo di 100 partecipanti. Tuttavia, qualsiasi incontro con più di due persone è limitato a 40 minuti.

Il piano gratuito dovrebbe essere sufficiente per l’uso occasionale, in quanto include tutte le funzionalità di cui abbiamo discusso in precedenza, e altro ancora. Le aziende possono consultare i piani Pro o Business se necessario.

Come utilizzare Zoom Meetings

Ora che abbiamo visto come funziona Zoom, potresti chiederti per cosa le persone usano realmente Zoom. Ecco alcuni usi comuni di Zoom poiché le persone lavorano da casa più frequentemente:

• Istruzione: la pagina Istruzione di Zoom descrive in che modo il servizio consente agli insegnanti di offrire orari di ufficio remoti, tenere riunioni di amministrazione, tutor e altro ancora.
• Assistenza sanitaria: Zoom for Healthcare offre videoconferenze conformi a HIPAA. È utilizzato per importanti comunicazioni con i clienti, formazione remota e consulenza virtuale.
• Riunioni d’affari: quando i dipendenti lavorano da casa, le riunioni sono più difficili rispetto a quando tutti si trovano in una posizione. Come abbiamo visto sopra, Zoom rende facile riunire le persone per chat one-to-one o discussioni di gruppo.

Esistono molti altri usi di Zoom, quindi la tua azienda potrebbe rientrare in un altro caso d’uso.

Zoom Privacy e sicurezza

Con la crescente popolarità di Zoom, molti hanno sollevato preoccupazioni su alcuni elementi discutibili nei suoi termini di servizio e politica sulla privacy . Zoom ha modificato questi documenti di recente, rendendoli difficili da discutere, quindi ti consigliamo di leggerli da soli prima di iscriverti a Zoom.

Una caratteristica notevole è il monitoraggio dell’attenzione dei partecipanti , che consente all’ospite della riunione di vedere quali partecipanti non hanno la finestra Zoom attiva mentre qualcuno sta condividendo il proprio schermo. Sii consapevole di questo se partecipi a una riunione che utilizza la condivisione dello schermo.

Come altri strumenti di videoconferenza, in passato Zoom ha avuto alcuni problemi di sicurezza , che la società ha corretto. C’è comunque un altro rischio per la sicurezza di cui dovresti essere consapevole durante l’utilizzo di Zoom: partecipanti indesiderati che si uniscono alla riunione e mostrano materiale esplicito.

Chiamata “bombardamento Zoom”, questa pratica prevede che qualcuno si unisca al collegamento della riunione Zoom e trasmetta contenuti inappropriati condividendo il proprio schermo. Per evitare che ciò accada, è saggio evitare di condividere l’URL della riunione ovunque sia pubblico, come i social media. Durante l’hosting, dovresti anche modificare l’impostazione predefinita che consente alle persone di condividere i loro schermi senza prima aver bisogno dell’autorizzazione.

Okay, quindi qualcuno ha iniziato a condividere lo schermo con un porno estremamente grafico durante l’hangout di Lauv e Chipotle + Zoom e ha finito bruscamente lol. Forse queste piattaforme devono prima essere testate a fondo?

* sfocato per ovvi motivi * pic.twitter.com/9mBlQSia1U

– exitpolls (@exitpost) 17 marzo 2020

Il post sul blog di Zoom su come prevenirlo offre ulteriori buoni consigli.

Come funziona Zoom? Ora sapete

Abbiamo esaminato cos’è Zoom, come iniziare e partecipare alle riunioni Zoom e altri suggerimenti per trarne il meglio. Questo dovrebbe iniziare con il nuovo strumento preferito per le riunioni remote.

Se Zoom non funziona per le tue esigenze, controlla alcune altre app gratuite per effettuare videochiamate di gruppo .