Come imparare rapidamente Microsoft Excel: 8 suggerimenti
Microsoft Excel è un programma di cui molte persone diffidano: è un software complesso, con molte funzionalità nascoste sotto la superficie. È facile capire perché i principianti dovrebbero essere scoraggiati da qualcosa di così complicato, ma questo potente software vale la pena. Ecco come imparare velocemente Excel.
Excel è difficile da imparare?
La chiave per imparare velocemente Excel è suddividere il processo di apprendimento in componenti gestibili. È impossibile imparare Excel in un giorno o una settimana, ma se ti impegni a comprendere i singoli processi uno per uno, scoprirai presto di avere una conoscenza pratica del software.
Fatti strada attraverso queste tecniche e non passerà molto tempo prima che tu ti senta a tuo agio con i fondamenti di Excel. Da lì, sei sulla buona strada per completare la tua formazione su Microsoft Excel e diventare un vero maestro dei fogli di calcolo.
Le basi
Ecco alcune delle prime tecniche che dovrai padroneggiare se vuoi fare i conti con Excel. Sono in gran parte piuttosto semplici, ma è importante che tu abbia familiarità con loro prima di iniziare a tentare attività più complesse.
1. Fare semplici calcoli
Per iniziare, inizia con i problemi matematici più elementari di cui avrai bisogno per inserire Excel. La prima cosa da ricordare su tecniche come questa è che Excel si aspetta di vedere prima un segno di uguale quando gli stai dando un problema da risolvere.
Digita =10+10 in una cella del foglio di calcolo e premi Invio ; la cella dovrebbe visualizzare il numero 20.
L’addizione e la sottrazione sono abbastanza autoesplicative, ma dovrai usare un asterisco (*) al posto del segno di moltiplicazione e una barra (/) al posto del segno di divisione.
2. Utilizzo di Somma automatica
Se hai appena iniziato con Excel , questo è un ottimo modo per prendere confidenza con l’uso di base di Funzioni. Innanzitutto, inserisci due numeri qualsiasi nelle celle uno accanto all’altro: entrambi i lati o sopra e sotto funzionano bene. Quindi, seleziona la cella direttamente a destra o sotto quelle celle e vai a Home > Somma automatica .
Questo popolerà automaticamente la cella selezionata con una formula SUM, quindi premi Invio per eseguirla. Excel aggiungerà i due numeri insieme e fornirà il risultato nella cella specificata: utilizzando il menu a discesa Somma automatica, puoi anche scegliere diverse funzioni matematiche.
3. Applicazione di formati numerici
Una volta che i fogli di calcolo iniziano a diventare un po’ più complessi, possono contenere diversi tipi di numeri; valuta, date, percentuali e altro. Per assicurarti di poter lavorare con questi dati, vale la pena formattarli per digitare.
Seleziona i numeri che desideri formattare: dovrai eseguire ogni tipo diverso uno alla volta. Cerca la sezione Numero nella parte superiore dello schermo e trova il menu a discesa che per impostazione predefinita è Generale .
Da lì puoi scegliere da un elenco salutare di diversi formati di numeri. Se stai cercando un maggiore controllo, seleziona Altri formati numerici nella parte inferiore dell’elenco e sarai in grado di specificare dettagli come il numero di posizioni decimali da utilizzare o la tua valuta preferita.
4. Creazione di una tabella
Presentare i tuoi dati come una tabella ti consente di fare molto di più con le informazioni a portata di mano ed è facile da configurare. Per iniziare, seleziona l’intero set di dati che desideri convertire in una tabella, comprese le intestazioni, e fai clic sul collegamento Analisi rapida che apparirà nell’angolo in basso a sinistra della selezione.
Passare alla scheda Tabelle e selezionare Tabella . Noterai alcune differenze immediate nell’aspetto dei dati e ci sono anche alcune modifiche al modo in cui possono essere manipolati.
Se il collegamento Analisi rapida non viene visualizzato, evidenzia semplicemente i tuoi dati, quindi vai su Inserisci e seleziona Tabella.
Utilizza i pulsanti freccia nelle celle dell’intestazione della tabella per filtrare determinati punti di dati o ordinarli in un modo o nell’altro.
5. Creazione di un grafico
Puoi creare un grafico o un grafico più o meno nello stesso modo in cui creeresti una tabella, ma dovrai considerare in anticipo come vuoi presentare quei dati.
Excel può fornire alcuni suggerimenti, ma è importante essere consapevoli di ciò che si desidera ottenere dal grafico. Con questo in mente, impagina i tuoi dati e seleziona tutto, proprio come hai fatto quando hai creato una tabella.
Passa il mouse su una delle opzioni per ottenere un’anteprima di come apparirà o seleziona Altro per un controllo extra sul prodotto finito.
Se la casella Analisi rapida non viene visualizzata, evidenzia i dati e seleziona Inserisci . Quindi, vai alla sezione grafici e grafici. Qui potrai selezionare i grafici consigliati o sceglierne uno tuo.
Potresti anche voler imparare a creare grafici Excel autoaggiornanti .
Tecniche avanzate
Prima o poi, probabilmente vorrai portare il tuo utilizzo di Excel al livello successivo. La buona notizia è che molti aspetti della funzionalità del software sono collegati in qualche modo, il che significa che l’apprendimento di una tecnica probabilmente trarrà benefici altrove in seguito.
6. Utilizzo manuale delle funzioni
Una volta acquisita padronanza dell’aritmetica di base in Excel, è consigliabile iniziare a sperimentare con le funzioni. Scoprirai un’enorme varietà di funzioni diverse per eseguire procedure diverse e tutte sono leggermente diverse, tuttavia, lavorare con esempi più semplici ti aiuterà a familiarizzare con le pratiche di base che vengono trasferite.
Iniziamo utilizzando una delle funzioni di base incluse in Excel, SUM. Possiamo usare questa funzionalità per sommare una serie di cifre senza fare il lavoro di gambe da soli.
Come puoi vedere sopra, ho cinque numeri che vorrei sommare, quindi ho inserito la mia funzione nella cella direttamente sotto l’elenco, nota che puoi eseguire questa attività ovunque sul tuo foglio di calcolo, come farai dire al programma esattamente quali celle sta cercando.
Puoi produrre un esempio funzionante digitando =SUM(E1:E5) , ma ci sono anche altri modi per inoltrare questo comando.
Potresti voler inserire la parola SUM e aprire le parentesi, quindi selezionare le celle manualmente. Puoi farlo tenendo premuto il tasto Ctrl e facendo clic su singole celle: funziona anche il trascinamento su più celle. In alternativa, puoi digitare singoli riferimenti di cella separati da una singola virgola se non sono sequenziali.
Il vantaggio dell’utilizzo di riferimenti di cella in Funzioni anziché numeri interi è che i risultati verranno aggiornati in base al contenuto di tali celle. Una volta che i tuoi progetti di fogli di calcolo iniziano a diventare più complessi, questo tornerà sicuramente utile.
Le funzioni offrono un sacco di abilità utili, come come combinare due colonne in Excel .
7. Integrazione della formattazione condizionale
Negli ultimi anni, Excel è diventato un potente strumento per la creazione di dashboard e fogli di calcolo convenzionali. La creazione di un dashboard in Excel può trarre grandi vantaggi e richiedere molti sforzi, a seconda delle tue esigenze.
Tuttavia, la formattazione condizionale può aggiungere un elemento dell’esperienza dashboard a un foglio di calcolo standard ed è facile da implementare.
Per questi scopi, utilizzeremo la formattazione condizionale per fornire una scorciatoia visiva per alcuni dati, quindi scegli qualcosa che valga la pena essere in grado di valutare a colpo d’occhio se hai intenzione di provarlo. Seleziona quei dati e vai a Home > Formattazione condizionale .
Troverai una grande quantità di diverse opzioni di formattazione. Stiamo esaminando le percentuali, quindi una barra dei dati ha senso, tuttavia, anche le scale di colori e i set di icone possono essere utilizzati efficacemente in circostanze appropriate.
Ricorda che puoi controllare gli aspetti del processo facendo clic su Altre regole nel menu a discesa. Se la tua formattazione non fornisce una differenziazione sufficiente per essere immediatamente chiara, considera di modificare un po’ le regole.
8. Aggiunta di una linea di tendenza a un grafico
La chiave per diventare un esperto di Excel è conoscere tutti i numerosi strumenti offerti dal software per creare il grafico perfetto per le tue esigenze. Una linea di tendenza è uno dei tanti componenti che potrebbe essere necessario riunire per raggiungere tale compito.
È un’aggiunta che farai a un grafico una volta che è stato creato, quindi puoi creare un grafico di prova o usarne uno che è già stato creato. Una volta posizionato, è necessario fare clic sul grafico e quindi fare clic sul collegamento Elementi grafico illustrato da un’icona con il segno più.
Puoi aggiungere rapidamente una linea di tendenza selezionando la casella accanto ad essa, oppure puoi fare clic sulla freccia a destra per accedere a opzioni più dettagliate.
L’elemento cruciale qui è sapere cosa stai cercando di illustrare. Una linea di tendenza non sempre aggiunge valore, quindi pensa attentamente ai dati che stai presentando. Inoltre, considera se una linea di tendenza contribuisce in modo significativo al tuo grafico o aggiunge semplicemente più confusione.
Sviluppa le tue competenze in Excel
C’è sempre molto da imparare su Excel, ma ecco alcuni buoni punti di partenza. Il sito di supporto di Microsoft Office ospita una serie di tutorial di Excel presentati in modo chiaro su tutto, dall’utilizzo di alto livello alle attività più semplici che potresti voler svolgere.
In alternativa, Funzioni di Excel fornisce un ottimo punto di riferimento, che tu sia un principiante assoluto o un veterano esperto. Ovviamente, Excel ti aiuterà con i suggerimenti mentre provi a inserire una funzione, ma è bene avere una risorsa così completa a portata di mano se finisci in un vincolo.
Infine, c’è una serie di fantastici tutorial di Microsoft Excel su cui lavorare su MakeUseOf. Inizia imparando come funzionano le formule fondamentali di Excel e poi dai un’occhiata a come trasporre i dati orizzontalmente in Excel e ad alcuni dei modi migliori per organizzare i tuoi documenti Excel . Guardare tutorial e leggere materiale relativo a Excel è il modo più semplice per imparare rapidamente Excel.
