Come creare una firma elettronica con un generatore di firme

Man mano che la compilazione dei moduli di domanda e dei documenti legali si sposta in un ambiente sempre più digitale, la necessità di autenticare e autorizzare i documenti con una firma diventa progressivamente più importante.

L'opzione lenta e decisamente "non verde" è stampare i documenti, firmarli, quindi scansionare gli originali. Ma perché farlo quando puoi creare una firma digitale da utilizzare su qualsiasi documento adatto?

Perché hai bisogno di una firma elettronica

Una firma elettronica o digitale è un marchio o un simbolo utilizzato per accettare un contratto o un documento o per confermare i dettagli registrati. Ha lo stesso scopo di una firma scarabocchiato con inchiostro, ma ha diversi vantaggi.

Una firma digitale è:

  • Veloce: non è necessario stampare un documento per firmarlo fisicamente e scansionare i risultati. Il documento può essere firmato elettronicamente e condiviso facilmente tramite e-mail, una risorsa di rete condivisa o un'unità cloud.
  • Conveniente: nonostante le spese generali di implementazione, le firme digitali consentono di risparmiare sui costi di affrancatura e spedizione per documenti vitali e urgenti. Anche i costi di archiviazione e archiviazione sono ridotti.
  • Efficiente: oltre alla velocità, una firma digitale può snellire il flusso di lavoro, con la gestione e il monitoraggio dei documenti semplificati grazie all'indicizzazione digitale e alla ricerca di file su computer.
  • Sicuro: l' utilizzo di una firma elettronica riduce il rischio di alterazione o di redazione di documenti motivata da motivi criminali. I documenti elettronici firmati digitalmente sono dotati di un sigillo digitale che evidenzia eventuali modifiche apportate.
  • Facilità di archiviazione: mentre i costi di archiviazione sono ridotti, lo sono anche gli immobili necessari per archiviare i documenti. Ciò può comportare risparmi di budget e un uso più efficace dello spazio.
  • Veloce: soprattutto, creare una firma digitale è facile.

Sono disponibili diversi metodi per creare una firma digitale. Diamo un'occhiata a come crearne uno con CocoSign .

Crea una firma elettronica con CocoSign

CocoSign è una piattaforma che abilita e supporta la creazione di firme digitali e le aggiunge ai documenti. Diamo un'occhiata più in dettaglio alla firma di un documento in CocoSign.

Per creare gratuitamente la tua firma elettronica, vai su CocoSign e fai clic su Crea un account gratuito .

Carica un documento da firmare

Nella dashboard dell'account, fai clic su Inizia o Firma te stesso , quindi trascina il documento da firmare nella finestra Aggiungi documenti . Puoi anche fare clic su Carica documento per aprire il browser di file del tuo computer.

CocoSign supporta file PDF, DOC, XLS e JPG. Puoi anche caricare file da Google Drive, One Drive, Box o Dropbox.

Aggiungi una firma al tuo documento

Con il documento caricato, scorri fino al punto in cui è richiesta la firma. Potrebbe essere necessario selezionare la pagina corretta nel riquadro di sinistra.

Quando sei pronto, fai clic e trascina il campo Firma dalla sezione Strumenti nella posizione desiderata. Ora hai tre scelte per creare una firma digitale :

  • Tipo: digita semplicemente le tue iniziali e il tuo cognome, quindi seleziona un carattere tipografico adatto.
  • Disegna: usa uno stilo per disegnare la tua firma (questo non è l'ideale per la maggior parte dei touchpad dei laptop).
  • Carica: con questa opzione, carica semplicemente una scansione, una foto o un'altra immagine salvata della tua firma.

Se necessario, aggiungi iniziali , data / ora , qualsiasi testo aggiuntivo utile (note di firma, ad esempio) e persino e -mail o allegati al documento. Quando hai finito, fai clic su Avanti per firmare digitalmente il documento.

Congratulazioni, hai appena creato la tua firma elettronica !

Se una firma digitale viene creata seguendo le specifiche dell'Uniform Electronic Transactions Act (UETA) e della Firma elettronica nel Global and National Commerce Act del 2000 (ESign), allora ha la legalità equivalente di una firma creata utilizzando una penna.

La legalità di una firma elettronica varia in base alla regione. In caso di dubbi, controllare la legislazione locale per confermare lo stato delle firme digitali.

Si noti, tuttavia, che alcuni tipi di documenti non possono essere firmati digitalmente. I contratti immobiliari, i documenti di adozione, i documenti del tribunale e i testamenti devono essere firmati alla vecchia maniera, con una penna. Anche i documenti di procura richiedono una firma fisica.

Crea una firma digitale e migliora il tuo flusso di lavoro

Con la tua firma digitale creata e archiviata sul tuo computer, la firma di documenti elettronici diventa immediatamente più veloce. Ma questo non è l'unico vantaggio del flusso di lavoro.

Risparmierai su carta e inchiostro, mentre la necessità di archiviare documenti firmati sarà ridotta in quanto avrai una copia digitale. Il monitoraggio dei documenti diventa più facile poiché puoi fare affidamento sulle funzioni di ricerca del computer piuttosto che sulle scatole di carta.

Di conseguenza, i costi per lo stoccaggio della carta e persino il riciclaggio dei rifiuti di carta si ridurranno.

Le firme elettroniche significano tempi di consegna più rapidi. Il destinatario si limita a leggere, firmare e restituire: non esiste una fase di stampa che rallenti il ​​processo. E, forse ancora più importante, la sicurezza è migliorata. Le firme digitali riducono il rischio di alterazione, con i documenti protetti da manomissioni.

Poiché le firme digitali sono così facili da creare, ha senso crearne di proprie con CocoSign .