Come creare un gruppo di posta elettronica e una lista di distribuzione in Outlook
L'invio di e-mail a un gruppo è più comune nelle nostre vite aziendali e personali. Puoi utilizzare i gruppi per il tuo team di progetto al lavoro e i tuoi familiari più stretti a casa. La creazione di un gruppo email per una lista di distribuzione in Microsoft Outlook può farti risparmiare un sacco di tempo.
Una volta impostato il gruppo, puoi semplicemente inserirlo nell'e-mail e contattare più persone con un singolo messaggio. Se non l'hai mai fatto prima, siamo qui per aiutarti. Ecco come creare un gruppo in Outlook per Windows e Mac.
Differenze tra gruppo di contatti, elenco contatti, gruppo di posta elettronica e liste di distribuzione
Non vi è alcuna differenza tra un gruppo di contatti, un elenco di contatti, un gruppo di posta elettronica o una lista di distribuzione quando si parla di Microsoft Outlook. I termini sono usati in modo intercambiabile.
Di fatto, il sito di supporto di Microsoft Office offre ora il termine "Gruppo di contatti" anziché "Elenco di distribuzione":
Utilizza un gruppo di contatti (precedentemente chiamato "elenco di distribuzione") per inviare un'email a più persone …
L'applicazione Outlook stessa utilizza i termini Gruppo di contatti (Windows) e Elenco contatti (Mac) sulla barra multifunzione, nei suoi menu e nei relativi documenti di supporto. Quindi, mentre procediamo nei passaggi sottostanti, quelle sono le frasi che vedrai più spesso.
E prima di passare ai passaggi, se hai bisogno di aiuto per esportare i tuoi contatti di Outlook a un certo punto, consulta la nostra guida.
Come creare un gruppo di contatti in Outlook su Windows
Apri Outlook sul tuo computer Windows e preparati a creare il tuo gruppo di contatti.
- Seleziona Persone in basso a sinistra nella finestra di Outlook.
- Fare clic su Nuovo gruppo di contatti dalla barra multifunzione.
- Dai un nome al tuo gruppo.
Puoi anche selezionare Nuovi elementi > Altri elementi > Gruppo di contatti dal menu della scheda Home .
Per aggiungere contatti al tuo gruppo, fai clic su Aggiungi membri dalla barra multifunzione. Puoi aggiungere membri dai tuoi contatti di Outlook o dalla tua rubrica oppure puoi creare nuovi contatti.
Per aggiungere membri dai tuoi contatti di Outlook o dalla tua rubrica, fai semplicemente doppio clic sul loro nome nella finestra popup e verrà aggiunto all'area Membri in basso. Al termine, fai clic su OK .
Per i nuovi contatti, inserisci il nome che desideri visualizzare per loro nella finestra, inserisci il loro indirizzo email e fai clic su OK .
Quando hai finito di aggiungere membri al gruppo, fai clic su Salva e chiudi dal nastro.
Non vedi questi pulsanti o sei interessato a personalizzare il tuo nastro? Ecco come sfruttare al meglio la barra multifunzione e il menu di Office 2016 .
Componi un email di gruppo di Outlook su Windows
Dopo aver creato il tuo gruppo di posta elettronica in Outlook, hai un paio di metodi per inviare un messaggio ai membri.
Componi un'e-mail dalla sezione Mail
Nella sezione Posta di Outlook, è possibile inviare un messaggio di posta elettronica a quel gruppo di contatti creato facendo quanto segue.
- Fai clic su Nuova email .
- Nel campo A , inizia a digitare il nome che hai dato al gruppo di contatti. Oppure, è possibile fare clic sul pulsante A e cercare il gruppo o selezionare il nome del gruppo dall'elenco.
- Quando vedi il gruppo, selezionalo e fai clic su OK .
Scrivi un'e-mail dalla sezione Persone
Se ti trovi nella sezione Persone di Outlook, fai clic sul gruppo di contatti nell'elenco. Quindi, seleziona l' icona Email e una nuova email si aprirà con il gruppo popolato nel campo A per te.
Come creare un elenco contatti in Outlook su Mac
Apri Outlook sul tuo Mac e preparati a creare il tuo elenco di contatti.
- Seleziona Persone in basso a sinistra nella finestra di Outlook.
- Fai clic su Nuovo elenco contatti dalla barra multifunzione.
- Dai un nome alla tua lista.
Puoi anche selezionare File > Nuovo > Elenco contatti dalla barra dei menu.
Per aggiungere contatti al tuo elenco, inizia a digitare i campi Nome ed E-mail nella finestra popup. Se aggiungi un nome riconosciuto come contatto esistente, visualizzerai il suggerimento per quel contatto. Quindi puoi semplicemente selezionarlo per aggiungere quel contatto alla lista.
Se stai aggiungendo nuovi contatti, inserisci i loro nomi e indirizzi email. Prima di uscire, puoi anche assegnare una categoria al gruppo dalla barra multifunzione. Vedrai opzioni come famiglia, amici e team.
Al termine dell'aggiunta di membri all'elenco, fare clic su Salva e chiudi dalla barra multifunzione.
Nuovo pulsante Elenco contatti disattivato su Mac?
Se non riesci a fare clic sul pulsante Nuovo elenco contatti nella barra multifunzione della sezione Persone, questa è una soluzione semplice.
- Fai clic su Outlook > Preferenze dalla barra dei menu.
- Seleziona Generale .
- Deseleziona la casella accanto a Nascondi sul mio computer
Componi un
email di gruppo di Outlook su Mac
Dopo aver creato il tuo gruppo email in Outlook, hai un paio di modi per inviare un messaggio a loro.
Componi un'e-mail dalla sezione Mail
Probabilmente ti troverai nella sezione Mail di Outlook più spesso, quindi per inviare un'email a quella lista di distribuzione che hai creato, segui questi passaggi.
- Fai clic su Nuova email .
- Nel campo A , inizia a digitare il nome che hai assegnato alla lista dei contatti. In alternativa, puoi fare clic sul pulsante Cerca sul lato destro del campo. Cerca l'elenco nella casella in alto.
- Quando viene visualizzato l'elenco, selezionalo e verrà visualizzato direttamente.
Scrivi un'e-mail dalla sezione Persone
Se ti trovi nella sezione Persone di Outlook, basta scorrere il puntatore del mouse sull'elenco dei contatti e quando viene visualizzata l' icona dell'icona della posta elettronica , fai clic su di essa.
Una nuova email si aprirà con quella lista di contatti nella riga A , pronta per comporre il tuo messaggio.
Accelerare le cose con i gruppi di Outlook
È facile creare un gruppo in Outlook che, se invii regolarmente le stesse persone per email, può davvero accelerare il tuo processo.
Per fare ancora di più con le e-mail e la posta in arrivo, dai un'occhiata a questi 10 suggerimenti per migliorare in Outlook .
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