Come creare grafici e grafici potenti in Microsoft Excel

La potenza di un buon grafico è innegabile. Prendere concetti numerici e mostrarli visivamente può fare la differenza nel fatto che qualcuno capisca o meno la tua idea.

Grafici e grafici non devono essere complicati. Ricordi i grafici che hai fatto in Excel quando avevi nove anni? Esattamente! Comic Sans in verde lime non è la strada da percorrere. Tuttavia, possiamo renderlo giusto per te ora. Ecco come creare buoni grafici in Excel, anche per noiosi fogli di calcolo finanziari.

Utilizziamo i dati del governo britannico disponibili pubblicamente. Ovviamente, se hai i tuoi dati, sentiti libero di usarli.

Lo schema di utilizzo del grafico rapido

Uno dei più grandi crimini contro qualsiasi grafico o grafico è il suo uso improprio. Ecco una rapida descrizione di cosa usare e quando:

• Utilizza un grafico a linee per visualizzare ed enfatizzare le tendenze dei dati nel tempo
• Usa un grafico a barre o un grafico a torta per confrontare le categorie, sebbene quest’ultimo di solito confronti parti di un intero
• Usa un grafico ad area per evidenziare il cambiamento dei valori nel tempo
• Usa un grafico a dispersione per tracciare più punti dati

Questi coprono i grafici principali che potresti incontrare e, allo stesso modo, i grafici che è più probabile che utilizzi. Esistono altri tipi di grafici: bolle, sparkline, punti elenco e altro, ma oggi non ci concentriamo su quelli.

Formattazione di un grafico a linee

Questa tabella ci mostra la variazione della popolazione del Regno Unito dal 1951 al 2011. Uno sguardo anticipatore ci mostra che, sì, la popolazione è cresciuta negli ultimi 60 anni. Ma abbiamo alcune variabili da considerare ed è più facile visualizzare la massa dei numeri usando un grafico.

Uno dei migliori grafici per visualizzare le tendenze nel corso del tempo è il grafico a linee , che ci consente di visualizzare una serie di punti dati e categorie specifiche.

Ho evidenziato le prime due colonne.

Ora vai alla scheda Inserisci e seleziona Inserisci grafico a linee: è la piccola casella con le linee tracciate. Ora dovresti avere un nuovo grafico semplice e carino. Da qui, hai due opzioni: usa gli stili Excel incorporati, di varia qualità, o personalizza tu stesso il grafico.

Utilizzo degli stili di grafico per creare grafici piacevoli in Excel

È possibile accedere agli stili del grafico a destra dell’area del grafico, come illustrato di seguito. Puoi scegliere tra una serie di stili e colori.

Il nostro grafico attualmente presenta solo un set di dati, quindi la scelta del colore avrà scarso effetto, ma man mano che ne vengono aggiunti altri, i colori aiuteranno il tuo pubblico potenziale a distinguere tra diversi set di informazioni.

Axis che formatta i tuoi grafici in Excel

Notate lo spazio vuoto sotto la nostra linea? È lo spazio che potremmo utilizzare meglio. Fare clic sull’asse verticale . Si aprirà la finestra Format Axis . Qui possiamo modificare i limiti , le unità , i segni di graduazione, le etichette e altro. Possiamo vedere i limiti del nostro intervallo di dati da circa 50.000 a poco più di 62.000, il che significa che possiamo aumentare il limite minimo da 0,0 a 50.000.

Vedi l’effetto immediato che questo ha sul grafico? L’aumento della popolazione è ora pronunciato, mentre prima poteva essere considerato un lieve incremento.

Dovremmo anche dare un titolo al nostro asse. Premi il simbolo più a destra del grafico, quindi Titoli degli assi , seguito da Orizzontale principale e Verticale principale . Ora puoi modificare ogni titolo in modo che corrisponda al tuo grafico.

Ho usato Popolazione per il mio verticale e Periodo per il mio orizzontale. Aumenterò anche il carattere di un punto e renderò i titoli in grassetto in modo che il pubblico possa effettivamente leggerli.

Aggiunta di un asse secondario ai grafici in Excel

Ora, vorremmo aggiungere ulteriori serie di dati al nostro grafico, ma semplicemente espandere l’intervallo di selezione dei dati non funzionerà. Perché? I valori nella prima colonna sono nell’ordine delle decine di migliaia.

Tuttavia, i valori nelle colonne seguenti sono solo in centinaia e in punti fino a singole cifre. Il nostro attuale intervallo di assi verticali non può contenere i valori inferiori, aggiungendo un asse secondario.

Prima di tutto, amplierò l’intervallo di selezione dei dati per includere i nati vivi e i decessi . Quindi, fai clic con il pulsante destro del mouse sull’area del grafico e seleziona Cambia tipo di grafico . Seleziona Combo dalla colonna di sinistra. Dovrebbe essere tutto chiaro ora!

Ora posso selezionare il tipo di grafico e l’asse per ogni serie di dati. Utilizzerò un grafico a linee e aggiungerò le ultime due serie di dati all’asse secondario , come nell’immagine seguente:

E il grafico stesso:

Ricorda, puoi anche creare grafici utilizzando i dati di due diversi fogli Excel.

Ora che abbiamo tracciato la nostra nuova serie di dati, avremo bisogno di una legenda . In alcuni casi, una legenda non è necessaria, ma quando hai linee che si intersecano, utilizzando due assi, vale la pena dare al tuo pubblico la possibilità di comprendere i tuoi dati.

Attiva la legenda premendo il simbolo più a destra del grafico, quindi legenda . Se premi la piccola freccia, sarai in grado di selezionare la posizione della legenda. In questo caso, la legenda dovrebbe essere posizionata nella parte inferiore del grafico.

Per modificare i titoli della legenda, fare clic con il pulsante destro del mouse sull’area del grafico e fare clic su Seleziona dati . Nella colonna di sinistra della nuova finestra, dovresti individuare le serie di dati senza nome. Seleziona il primo e premi Modifica . Ora puoi inserire il tuo nome preferito per la serie di dati.

Quando sei pronto, premi OK e la tua legenda dovrebbe aggiornarsi automaticamente.

Ora vai avanti e aggiungi un titolo al secondo asse usando lo stesso metodo che abbiamo esplorato in precedenza. Ancora una volta, vorrei ingrandire il carattere di un punto e rendere il titolo in grassetto.

La nostra serie di dati appena introdotta sembra un po’ piatta. Possiamo vedere un paio di variazioni importanti sia nelle nascite che nelle morti nei dati grezzi, quindi assicuriamoci che il grafico lo rifletta.

Come abbiamo fatto con la prima serie di dati, regoleremo le opzioni dell’asse secondario. Fare clic sull’asse secondario . Ho intenzione di regolare i limiti minimi a 400 e l’unità minore a 100 .

Margini e titoli

Successivamente, abbiamo alcuni ampi margini alle due estremità del nostro grafico, e questo non funzionerà. Fare doppio clic sull’asse orizzontale — Periodo — e modificare la posizione dell’asse da Tra i segni di graduazione a Sui segni di graduazione . Le nostre linee ora riempiranno l’intera area del grafico, invece di negare il passare del tempo.

Infine, scegli un titolo accattivante e descrittivo e non aver paura di usare un sottotitolo per trasmettere esattamente ciò che mostra il tuo grafico. Sono andato per UK Population Change 1951-2011; Regno Unito Variazione della popolazione in migliaia .

Ok, forse non è così scattante, ma il mio pubblico saprà esattamente cosa sta guardando e quali valori esprimono i numeri.

Formattazione di un grafico a barre

Quello era un grafico a linee, buono per enfatizzare le tendenze nel tempo. Ora esamineremo il grafico a barre . Questa volta, usando la stessa tabella, esamineremo i nati vivi , i decessi , il cambiamento naturale netto e il cambiamento generale .

Inizia selezionando ciascuna delle suddette colonne e andando su Inserisci > Barra raggruppata .

Sottosopra?

Noterai immediatamente che il tuo grafico è capovolto. Vale a dire, Excel ha invertito l’organizzazione delle categorie del grafico. Il mio grafico inizia con il 2010-2011 e finisce con il 1951-1961.

Questo non funzionerà, poiché la maggior parte delle persone leggerà logicamente il grafico dall’alto verso il basso. Fare doppio clic sull’asse verticale (o premere Ctrl+1 quando l’asse è selezionato) per visualizzare le Opzioni asse. Individua e seleziona Categorie in ordine inverso .

Ora noterai che il tuo asse orizzontale è saltato in cima al tuo grafico. Nello stesso pannello Opzioni asse, seleziona Alla categoria massima .

Formattazione dell’area dell’asse e del grafico

Fare doppio clic sull’asse orizzontale per aprire le Opzioni asse. I nostri dati non contengono un valore superiore a 1000, quindi riduci il limite massimo a 1000. Ora hai due opzioni: mantenere l’ unità principale su 200, che è abbastanza adatta per il nostro grafico, o ridurla a 100, che funziona anche .

Vado con 100 poiché abbiamo un numero di serie di dati con valori simili tra le due potenziali unità. Ciò renderà più facile distinguere tra valori simili.

Anche le nostre barre sono piuttosto sottili. Falli risaltare facendo clic su una delle serie di dati e, nella barra laterale Opzioni serie , riduci la Larghezza del gap al 125%, aggiungendo un po’ di peso visivo ai nostri dati.

Titolo e legenda

Poiché la nostra tabella contiene più di una forma di dati, Excel ha gentilmente fornito una legenda che dettaglia ciascuna serie di dati. Aumenta la dimensione del carattere della legenda di un punto.

Dai al tuo grafico a barre un titolo accattivante e descrittivo. Se il tuo grafico fa parte di una serie, assicurati che il titolo rifletta il resto dei tuoi dati.

Usando lo stesso titolo del nostro grafico a linee: UK Population Change 1951-2011. Daremo un sottotitolo contestuale: Medie annuali: nati vivi, decessi e cambiamento generale .

Stili di grafico

Il nostro grafico ora è formattato e se lo mostrassi a un pubblico, capirebbero i dati. Ma non abbiamo esaminato gli stili incorporati di Excel.

Alcuni sono leggermente inutili, i loro colori e la formattazione generale sono l’antitesi dell’utile, mentre altri sono sorprendentemente pratici.

Possiamo anche scegliere tra una gamma di combinazioni di colori.

A destra del grafico c’è un’icona a forma di pennello , situata sotto il simbolo più . A seconda del tuo pubblico, spostati tra gli stili preimpostati e valuta se questo avrebbe l’impatto di cui hai bisogno e se lo stile consente ai tuoi dati di parlare.

Considera anche i colori preimpostati. Ho cambiato il mio grafico dall’affare standard blu, giallo, arancione, grigio a un set di colori che esemplifica le differenze tra nascite vive, morti e il cambiamento naturale netto.

TL;DR

Se vuoi solo i dettagli succosi su come ripulire il tuo grafico e coinvolgere il tuo pubblico, ecco alcuni dei punti vitali:

• Scegli il grafico giusto. Usa lo strumento giusto per il lavoro.
• Ordina i tuoi dati; non lasciare che Excel decida dove verranno visualizzati i tuoi dati.
• Regola il tuo asse. Mantieni puliti i formati dei numeri e i titoli delle categorie.
• Controlla i tuoi margini. Quei grafici a linee inizieranno nel bel mezzo del nulla.
• Rimuovi lo stile non necessario. Lascia parlare i dati.
• Scegli i tuoi colori. Rendi il tuo grafico facile da capire.
• Formatta la tua legenda. Se non ne hai bisogno, liberatene.
• Scegli il tuo titolo. Tienilo scattante. Dì al tuo pubblico esattamente cosa stanno guardando.

Anche se non è il punto di partenza e di arrivo del design del grafico, scorrere questa rapida lista di controllo può aiutarti ad abbellire i tuoi dati e rendere il tuo grafico più facile da leggere per tutti.

Esperimenti grafici

Ti abbiamo mostrato una vasta gamma di grafici Excel e ti abbiamo fornito alcuni suggerimenti su quando distribuirli. Se non sei ancora sicuro del potere dei grafici, prendi in considerazione questo esperimento in cui agli individui sono state presentate informazioni chiare e fattuali che contraddicono la loro visione del mondo, ma i dati sono stati visualizzati in un formato più convincente. I ricercatori hanno testato tre strategie:

• Presentare un paragrafo di testo che riassumesse le prove fattuali
• Presentare le prove in un grafico
• Costruire l’autostima dei soggetti in modo che si sentano meno minacciati.

Il metodo più efficace di trasmissione dei dati? Grafici semplici e puliti, che mostrano le informazioni in una lingua di facile comprensione.

Quindi la prossima volta che stai cercando un modo migliore per raggiungere il tuo pubblico, considera un grafico.

E se desideri attenerti a un grafico, ma utilizzi invece Google, ecco come creare grafici in Presentazioni Google .