Come aggiungere e modificare una firma in Microsoft Outlook
Una firma alla fine del tuo messaggio Outlook o Gmail può aggiungere polacco alle tue e-mail. Le firme e-mail sono uno strumento di rete e promozionale. Anche una semplice firma che include il tuo nome, le informazioni di contatto e, facoltativamente, il tuo sito Web e il tuo indirizzo commerciale dicono molto.
Se usi Outlook per le tue e-mail, creare una firma è semplicissimo. Non richiede molto tempo, offre flessibilità e può fornire firme multiple per comunicazioni aziendali e personali.
Come aggiungere una firma in Outlook
Se non sei sicuro di come creare una firma in Outlook, devi prima accedere alla schermata di configurazione. È possibile aprire quest'area in due modi diversi nell'applicazione desktop Outlook.
- Il primo metodo è fare clic su File > Opzioni > Posta . Dovresti vedere l'opzione per le firme e premere quel pulsante.
- Il secondo modo per accedere alla finestra di configurazione è nella schermata di composizione della posta elettronica. Seleziona la scheda Inserisci , la casella a discesa Firme e seleziona Firme .
Entrambi questi metodi ti porteranno alla schermata Firme e elementi decorativi . Qui è dove creerai la tua firma e configurerai le sue impostazioni.
Come creare una firma in Outlook
Per cominciare, la tua prima creazione della firma, assicurati di essere nella scheda Firma e-mail nella finestra di configurazione. Quindi, seguire questi passaggi.
- Seleziona l' account e – mail che desideri utilizzare a destra se hai impostato più di un indirizzo. Ricorda che puoi creare più firme per più account.
- Fai clic su Nuovo , che dovrebbe essere l'unico pulsante accessibile se non ci sono ancora altre firme.
- Dai un nome alla tua firma. Questo è tanto importante quanto utile se si prevede di impostare più di una firma. Ad esempio, è possibile scegliere di avere firme diverse per i nuovi messaggi e risposte o per i messaggi in ufficio e fuori sede. Quindi, prova a usare un nome significativo che riconoscerai a colpo d'occhio.
- Fai clic su OK al termine.
Come formattare una firma
Ora arriva la parte divertente, creando una firma e-mail straordinaria nell'editor di testo. Naturalmente, puoi mantenerlo semplice semplicemente inserendo il tuo nome e le informazioni di contatto. Ma puoi usare gli strumenti disponibili per cambiare lo stile e le dimensioni del carattere, formattare il testo , cambiarne il colore e allinearlo a sinistra, a destra o al centro.
Se si desidera apportare tali modifiche, è possibile utilizzare gli strumenti prima di digitare la firma o dopo. Tuttavia, è più semplice iniziare digitando prima la firma nella casella di testo Firma e – mail e apportando successivamente le modifiche.
Agghindare il testo
Per modificare il testo nella firma dopo averlo digitato, basta selezionare il testo e apportare modifiche allo stile, alla dimensione, alla formattazione o al colore del carattere. Ad esempio, forse desideri che il tuo nome appaia più grande e con un carattere elegante. O forse desideri che il nome e il numero di telefono della tua attività vengano visualizzati nei colori della tua azienda.
Aggiungi un collegamento
Una caratteristica interessante della creazione della firma nel desktop di Outlook è che se si desidera aggiungere un collegamento a un sito Web, l'applicazione lo fa automaticamente. Ad esempio, se inizi a digitare "www". e poi il resto dell'URL, quando premi il tasto Invio , il testo viene collegato al sito per te.
In alternativa, puoi collegare tu stesso il testo e utilizzare una lingua diversa con il pulsante Collegamento ipertestuale . Ciò ti consente di comporre qualsiasi testo che ti piace e collegarlo. Ad esempio, potresti voler visualizzare il nome della tua azienda così com'è ma collegarlo al sito Web della società.
Per fare ciò, attenersi alla seguente procedura:
- Seleziona il testo e fai clic sul pulsante Collegamento ipertestuale nella parte superiore dell'editor.
- Sotto Collegamento Per assicurarsi che sia selezionato File o Pagina Web esistenti .
- Conferma il testo da visualizzare in alto, quindi inserisci l'URL nel campo Indirizzo .
- Fai clic su OK e sei pronto.
Noterai che puoi anche collegarti a un'email nella stessa casella, che è un altro modo pratico per formattare il tuo indirizzo email. Puoi anche includere una riga dell'oggetto in modo da sapere che il messaggio proviene da un utente che ha fatto clic sul tuo indirizzo nell'email. Basta notare che l'utente può probabilmente modificare quella riga dell'oggetto con la propria applicazione.
Inserisci un'immagine
Un altro ottimo modo per far risaltare la tua firma è inserendo un'immagine. L'uso più comune per questo è per il logo della tua azienda. E molte aziende in realtà richiedono che il loro logo sia nella tua firma. In entrambi i casi, aggiungere questo è facile come aggiungere un collegamento.
Spostare il cursore sul punto della firma in cui si desidera l'immagine e fare clic sul pulsante Immagine . Cerca il tuo file nella finestra popup, selezionalo e premi Inserisci . Ecco fatto, Outlook inserisce la tua immagine nella tua firma.
Se ti rendi conto dopo aver inserito l'immagine che potrebbe usare un po 'di formattazione, puoi farlo anche tu. Basta fare doppio clic sull'immagine per aprire la finestra di formattazione. Quindi, puoi regolare le dimensioni, i colori e le linee, nonché inserire testo alternativo e ritagliare l'immagine.
Un altro fantastico modo per formattare un'immagine nella tua firma è collegarla. In questo modo, il destinatario può semplicemente fare clic sul logo e andare direttamente al sito Web dell'azienda. Per fare ciò, aggiungi l'immagine e inserisci il link con i passaggi precedenti.
Includi un biglietto da visita
Anche se forse non è così comune come gli altri strumenti di formattazione, è disponibile l'opzione per aggiungere un biglietto da visita. Posiziona il cursore nel punto desiderato, fai clic sul pulsante Biglietto da visita, seleziona la posizione nella casella Cerca nel menu a discesa e fai clic su OK .
Se hai un biglietto da visita che include il tuo nome, titolo professionale e nome dell'azienda, questo è un modo conveniente per aggiungere rapidamente quei dettagli.
Come configurare una firma
Tutto quello che devi fare ora è decidere quando dovrebbe essere usato. Hai già scelto l'indirizzo email a cui allegarlo, ma ce n'è ancora. È possibile utilizzare la firma per nuovi messaggi, risposte e inoltri o entrambi. E puoi crearne di diversi per ognuno.
Ad esempio, se hai una firma che include molti dettagli insieme al tuo nome, potresti non voler includere tutto ciò quando rispondi o inoltri un'email a qualcuno. In quel momento, potresti semplicemente desiderare un semplice "grazie" insieme al tuo nome.
Quindi, manterresti il nome della tua nuova firma e-mail nell'area Nuovi messaggi e quindi crei un'altra nuova firma e selezionane il nome nella casella Risposte / avanti . Outlook li inserirà nelle e-mail per impostazione predefinita, ma è possibile modificarli prima di inviarlo.
Come utilizzare una firma diversa in Outlook
Ora che hai impostato le firme predefinite, non devi preoccuparti di inserirle quando componi, rispondi o inoltri un messaggio. Ma cosa succede se si desidera utilizzare una firma diversa in quell'email?
Nella finestra del nuovo messaggio, fai clic sulla scheda Inserisci . Quindi, selezionare la casella a discesa Firme e selezionare la firma che si desidera utilizzare. Vedrai quindi la tua scelta pop direttamente nella tua e-mail in sostituzione del valore predefinito.
Come modificare una firma in Outlook
Ora potresti aver impostato tutte le tue firme, ma ti rendi conto che devi apportare una modifica. Come si modifica una firma esistente? Questo è semplice come crearne uno.
Ancora una volta, accedi alla finestra di impostazione della firma facendo clic su File > Opzioni > Posta . Oppure, nella schermata di composizione della posta elettronica, seleziona la scheda Inserisci , la casella a discesa Firme e seleziona Firme .
Quindi, seleziona il nome della firma nella casella Seleziona firma da modificare . Apporta le modifiche all'interno dell'editor e fai clic su Salva .
Puoi anche rinominare la tua firma anche da quest'area, se necessario. Fai clic su Rinomina , assegnagli un nuovo nome e fai clic su Salva .
Le firme sono per più di e-mail aziendali
Potresti trovarti in una situazione in cui la tua azienda ha regole rigide per le firme e la formattazione delle e-mail. O preferisci semplicemente mantenere le tue firme semplici per motivi professionali. Ma le firme e-mail non sono solo per il business e con gli strumenti offerti da Outlook, puoi rendere le tue e-mail personali divertenti e creative.
Ecco solo alcuni suggerimenti.
Aggiungi un po 'di allegria alle vacanze che invii ad amici e parenti. Puoi inserire un'immagine di vacanza carina, aggiungere una chiusura allegra e abbellire la tua firma con colori festivi.
Includi la motivazione, l'ispirazione o il buon vecchio umorismo con una citazione. Puoi rendere qualsiasi parola elegante o divertente con gli strumenti di formattazione in Outlook.
Mostra il tuo spirito di squadra per la stagione di calcio, basket o baseball. Puoi inserire una foto della tua squadra del cuore, collegarla al loro sito Web ufficiale e utilizzare i colori della squadra per un effetto accattivante.
E per ulteriori opzioni, dai un'occhiata a questi generatori di firme e-mail per far risaltare le tue e-mail.
La tua firma di Outlook online
Se accedi occasionalmente al tuo account Outlook sul Web, puoi aggiungere anche una firma predefinita lì. Sì, Outlook sul Web non è la stessa cosa di Outlook sui desktop, ma questa è una cosa che condividono entrambi. Ulteriori informazioni sulle differenze tra Outlook, Hotmail e i servizi di posta elettronica di Microsoft .
- Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio in alto a destra per aprire le tue impostazioni.
- Seleziona Visualizza tutte le impostazioni di Outlook in basso.
- Seleziona Posta a sinistra, quindi Scrivi e rispondi .
Sebbene al momento sia possibile creare e utilizzare solo una firma sul sito di Outlook, è comunque possibile formattarla, aggiungere immagini e collegamenti e configurarla per il tipo di messaggio.
Prenditi il tempo per creare la tua firma e-mail di Outlook
Per le e-mail aziendali, le firme possono essere semplici, attraenti e utili allo stesso tempo. Offrono ai destinatari un modo semplice per visualizzare le informazioni di contatto e visitare il sito Web dell'azienda. Per le e-mail personali, le firme possono essere uniche, divertenti e divertenti. Possono mostrare personalità e spirito.
Pertanto, vale sempre la pena dedicare del tempo alla creazione della firma e-mail di Outlook.
Se hai bisogno di un po 'più di aiuto con la tua firma aziendale, dai un'occhiata ai nostri suggerimenti per creare la firma e-mail professionale perfetta .
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