5 modi in cui PhraseExpress può aiutare a migliorare il lavoro di squadra

PhraseExpress offre alcuni preziosi servizi di produttività. Il suo scopo principale è fornire ottimi strumenti di espansione del testo, che consentono agli utenti di scrivere in modo più veloce ed efficiente. Ma PhraseExpress è anche un ottimo strumento per migliorare il flusso di lavoro del tuo team.

Se la tua attività si basa su un team di persone che collaborano senza problemi, ecco cinque modi in cui PhraseExpress può aiutarti.

Cos'è PhraseExpress?

PhraseExpress è un programma progettato per aiutarti a digitare più velocemente. Puoi impostare scorciatoie da tastiera per parole o frasi specifiche. Quindi, quando usi queste scorciatoie, PhraseExpress riempie automaticamente le frasi complete.

Esplora abbastanza online e ti imbatterai in dozzine di metodi diversi per espandere il testo. Ad esempio, bastano pochi passaggi per imparare a creare espansioni di testo personalizzate su Microsoft Word .

Ciò che rende PhraseExpress speciale è che funziona in più posti. Che si tratti di scrivere un rapporto o un'e-mail, è possibile far apparire le frasi di uso comune a metà delle sequenze di tasti.

Quando ti iscrivi a PhraseExpress, puoi iniziare con una prova gratuita di 30 giorni di tutti i suoi servizi. Dopodiché, il tuo account ritorna a un account personale gratuito ma senza i fantastici giocattoli commerciali.

Per riaverli, scegli tra un abbonamento Standard, Professional o Enterprise. Come puoi vedere di seguito, ogni pacchetto include sempre più vantaggi.

Se fai parte di un team e vuoi lavorare bene insieme, l'edizione Enterprise è la scelta migliore. Le sue caratteristiche mostrano cos'è un sistema complesso PhraseExpress.

L'accesso a diverse lingue e un componente aggiuntivo per Outlook sono grandi vantaggi per il pacchetto Enterprise, ma anche un abbonamento PhraseExpress standard può aiutare il tuo team a migliorare il suo flusso di lavoro.

1. I membri del team seguono le stesse regole di formulazione

PhraseExpress si assicura che tutti siano sulla stessa pagina quando si tratta di cose come le guide di stile. Dopo che gli amministratori hanno impostato le scorciatoie da tastiera per frasi diverse, l'intero team può accedervi e utilizzarle. Tutti possono visualizzare, apprendere e applicare le scorciatoie per l'espansione del testo in tutte le attività comuni.

PhraseExpress è anche molto facile da aggiornare, consentendo a tutti di vedere eventuali modifiche alle regole.

Per un'organizzazione extra, ottieni un gestore clienti centrale come parte della configurazione. Controlla tutto, dalle impostazioni del programma e le notifiche del server alle statistiche sull'utilizzo e alle autorizzazioni dell'account.

Per essere più precisi, puoi specificare quale persona o gruppo può leggere o modificare determinate cartelle. Per fare ciò, vai alla barra degli strumenti Frasi in alto e fai clic su Diritti di accesso . Quindi effettua le scelte pertinenti dai menu a discesa. Le opzioni diventano più chiare man mano che la squadra cresce e tu conosci meglio il sistema.

Restrizioni del programma è un altro strumento per aiutare a gestire le cose. L'icona si trova accanto a Diritti di accesso e apre una finestra simile che consente di selezionare il software disponibile a cui è possibile limitare o escludere una cartella o una frase. Puoi anche scegliere le condizioni. Quindi solo i membri del team che utilizzano questi programmi in quelle condizioni possono utilizzare le espansioni di testo.

2. Una rete locale di fascia alta imposta un buon flusso di lavoro

La rete locale è solitamente il cuore della comunicazione in qualsiasi ufficio basato sulla tecnologia. Con il supporto di Microsoft, Citrix e server NAS, il sistema fornito da PhraseExpress dovrebbe mantenere il tuo lavoro di squadra in perfetta forma.

Puoi installare PhraseExpress su computer Windows e Mac, ma ogni piattaforma deve scaricare un file diverso e seguire il proprio processo. Un'altra opzione è la versione portatile di PhraseExpress, che va su un dispositivo USB e può spostarsi tra i computer.

Ciò è utile, ad esempio, se un membro del team lavora da un laptop con spazio limitato.

Scegli la versione migliore per il tuo gruppo. Dopo aver aggiunto il software necessario a tutti i tuoi computer e averli collegati al server principale, sei a posto. In questo modo una rete può condividere un programma.

Assicurarti che la tua connessione locale funzioni bene crea una solida base per le esigenze di collaborazione del tuo gruppo. Alla fine della giornata, ogni utente sarà in grado di lavorare e scrivere secondo gli standard interni senza perdere un colpo.

3. Diverse misure di sicurezza consentono la tranquillità

Le frasi salvate potrebbero includere nomi e indirizzi, quindi la sicurezza è una priorità fondamentale. Le funzionalità online di PhraseExpress rendono questo ancora più importante. Gli strumenti di restrizione che abbiamo già menzionato sono un modo perfetto per garantire che il tuo team condivida le risorse in modo sicuro per proteggere la privacy dei tuoi clienti.

Non sottovalutare nemmeno il gestore clienti centrale. Può monitorare l'utilizzo complessivo e controllare i diritti di accesso.

Inoltre, ci sono altre misure che puoi adottare come creare password con crittografia AES end-to-end. Ciò impedisce a persone non autorizzate di accedere ai dati mentre si sposta da un utente all'altro.

Per aggiungere la crittografia, vai alla scheda File e quindi seleziona Imposta password . Si apre una finestra. Digita una password complessa e seleziona le condizioni che desideri utilizzare. Dopo aver fatto clic su OK , il file protetto verrà aperto solo per le persone con la password.

4. Supporto cloud per una collaborazione di livello superiore

Se il team ha sede principalmente in un ufficio, una rete locale funzionerà correttamente. Ma alcuni progetti creativi richiedono che le persone siano sempre in movimento. Quando si tratta di queste condizioni di lavoro a distanza, la sincronizzazione cloud rende PhraseExpress molto più utile per un team.

Puoi condividere frasi e cartelle su Internet, utilizzando tutti i più diffusi provider di servizi cloud disponibili: OneDrive, Dropbox, Google Drive, Synology. Tra tutte le funzionalità di PhraseExpress, questa è vincente perché è molto più facile per i colleghi collaborare su grandi distanze.

5. Compatibilità multipiattaforma per computer e dispositivi mobili

Per aumentare ulteriormente la facilità d'uso del software, il cervello dietro PhraseExpress lo ha progettato per funzionare su quanti più dispositivi possibile. Esistono tuttavia differenze nei servizi che ciascuna piattaforma può utilizzare.

Su Windows, tutte le opzioni sono aperte, sia che tu abbia un abbonamento personale o professionale.

I Mac vedono una gamma più piccola di funzionalità, ma il sistema client-server che ottieni non è meno efficiente. Tutto ciò che perdi sono strumenti basati su Windows come il componente aggiuntivo di Outlook, i trucchi degli appunti e l'opzione per importare espansioni di testo da MS Word. Oltre a ciò, le prestazioni e le capacità di condivisione rimangono le stesse.

PhraseExpress è disponibile anche su iPhone e iPad, con strumenti simili a quelli delle edizioni per computer. La versione mobile presenta però degli svantaggi. Ad esempio, non puoi creare e modificare macro o utilizzare una tastiera esterna.

Tuttavia, PhraseExpress su iOS non è meno utile. Anche su un dispositivo portatile, gli utenti possono accedere alle risorse condivise del team. Restare bloccati dietro una scrivania non è l'unico modo per sfruttare al meglio l'espansione del testo professionale.

Sfortunatamente, gli utenti Android ricevono cattive notizie. A causa di problemi tecnici tra Google Drive e la programmazione PhraseExpress, l'app Google Play non è più disponibile. Fino a quando non sarà così, i membri del team in movimento potrebbero voler investire in un dispositivo iOS per lavoro.

Download: Text Expander PhraseExpress (versione premium gratuita disponibile)

Condividi espansioni di testo e lavora meglio come una squadra

Ci sono molti strumenti utili e trucchi da scoprire su PhraseExpress che possono velocizzare la tua scrittura. Ma il suo valore per una rete di utenti è altrettanto grande.

Sia localmente che tramite il Cloud, puoi condividere cartelle piene di frasi o anche parole comunemente scritte male. E puoi farlo da un computer e un dispositivo iOS, in modo rapido e sicuro.

Inoltre, questo è un programma perfetto per iniziare a personalizzare il tuo flusso di lavoro, magari abbinandolo ad altre soluzioni per l'automazione del testo su un dispositivo Android.