Come utilizzare Kanban per gestire GTD

Il primo passo di GTD è togliere tutte le "cose" dalla testa. Uno dei modi per farlo è scrivere tutto su carte 3×5 e il miglior equivalente digitale di carte 3×5 è la tecnica Kanban.

Esaminiamo i passaggi di GTD e vediamo come si integrano bene con Kanban.

Se sei come la maggior parte delle persone, probabilmente hai 100 diversi compiti, progetti, idee e altre cose (come lo chiama GTD) che ti ronzano in testa. Cominciamo creando una casella di posta per scaricare tutto ciò.

Utilizzeremo Trello perché è lo strumento Kanban più popolare e offre un generoso livello gratuito. Inoltre, Trello ha ottime scorciatoie da tastiera e un'interfaccia utente ben organizzata. Questo lo rende uno dei programmi più veloci e facili da usare per il lavoro.

Essere in grado di tirare fuori i tuoi pensieri senza molti passaggi aggiuntivi è fondamentale durante il brainstorming. Ma se lo desideri, puoi comunque provare un'alternativa a Trello .

Inizia creando una nuova scheda e chiamandola "GTD".

Successivamente, aggiungeremo un elenco di Posta in arrivo per scaricare tutte le nostre cose.

Ora prenditi qualche minuto e crea una carta per ogni pensiero e idea che hai nella parte posteriore della tua mente. Inizia facendo clic sul pulsante Aggiungi una carta . Quindi digita la tua prima attività o idea — qualunque essa sia — e premi Invio .

Ripeti questo processo finché non riesci a pensare a nient'altro.

Il passaggio successivo consiste nel determinare se ciascuno degli elementi nella nostra casella di posta è utilizzabile. Cioè, puoi fare qualcosa al riguardo o no?

Per prima cosa, creiamo due elenchi di elementi utilizzabili. Se qualcosa è utilizzabile, dovresti decidere se ci vorranno meno di due minuti o meno. In tal caso, dovresti lavorarci il prima possibile.

In caso contrario, dovrai scomporlo ulteriormente in un altro passaggio. I due elenchi di cui avrai bisogno per questo sono "Progetti" e "Da fare oggi".

Fai clic su Aggiungi un altro elenco , quindi crea i due elenchi proprio come hai fatto con l'aggiunta di carte alla posta in arrivo.

Se un elemento non è utilizzabile, può essere spostato in diversi posti. Per prima cosa, chiedi "È importante?" Se non è qualcosa che ti appassiona, puoi eliminarlo e dimenticarlo.

Quindi, chiedi se questo è qualcosa a cui ti piacerebbe aggirare un giorno, ma non ancora del tutto. Forse è un sogno lontano. Oppure potrebbe essere qualcosa che sarà possibile solo in futuro. Per situazioni come queste, crea un elenco chiamato "Un giorno / Forse".

Se l'elemento è importante ma è informativo anziché utilizzabile, dovrebbe andare in un elenco "Riferimento". Kanban è più adatto per oggetti utilizzabili. Quindi l'elenco di riferimento dovrebbe essere una fermata temporanea per le informazioni fino a quando non viene spostato in un posto migliore, come un'app web leggera per prendere appunti .

Dopo aver determinato che una carta è utilizzabile, potresti non essere ancora in grado di intraprendere un'azione su di essa. Potrebbe essere perché stai aspettando che qualcuno finisca qualcos'altro prima di poter iniziare. O forse qualcun altro dovrebbe lavorare a questo progetto.

Per il primo scenario, crea un elenco "Differito". È possibile impostare una data di scadenza per ottenere un promemoria di quando il progetto di blocco dovrebbe essere completato. Apri la carta facendo clic su di essa e seleziona Data di scadenza per accedere al calendario.

Per il secondo caso, crea un elenco denominato "Delegato". Dopo aver spostato una carta in quell'elenco, puoi aggiungere altri membri alla carta. Qualcuno deve aver invitato i membri ad accedere al consiglio, però.

Apri la scheda e seleziona Membri . Quindi trova il membro con cui desideri condividere le responsabilità.

Ora è il momento di passare effettivamente alla posta in arrivo e trascinare gli elementi negli elenchi appropriati. Inizia dall'inizio dell'elenco e procedi verso il basso. Per ogni articolo, considera le categorie che hai creato e a cui appartiene.

Dopo aver ordinato tutti i tuoi articoli, ti consigliamo di analizzare i tuoi progetti. Guarda ognuno e pensa alla complessità. Se si tratta di un progetto semplice, puoi aggiungere una lista di controllo alla scheda. Apri la scheda facendo clic su di essa. Quindi fai clic su Elenco di controllo e inizia ad aggiungere i tuoi articoli, proprio come hai aggiunto le carte.

Per progetti più grandi, puoi creare una nuova bacheca per gestire quel progetto. È quindi possibile spostare la carta sulla nuova scheda. Per fare ciò, passa con il mouse sulla carta che desideri spostare e fai clic sull'icona della matita. Quindi, fai clic su Sposta e scegli la bacheca in cui desideri spostarlo dal menu a discesa.

Un'altra opzione per i grandi progetti prevede anche la creazione di una lista di controllo. È un buon modo per iniziare se hai un'idea di cosa vuoi fare con il tuo progetto, ma non sei pronto a dedicarci molto lavoro.

È possibile creare un elenco approssimativo di elementi in un elenco di controllo come segnaposto. Pensalo come idee di brainstorming per la tua casella di posta: solo questi sono potenziali sottoprogetti. Quindi, quando sei pronto, puoi spostare la tua carta su un altro tabellone. E puoi trasformare ogni elemento nella tua lista di controllo in una nuova carta.

Iniziare con GTD è facile; puoi farlo in un'ora o due. Ma devi mantenere il sistema, o ti fallirà. Effettua il check-in con la tua scheda GTD Trello una o due volte a settimana. Scarica i tuoi nuovi pensieri nella posta in arrivo e rivaluta gli elementi in ciascuno dei tuoi elenchi. Scopri se sono ancora nel posto giusto oppure no.

Quando finisci i progetti, hai due opzioni. Puoi eliminare la carta se non ne hai più bisogno. Oppure, se vuoi un record dei tuoi progetti passati, puoi creare un elenco "Fatto" e spostare lì i progetti finiti.

Questo sistema può anche aiutarti a pianificare la tua settimana. Puoi aggiungere un altro elenco chiamato "Da fare dopo". Questo elenco è per i progetti su cui prevedi di lavorare nei prossimi giorni o durante la prossima settimana. Se controlli la tua bacheca Trello domenica sera o lunedì mattina, allora puoi pianificare il tuo lavoro per la settimana.

Rendi tuo questo sistema. Non devi seguire GTD alla lettera se non funziona per te. Sentiti libero di mescolare e provare diversi metodi. La cosa più importante è che continui a farlo! Imposta un promemoria del calendario, se necessario, poiché il sistema continuerà a funzionare solo se continui a far funzionare il sistema.