Come gestire le attività usando la tecnica Kanban giapponese

Che tu stia lavorando come parte di una grande squadra o semplicemente provando a gestire una moltitudine di attività da solo, è facile per molti piccoli lavori trasformarsi in un'attività non disponibile. Se questo suona familiare, prova ad introdurre la tecnica Kanban nel tuo flusso di lavoro per aggiungere un po 'di ordine.

Rompendo i lavori passo dopo passo e disponendoli visivamente, Kanban ti aiuta a capire il tuo processo e vedere dove c'è spazio per miglioramenti. Pur avendo le sue radici nella produzione automobilistica, i concetti chiave alla base di questa strategia funzionano con un'ampia gamma di ambienti.

È relativamente facile da installare e potrebbe avere un effetto positivo sulla tua vita lavorativa quotidiana. Ecco le basi della tecnica Kanban, incluso come impostare la pianificazione e iniziare a implementare Kanban.

Cos'è la tecnica Kanban?

Kanban (che significa cartello in giapponese) è una tecnica di gestione del progetto giapponese fondata negli anni '40 da Taiichi Ohno. Era un ingegnere industriale che cercava di semplificare il flusso di lavoro quotidiano presso il colosso automobilistico giapponese Toyota.

Osservando il processo di pensiero dietro il rifornimento di scaffali nei supermercati, Ohno ha sviluppato un metodo per utilizzare un processo lineare con limiti chiaramente definiti per controllare l'effetto dei colli di bottiglia della produttività. Ora è legato a metodi come la lean management e la produzione just-in-time, ma funziona anche in molti altri ambienti e settori.

L'impostazione di base di una pianificazione kanban suddivide il processo specificato in passaggi del componente. Le singole attività, in genere rappresentate da carte digitali o foglietti adesivi, si spostano da sinistra a destra attraverso una serie di colonne. Quelle colonne sono etichettate con il nome di ogni passaggio e un numero.

Questo numero, determinato dallo scheduler, rappresenta la quantità di compiti che il team (o individuo) responsabile di quella fase di produzione può gestire in qualsiasi momento.

Le attività in ciascuna colonna sono divise in due gruppi: in corso o complete . Quando un'attività è completa, si sposta nella colonna successiva per rappresentarla saltando alla fase successiva di produzione, ma solo se c'è capacità sufficiente per farlo.

Una scheda Kanban pubblica offre a tutto il team una panoramica del progetto dall'inizio alla fine. Questo è molto più trasparente che avere la consapevolezza di tutti del flusso di lavoro incastrata nella propria fase di produzione.

Da un punto di vista gestionale, questo può aiutare ad allocare il personale dove è maggiormente necessario. Tuttavia, aiuta anche le persone a determinare dove gli altri hanno bisogno di assistenza su una base più informale e permanente.

Impostazione di un programmatore kanban mediante Trello

Se hai appena iniziato a usare Kanban, in particolare se lo stai introducendo in un gruppo che non ha familiarità con il concetto, dovresti utilizzare strumenti semplici e accessibili. Mentre ha alcune limitazioni che potrebbero scoraggiare i puristi Kanban, il versatile Trello è un ottimo strumento per provare Kanban.

Per iniziare, devi creare un account. Una volta fatto, puoi creare una bacheca e iniziare a formare le tue liste. Ogni elenco rappresenta una colonna del flusso di lavoro Kanban, quindi assegna un nome a ciascuno dopo una fase del processo.

Per questo esempio, utilizzeremo i passaggi per la creazione e la pubblicazione di un articolo, ma puoi utilizzare i passaggi per qualsiasi progetto a cui stai lavorando. Uno dei punti di forza di Kanban è che non richiede di modificare drasticamente il flusso di lavoro, quindi inizia con quello che fai ora e preoccupati di ottimizzare in seguito, se necessario.

È meglio mantenerlo semplice all'inizio, quindi fare cose da fare> In corso> Completo per le colonne funziona bene.

Una delle parti chiave di Kanban è limitare il numero di elementi attivi in ​​ciascuna colonna. Puoi rappresentarlo con un numero tra parentesi in ciascun titolo dell'elenco. Sentiti libero di usare i segnaposto per iniziare e modificarli man mano che hai un'idea del tuo processo.

È probabile che non saprai quanto può fluire attraverso ogni fase del progetto in qualsiasi momento fino a quando non avrai lavorato con Kanban per un po '. Ciò è particolarmente vero se si utilizza la strategia come parte di una squadra. Se non sei sicuro, un limite inferiore come tre o cinque è un buon inizio.

Usare le carte in Trello

Una volta che hai le tue liste in atto, è il momento di creare carte. Queste rappresentano singole attività, che vengono quindi spostate da sinistra a destra da un elenco a un altro, a seconda dei casi. È fondamentale che chiunque usi il tabellone organizzi queste carte. Tutti devono attenersi ai limiti per ogni fase del processo, che è fondamentale per Kanban.

Fai attenzione quando decidi la dimensione dei compiti che le carte rappresentano. Nel nostro esempio, i singoli articoli sono ovvi. Ma questo potrebbe essere diverso per il tuo flusso di lavoro. Un'attività non dovrebbe essere così piccola da spostarsi continuamente, ma non dovrebbe nemmeno essere troppo grande. Puoi modificarlo mentre vai.

Affinché il sistema funzioni come previsto, è necessario disporre di un metodo per distinguere quali attività in una determinata fase sono già state completate. Su Trello, le etichette sono il modo più semplice per tenerne traccia.

È possibile utilizzare un'etichetta verde per indicare che un'attività è pronta per la fase successiva e una gialla per segnalare che è ancora in corso. Assicurati che una determinata carta abbia solo un'etichetta alla volta per evitare confusione.

Di seguito, puoi vedere una scheda Tran Kanban di esempio in azione. Si noti che, anche se è stato fatto, l'attività nella colonna Scrittura non si è ancora spostata, poiché non c'è più capacità nella fase di modifica .

Quando una delle attività gialle in Modifica è completata e ri-etichettata di conseguenza, l'attività passerà alla fase successiva. Questo fa spazio per "estrarre" un nuovo compito dalla colonna alla sua sinistra. Una volta che una carta raggiunge la fase finale, come Completa , puoi archiviarla o spostarla su un'altra scheda se lo desideri.

Consulta i nostri suggerimenti intermedi per Trello per alcuni modi per ottenere di più dal servizio.

Usando Kanban come una squadra

L'implementazione originale di Kanban aveva lo scopo di aiutare i gruppi a lavorare come unità coesa. Anche se sembra un cliché, la comunicazione e il lavoro di squadra sono quindi aspetti importanti per rendere Kanban un successo sul posto di lavoro.

La maggior parte dei mezzi digitali per eseguire un flusso di lavoro kanban, incluso Trello, offre strumenti per mantenere tutti nella stessa pagina.

Impostare una breve descrizione se si desidera fornire più informazioni di quante il titolo possa contenere. Utilizzare lo strumento Membri su una scheda per assegnarlo a chiunque sia responsabile. Aggiungi un elenco di controllo alle carte che hanno più passaggi. E se i tempi diventa un problema, la funzione Data di scadenza è a portata di mano.

Un altro componente chiave degli strumenti Kanban digitali è lasciare commenti o messaggi per altri utenti. È importante che tutti coloro che sono coinvolti nel processo traggano pieno vantaggio dagli strumenti di comunicazione offerti da queste piattaforme, specialmente con un team remoto. Lasciare commenti concisi e chiari che consigliano agli altri i tuoi progressi nelle attività aiuta tutti a tenere traccia di ciò che sta succedendo.

Naturalmente, un uso eccessivo dei commenti può provocare un mare di rumore bianco. Cerca di limitare i tuoi commenti solo a informazioni cruciali.

Il punto cruciale del sistema Kanban è che dà a chiunque stia guardando il programma un'idea immediata di dove si sta formando un collo di bottiglia. Di conseguenza, paga avere colleghi che si sentano a proprio agio in più ruoli; se una fase del processo sta rallentando la produzione, riassegna alcuni membri del tuo team per dare una mano.

Utilizzo di Kanban come individuo

Se fai fatica a mantenere le tue attività in movimento, Kanban ha molti vantaggi anche per l'uso da solo. Fornisce comunque la stessa occhiata al processo corrente, oltre a aiutarti a identificare e correggere eventuali colli di bottiglia nel tuo flusso di lavoro. Invece di risorse di gruppo, puoi invece guardare a quali fasi del tuo lavoro tendono a rallentare il processo complessivo.

Mentre gli strumenti Kanban fisici spesso non funzionano per i gruppi a meno che non siano tutti nella stessa posizione, non ti preoccupi quando lavori da solo. Se si preferisce lavorare con un programma fisico, è possibile utilizzare gli stessi principi di cui sopra con i pin su una bacheca di sughero o simili.

Altri strumenti per l'utilizzo di Kanban

Trello è un buon modo per avviare e avviare un processo Kanban di base, ma potresti voler ramificare in uno strumento più mirato una volta che hai preso un ritmo.

Planview LeanKit è una di queste soluzioni. È molto più robusto, ma non è economico a $ 19 / utente al mese. Tuttavia, offre una prova gratuita di 30 giorni in modo che tu possa provarlo per la tua squadra.

Kanbanery offre un'interfaccia utente intelligente con poco per distrarre dal tuo lavoro. C'è un piano gratuito per provarlo, mentre i piani a pagamento sono più convenienti di LeanKit. Nel frattempo, KanbanFlow offre strumenti mobili completi e una potente integrazione di Pomodoro per migliorare un prodotto forte.

Se ti piace l'idea di Trello, Taskade adotta un approccio simile. Infine, dai un'occhiata a Zenkit . È uno strumento di gestione dei progetti online che racchiude un sacco di funzionalità.

Per ulteriori opzioni, abbiamo esaminato le app che combinano un'esperienza simile a Trello con altre funzionalità .

Semplifica il tuo lavoro con Kanban

Abbiamo dato uno sguardo al metodo di produttività giapponese noto come Kanban. Mentre ci sono altri piccoli dettagli e principi da scoprire, gli elementi essenziali discussi qui ti aiuteranno a iniziare con il flusso di lavoro e vedere se è adatto alle tue routine.

Mentre le carte si muovono attraverso le colonne, tieni d'occhio dove si verifica la congestione e lavora per ridurla. Aggiungi o rimuovi colonne se necessario. In breve tempo avrai una solida configurazione sia che lavori da solo o in una grande squadra.

Se lavori con un team remoto, dovresti conoscere i migliori strumenti di collaborazione online gratuiti .

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