Come creare un elenco a discesa in Microsoft Excel
Gli elenchi a discesa limitano il numero di voci per un campo di input. Aiutano a prevenire errori di battitura e errori di ortografia. Excel supporta funzioni di elenco a discesa sorprendentemente versatili. Pertanto, se si desidera utilizzare Excel per moduli o raccolta dati, rendere più semplice per gli utenti la selezione di elementi con elenchi a discesa.
Utilizzare un elenco a discesa in una cella quando sono disponibili opzioni specifiche per quella cella. Ad esempio, è possibile creare elenchi a discesa contenenti opzioni come Maschio e Femmina , Sì e No o qualsiasi altro elenco personalizzato di opzioni .
Ti mostreremo come aggiungere elenchi a discesa ai tuoi fogli di calcolo Excel.
Come creare un elenco a discesa in Excel
La creazione di un elenco a discesa è semplice in Excel, ma il processo non è ovvio. Ecco un riepilogo dei passaggi per creare un elenco a discesa personalizzato in Excel:
- Crea un intervallo denominato: questo passaggio è necessario per creare l'elenco che utilizzeremo nell'elenco a discesa.
- Aggiungi convalida dati: questo è il passaggio non così ovvio in cui si adescerà la cella per la presentazione di un elenco a discesa.
- Aggiungi intervallo denominato alla convalida dei dati: infine, metterai tutto insieme e definirai l'origine dell'elenco a discesa (ovvero l'intervallo denominato in precedenza).
- Imposta messaggio di input per la convalida dei dati: questo passaggio è facoltativo. Ti consente di aggiungere un messaggio popup per guidare gli utenti di fogli di calcolo.
Adoro eccellere abbastanza che anche la semplice convalida dei dati + la formattazione condizionale mi piace
– x – lily (@ungilded) 25 ottobre 2017
Excel non è facile , è potente. Ciò significa che hai tonnellate di opzioni, come vedrai a breve. Ora diamo un'occhiata ai passaggi per creare un elenco a discesa di Excel in modo più dettagliato.
1. Creare un intervallo denominato
Un modo per aggiungere un elenco di elementi a un elenco a discesa utilizzando Convalida dati è aggiungere l'elenco a un foglio di lavoro e denominare l'intervallo di celle che contiene l'elenco . È possibile aggiungere l'elenco allo stesso foglio di lavoro in cui si intende aggiungere l'elenco a discesa o un foglio di lavoro diverso. L'uso di un intervallo di celle denominato in un elenco a discesa semplifica la manutenzione.
Creeremo un elenco a discesa contenente alcuni tipi diversi di alimenti su Sheet2 come esempio. Inserisci ciascun elemento in una cella separata in una colonna o una riga. Seleziona gli elementi, inserisci un nome per l'intervallo di celle selezionate nella casella Nome e premi Invio .
2. Aggiungi convalida dati
Vai al foglio di lavoro in cui desideri aggiungere il tuo elenco a discesa. Fare clic sulla scheda Dati e quindi fare clic su Convalida dati nella sezione Strumenti dati .
Assicurarsi che la scheda Impostazioni sia attiva nella finestra di dialogo Convalida dati .
3. Aggiungi intervallo denominato alla convalida dei dati
Quindi, selezionare Elenco dall'elenco a discesa Consenti . Useremo il nome dall'intervallo denominato di celle che abbiamo definito per riempire l'elenco a discesa. Immettere il testo seguente nella casella Origine .
=Food Sostituisci " Food " con qualsiasi nome tu abbia dato al tuo intervallo di celle. Clicca OK .
La casella di controllo Ignora spazio vuoto è selezionata per impostazione predefinita. Ciò consente di selezionare la cella e quindi deselezionare la cella senza selezionare un elemento. Se si desidera richiedere un'opzione da selezionare dall'elenco a discesa, deselezionare la casella vuota Ignora .
Suggerimenti di Tom per Excel: utilizzare la convalida dei dati invece del commento per la cella selezionata: Alt + D + L> scheda Messaggio di input> digitare msg> Ck Mostra input msg …
– Tom Urtis / Atlas (@TomUrtis) 22 gennaio 2017
4. Impostare il messaggio di input per la convalida dei dati
Se si desidera visualizzare un messaggio popup quando viene selezionata la cella contenente l'elenco a discesa, fare clic sulla scheda Messaggio di input . Seleziona la casella Mostra messaggio di input quando la cella è selezionata e compila le caselle dei messaggi Titolo e Input . Puoi anche utilizzare la scheda Avviso errore per aggiungere un messaggio che viene visualizzato quando si immette un input non valido nell'elenco a discesa (ad esempio se qualcuno digita nella cella anziché selezionare un'opzione). S
eleziona l' avviso Mostra errore dopo aver inserito i dati non validi . Seleziona uno stile e compila le finestre di messaggio Titolo ed Errore .
Clicca OK .
Quando si seleziona una cella contenente un elenco a discesa, la freccia in giù per la selezione di un'opzione viene visualizzata a destra della cella. Il pulsante freccia giù viene visualizzato solo quando è selezionata la cella. Ti mostreremo un modo per visualizzare una freccia giù accanto a un elenco a discesa per tutto il tempo più avanti in questo articolo.
Se l'elenco a discesa contiene più di otto elementi, vedrai una barra di scorrimento nell'elenco a discesa quando fai clic sulla freccia.
Opzioni avanzate dell'elenco a discesa
Ora che hai un elenco a discesa di base, immergiamoci nelle impostazioni avanzate di Excel per modificare e personalizzare il tuo elenco.
Modifica o elimina un intervallo denominato
Se è necessario modificare o eliminare un intervallo denominato, è necessario utilizzare Gestione nomi . Fare clic sulla scheda Formule e quindi fare clic su Gestione nomi nella sezione Nomi definiti .
Per modificare l'intervallo di celle per un nome nella finestra di dialogo Gestione nomi , selezionare il Nome nell'elenco e quindi fare clic sul pulsante dell'intervallo di celle nella parte inferiore della finestra di dialogo. Quindi, seleziona l'intervallo di celle e fai di nuovo clic sul pulsante dell'intervallo di celle nella versione compatta della finestra di dialogo Gestione nomi , come descritto nella sezione precedente.
Quindi, fai clic sul segno di spunta verde per salvare il nuovo intervallo di celle per il Nome selezionato.
È inoltre possibile modificare un nome selezionandolo nell'elenco, facendo clic su Modifica , modificando il nome nella finestra di dialogo Modifica nome e facendo clic su OK . Puoi anche cambiare l'intervallo di celle nella finestra di dialogo Modifica nome .
Per eliminare un nome, selezionare il nome nell'elenco e fare clic su Elimina .
Crea un elenco a discesa dipendente
Un elenco a discesa dipendente è uno in cui le opzioni cambiano in base alla selezione in un altro elenco a discesa.
Ad esempio, quando selezioniamo Pizza nell'elenco a discesa che abbiamo creato nella sezione Come creare un elenco a discesa sopra, un secondo elenco a discesa dipendente contiene i diversi tipi di pizza. Se si seleziona cinese , le opzioni nel secondo elenco a discesa dipendente contengono diversi tipi di piatti cinesi.
Ho appena imparato a creare un elenco a discesa dipendente in Excel, ad esempio cell-state, cell2-cities in quello stato. RAGAZZI! È un cambio di vita.
– Life at Deloitte (@lifeatdeloitte) 4 febbraio 2014
Prima di continuare, torna alla sezione Come creare un elenco a discesa e crea l'elenco a discesa principale dei cibi preferiti , se non l'hai già fatto.
Ora creeremo altre tre liste e le nomineremo. Immettere un elenco per ciascuna delle opzioni nell'elenco a discesa principale. Seleziona uno degli altri elenchi, inserisci un nome per quell'elenco nella casella Nome e premi Invio . Ripetere l'operazione per ciascun elenco.
I nomi degli altri elenchi devono corrispondere alle opzioni nell'elenco a discesa principale. Ad esempio, uno dei nostri altri tre elenchi contiene tipi di cookie ed è denominato Cookie , come mostrato di seguito. Le altre due liste nella casella rossa sull'immagine qui sotto sono chiamate Pizza e Cinese .
Prima di creare l'elenco a discesa dipendente, è necessario selezionare un elemento nell'elenco a discesa principale. Non importa quale opzione selezioni. Quindi, selezionare la cella in cui si desidera aggiungere l'elenco a discesa dipendente.
Fare clic sulla scheda Dati e quindi fare clic su Convalida dati nella sezione Strumenti dati . Seleziona Elenco nell'elenco a discesa Consenti .
Immettere il testo seguente nella casella Origine . Sostituisci " $ B $ 2 " con il riferimento alla cella contenente il tuo elenco a discesa principale. Conserva i segni del dollaro nel riferimento di cella. Ciò indica un riferimento assoluto alla cella che non cambierà anche se si copia o si sposta la formula che fa riferimento a quella cella.
=INDIRECT($B$2) La funzione INDIRETTA restituisce il riferimento specificato da una stringa di testo, in questo caso il testo dall'opzione selezionata nell'elenco a discesa principale nella cella B2. Ad esempio, se si seleziona cinese dall'elenco a discesa principale, = INDIRETTO ($ B $ 2) restituisce il riferimento cinese . Di conseguenza, il secondo elenco a discesa contiene gli elementi cinesi .
Clicca OK .
L'elenco nell'elenco a discesa Piatto preferito nell'esempio seguente cambia a seconda di ciò che è selezionato nell'elenco a discesa Cibo preferito .
Copia e incolla un elenco a discesa
Se devi duplicare un elenco a discesa con la convalida dei dati in altre celle, copia e incolla la cella usando Ctrl + C e Ctrl + V. Questo copia l'elenco a discesa e la formattazione.
Se vuoi solo copiare l'elenco a discesa con la convalida dei dati ma NON la formattazione, seleziona la cella e copiarla normalmente usando Ctrl + C. Quindi, vai alla scheda Home e fai clic su Incolla nella se
zione Appunti . Seleziona Incolla speciale .
Nella finestra di dialogo Incolla speciale , selezionare Convalida nella sezione Incolla . Quindi fai clic su OK .
Ciò copierà solo l'elenco a discesa e non la formattazione nella cella originale.
Nota: prestare attenzione quando si lavora con elenchi a discesa in Excel. Quando si copia una cella che non contiene un elenco a discesa su una cella che contiene un elenco a discesa, l'elenco a discesa viene perso. Excel non ti avvisa né ti chiede conferma dell'azione. Tuttavia, puoi annullare l'azione usando Ctrl + Z.
Seleziona Tutte le celle contenenti elenchi a discesa
Poiché il pulsante freccia giù non viene visualizzato in un elenco a discesa a meno che non sia selezionata quella cella, è difficile sapere quali celle contengono elenchi a discesa. È possibile applicare una formattazione diversa alle celle con elenchi a discesa. Tuttavia, devi prima trovare tutti gli elenchi a discesa, se non li hai già formattati. C'è un modo per selezionare tutte le celle contenenti elenchi a discesa, che consente di vedere dove si trovano.
Innanzitutto, seleziona una cella contenente un elenco a discesa. Vai alla scheda Home e fai clic su Trova e seleziona nella sezione Modifica . Quindi, seleziona Vai a speciale .
Nella finestra di dialogo Vai a speciale , selezionare Convalida dati . L'opzione Tutto sotto Convalida dati seleziona tutte le celle a cui è stata applicata una regola di convalida dei dati. La stessa opzione seleziona solo celle con elenchi a discesa che utilizzano lo stesso tipo di regola di convalida dei dati di quella nella cella selezionata.
Accetteremo la selezione predefinita di Tutti perché i nostri elenchi a discesa hanno regole leggermente diverse. Uno utilizza un intervallo denominato per ottenere il suo valore e l'altro utilizza la funzione INDIRETTA.
Clicca OK .
Sono selezionati i nostri due elenchi a discesa.
Ora puoi formattare queste celle per differenziarle da altre celle, in modo da sapere dove si trovano tutti gli elenchi a discesa. Se preferisci non applicare una formattazione diversa agli elenchi a discesa, la sezione successiva ti mostra un altro modo per renderli sempre visibili.
Rendi la freccia dell'elenco a discesa sempre visibile
Il pulsante freccia giù in un elenco a discesa scompare quando la cella non è selezionata. Risolviamo questo problema aggiungendo un pulsante freccia giù permanente a destra degli elenchi a discesa.
Abbiamo preso uno screenshot del pulsante freccia giù in un elenco a discesa in Excel. Inseriremo quell'immagine nella cella a destra dell'elenco a discesa, quindi vedrai un pulsante freccia giù anche quando l'elenco a discesa non è selezionato. Quando si seleziona l'elenco a discesa, il pulsante freccia giù per l'elenco viene visualizzato sull'immagine che abbiamo inserito.
Per iniziare, scarica il file drop-down-arrow.png (fai clic con il tasto destro su quel link e seleziona Salva link come ). Quindi, seleziona la cella a destra di un elenco a discesa e vai alla scheda Inserisci .
Quindi, fai clic su Illustrazioni e seleziona Immagini .
Nella finestra di dialogo Inserisci immagine , vai al punto in cui hai salvato il file drop-down-arrow.png e seleziona il file. Quindi, fai clic su Inserisci .
L'immagine viene inserita sul lato sinistro della cella, sembrando connessa all'elenco a discesa nella cella a sinistra. Ora sai dove si trova l'elenco a discesa e puoi selezionare quella cella e il vero pulsante freccia giù viene visualizzato su quello falso.
Rimuovi un elenco a discesa da una cella
Se decidi di voler rimuovere l'elenco a discesa da una cella, seleziona la cella e apri la finestra di dialogo Convalida dati come descritto in precedenza, nella sezione Come creare un elenco a discesa (vai alla scheda Dati e fai clic su Convalida dati nella Sezione Strumenti dati ). Fai clic sul pulsante Cancella tutto , che è disponibile indipendentemente dalla scheda attualmente selezionata.
Le opzioni nella finestra di dialogo Convalida dati vengono ripristinate sui valori predefiniti. Clicca OK .
L'elenco a discesa viene rimosso e la cella viene ripristinata nel suo formato predefinito. Se è stata selezionata un'opzione quando è stato rimosso l'elenco a discesa, la cella viene popolata con il valore di tale opzione.
Se non si desidera conservare nessuno dei valori quando si elimina l'elenco a discesa, è possibile copiare una cella vuota e incollarla sulla cella contenente l'elenco a discesa. L'elenco a discesa viene rimosso e la cella diventa una cella vuota.
Fai in modo che gli elenchi a discesa funzionino per te
Fai pieno uso degli elenchi a discesa per l'immissione dei dati in Excel per essere più produttivi e semplificarti la vita. Esistono molti altri controlli dei moduli disponibili nella sezione Controlli della scheda Sviluppatore che puoi sperimentare nei tuoi fogli di la
voro.
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