4 filtri Gmail intelligenti che ti aiutano a gestire troppe email
Riordinare e organizzare la tua casella di posta Gmail è fantastico, ma richiede il tuo contributo, e quindi il tuo tempo e la tua attenzione. Quando hai poco da fare, è il momento di porsi le domande difficili. Quali attività puoi delegare a Gmail? Come evitare che la tua casella di posta vada fuori controllo?
La strategia di posta elettronica che esploreremo oggi prevede la creazione di quattro tipi fondamentali di filtri in Gmail. In questo modo, puoi trascurare il rumore per la maggior parte del tempo e quindi elaborarli in batch con facilità, ad esempio una volta ogni due giorni.
Come creare un filtro Gmail
Creando un filtro e-mail, stabilisci una serie di regole che diranno alla tua casella di posta come dovrebbe elaborare una determinata e-mail.
Per creare un filtro in Gmail, fai clic sull’icona a forma di ingranaggio accanto alla tua immagine del profilo. Premi Visualizza tutte le impostazioni per accedere alle impostazioni del tuo account Gmail. Seleziona la scheda Filtri e indirizzi bloccati .
Quindi, fai clic su Crea un nuovo filtro per creare un nuovo filtro. Nel pannello Crea un nuovo filtro , dovrai specificare almeno un criterio (l’indirizzo e-mail del mittente, una riga dell’oggetto o una parola chiave) per filtrare le e-mail. Una volta fatto, fai clic su Crea filtro in basso a destra.
Questo ti porta al pannello successivo. Qui puoi specificare cosa vuoi che Gmail faccia con le email che corrispondono ai tuoi criteri di ricerca. Puoi scegliere di archiviarli, contrassegnarli come letti, eliminarli, contrassegnarli come importanti o una qualsiasi delle altre opzioni mostrate qui.
Seleziona tutte le caselle applicabili e fai clic sul pulsante Crea filtro . Nella Posta in arrivo, puoi trascinare e rilasciare le email tra le schede e impostare filtri personalizzati per i messaggi in arrivo. Ora, sui quattro filtri che abbiamo promesso ti avrebbero aiutato a gestire meglio la posta elettronica.
Filtro intelligente Gmail per reindirizzare le email da tutti i domini tranne uno
Se le email di lavoro più importanti che ricevi provengono solo da uno o due domini, puoi creare un filtro che conservi solo quelle email nella tua casella di posta e inserisca il resto in una cartella separata.
Per escludere le email da un particolare dominio, nel campo Da / A , avrai bisogno di una sintassi simile a questa: -*@MakeUseOf.Com . Il segno meno ( – ) esclude l’indirizzo email che lo segue. In questo caso, si tratta di un qualsiasi indirizzo email del dominio MakeUseOf.Com, come indicato da *@MakeUseOf.Com , dove * è un carattere jolly.
Un esempio è un filtro che forza la posta elettronica a saltare la posta in arrivo e ad essere contrassegnata con l’etichetta Etichetta Varie. Quindi, quando apri la tua casella di posta, non ci saranno email da domini al di fuori del tuo filtro.
Filtro intelligente di Gmail per indirizzare le e-mail da fare a una cartella di azioni
Se ricevi troppe e-mail, è facile perdere traccia di quelle su cui devi effettivamente agire. Per evitare che ciò accada, filtra le e-mail di attività in base al mittente, all’oggetto o alle parole chiave e indirizza quelle e-mail in una cartella separata.
Un esempio di un filtro come questo è che puoi impostare tutte le tue email di lavoro per andare in una cartella chiamata lavoro. Ciò non solo aiuterebbe a riordinare la tua casella di posta dalle e-mail di lavoro, ma ti consentirà anche di trovare quelle e-mail più facilmente quando necessario.
Filtro intelligente Gmail per eliminare automaticamente le email
Impedire che le email raggiungano la tua casella di posta all’inizio è molto meglio che gestirle una volta che sono già arrivate. Ti consigliamo di utilizzare liberamente i pulsanti Blocca e Annulla iscrizione di Gmail. Se lo desideri, puoi anche utilizzare uno strumento di annullamento dell’iscrizione intelligente.
Qual è il modo migliore per gestire le email provenienti da mailing list che non rispettano le richieste di cancellazione o da persone che non puoi bloccare affatto? C’è una via d’uscita: puoi creare un filtro per identificare le email in base all’indirizzo email del mittente e indicare a Gmail di eliminare automaticamente quelle email .
Se non ti piace eliminare le e-mail senza averle esaminate, scegli l’opzione Salta la posta in arrivo (archiviala) per archiviare le e-mail. Usa l’opzione Applica l’etichetta se li vuoi tutti in un unico posto.
Per contrassegnare tutte le email come lette
Raggiungere Inbox Zero non è importante quanto resistere alla tentazione di controllare la posta ogni pochi minuti. Quest’ultimo diventa più facile quando non ci sono email non lette nella tua casella di posta ogni volta che la apri. Puoi fare in modo che ciò accada creando un filtro che contrassegna automaticamente tutte le email in arrivo come lette.
Durante l’aggiunta del filtro, utilizza prima il tuo indirizzo e-mail nel campo A per filtrare tutte le e-mail inviate. Quindi, usa la casella di controllo Segna come già letto per contrassegnare ogni e-mail come letta non appena arriva. Se utilizzi lo stesso account Gmail per gestire la posta da altri account, dovrai creare filtri simili anche per quegli altri indirizzi email.
Con questa strategia, perderai presto la tua voglia di controllare la tua casella di posta per nuovi messaggi. Fondamentalmente, questo è il filtro Gmail più utile di sempre.
Escape the Cycle: filtra le email su Gmail come i professionisti
Un paio di altre strategie che ti consigliamo: sposta le newsletter che ti piacciono nel tuo lettore di feed, nascondi tutte le etichette dalla barra laterale (a parte la tua casella di posta!) facendo clic sulla freccia accanto a esse e riduci l’email personale, se presente tutto possibile.
La chiave è spostare tutte le comunicazioni, tranne quelle più cruciali, dalla tua casella di posta a piattaforme da cui non sei così dipendente o che puoi permetterti di ignorare. Se utilizzi la posta elettronica per condividere documenti, passa alla condivisione di file e cartelle tramite Google Drive o qualsiasi altro servizio di archiviazione/condivisione cloud.
Rinunciare alla posta elettronica è quasi impossibile. Con i giusti filtri e-mail in atto, avrai almeno un po’ meno rumore da affrontare. E questo significa più tempo per altre cose nella tua vita.
