7 pro e contro dell’utilizzo di Microsoft Excel come strumento di gestione dei progetti
L’applicazione Microsoft Excel fa parte di un abbonamento a Office. Lo strumento è popolare tra i project manager, gli imprenditori, i gig worker e gli appaltatori indipendenti.
Inoltre, puoi utilizzare modelli Excel gratuiti per semplificare la gestione dei progetti. La domanda è: stai usando Excel per gestire i tuoi progetti o per risparmiare tempo? Scopri i 7 principali vantaggi e svantaggi dell’utilizzo di Excel per la gestione dei progetti.
I 7 principali vantaggi dell’utilizzo di Excel come strumento di gestione dei progetti
Non c’è dubbio che Excel sia la principale app di registrazione e visualizzazione dei dati. L’azienda governa il mercato da 34 anni. I seguenti motivi rendono Excel un eccellente strumento di gestione dei progetti:
1. Ideale per progetti semplici e singolari
Excel è lo strumento giusto se stai lavorando su un solo progetto alla volta e hai un piccolo gruppo di membri del progetto. Microsoft offre modelli gratuiti , come Gantt Project Planner in Excel.
Quando apri Excel , fai clic su Nuovo , quindi cerca Gantt Project Planner . Per creare una cartella di lavoro di Excel, fare clic sul modello .
2. Grande risparmio di tempo e denaro
Excel è solo uno degli strumenti di cui hai bisogno per eseguire varie attività per i tuoi progetti di lavoro o freelance. Pertanto, non è necessario investire in acquisti di software aggiuntivi. Inoltre, se i membri di un team sanno già come utilizzare Excel, risparmi anche tempo sulla formazione di nuovi strumenti.
3. Data Warehousing in fogli di calcolo completi
In Excel, hai la possibilità di memorizzare i dati del progetto direttamente nei database. È possibile accedere o ripristinare dati di progetto specifici da un’unica posizione durante la gestione delle attività del progetto.
Puoi anche creare fogli di calcolo completi in una cartella di lavoro di Excel per archiviare milioni di dati per l’analisi dei big data. Puoi manipolare i dati con alcune scorciatoie da tastiera ed evidenziare i dati cruciali legati alla metodologia di sviluppo del progetto.
4. Elenchi di cose da fare e cronologia del progetto
Se devi far circolare elenchi di cose da fare interattivi tra i membri del team, puoi utilizzare Excel per risparmiare denaro su app aggiuntive. Un’interfaccia utente interattiva consente di creare elenchi di attività utilizzando righe e colonne. È inoltre possibile integrare tabelle di Excel nel portale Web, MS Word e Microsoft OneDrive per un facile accesso.
Per una pianificazione dettagliata del progetto e una roadmap di alto livello, è possibile utilizzare Excel per creare una sequenza temporale completa del progetto.
5. Reporting istantaneo dei dati di progetto utilizzando uno strumento
In Excel sono disponibili molte funzionalità di reportistica di cui è possibile fare buon uso. Puoi utilizzare principalmente tabelle Excel (Ctrl + T) , tabelle pivot (Alt + N + V) , Power Pivot e così via. Puoi anche integrare tali rapporti in PowerPoint per presentarli al pubblico. A questo scopo puoi utilizzare il modello Blue Sales Report.
6. Grafici, grafici e mappe 3D
Quando si presenta al cliente un rapporto sulle prestazioni del progetto, è possibile rendere attraenti le visualizzazioni dei dati inserendo grafici, diagrammi e mappe 3D. È possibile accedere a grafici a linee gratuiti, grafici ad anello, grafici a torta, grafici radar, grafici azionari, grafici a bolle, ecc. Senza dover pagare alcun servizio aggiuntivo.
7. Modelli semplici per la pianificazione del lavoro
I project manager o i liberi professionisti utilizzano i modelli Excel per i programmi di lavoro . Puoi facilmente monitorare quanto segue in Excel:
- Tempo trascorso dai membri del team.
- Tempo dedicato alle attività del progetto.
- Tempo rimanente per completare il progetto.
- Avvicinarsi alle scadenze del progetto.
I 7 principali svantaggi dell’utilizzo di Excel come strumento di gestione dei progetti
I punti deboli di Excel sono evidenti quando il tuo team deve gestire un progetto che va oltre il semplice, interno e piccolo. Ci sono diverse sfide che dovrai affrontare durante l’utilizzo di Excel:
1. La collaborazione è improduttiva
Quando gestisci le attività e le pianificazioni del progetto in un file Excel, diventa difficile collaborare con gli altri. Esistono formule complesse da implementare, celle che devono essere bloccate ed è necessario configurare la condivisione di rete.
2. Meno opzioni per l’aggiornamento del progetto in tempo reale
In Excel, l’implementazione dell’aggiornamento dello stato in tempo reale è minima e ambigua. Per integrare i file Excel con portali web o app di sviluppo di progetti, tu e il tuo team avete bisogno di competenze Excel avanzate e script VBA. Questi approcci manuali non ottengono risultati soddisfacenti in tutti i casi.
3. Assenza di funzionalità di comunicazione istantanea
Per lavorare su un file di gestione del progetto in Excel, sarà necessario organizzare riunioni con il team utilizzando app di terze parti come Skype, Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, ecc. Pertanto, potrebbe essere necessario pagare per app di comunicazione aggiuntive .
4. Ostacoli per garantire l’integrità dei dati
Uno dei principali ostacoli alla gestione dei progetti utilizzando Excel è il controllo delle versioni dei file. Se i membri ottengono l’accesso completo al file, si verificheranno conflitti a causa di modifiche simultanee. Per garantire l’integrità dei dati, sono necessarie formule complesse, formattazione condizionale e Revisioni.
5. Gestione dei problemi meno efficiente
Sebbene esista un modello Excel per il monitoraggio e la gestione dei problemi, il processo è ancora manuale. L’aggiornamento di ogni campo richiede troppo tempo. Inoltre, non hai un’opzione per collegare problemi specifici a un segmento di progetto.
L’aggiornamento manuale è un’attività rischiosa in quanto qualsiasi dato fuori luogo potrebbe portare a una sostanziale perdita di ore produttive. Pertanto, sono necessari strumenti di rilevamento automatico dei problemi per la gestione dei progetti.
6. Scarso tempo e gestione del team
In Excel, puoi creare principalmente righe e sottoregie per definire attività e sotto-attività del progetto. È inoltre necessario eseguire la formattazione delle celle e la codifica a colori.
A causa della natura manuale di questo lavoro, dovrai dedicare una parte significativa delle tue ore lavorative all’immissione dei dati piuttosto che allo sviluppo effettivo del progetto. Alla fine, ciò ritarda la tempistica di consegna del progetto ed espande il budget del progetto.
Meno lavoro collaborativo e più input manuali hanno il potenziale per demoralizzare il team. Una gestione efficace del team è praticamente impossibile in Excel e hai bisogno di un’app di gestione dei progetti dedicata.
7. Assenza di interfaccia utente e funzionalità dedicate
Lo svantaggio più evidente di Excel è che non è specializzato nella gestione dei progetti. Manca di importanti funzionalità dell’interfaccia utente come:
- Inserimento automatico delle attività.
- Creazione di sottoattività.
- Assegnazione del compito.
- Monitoraggio dei progressi.
- Dipendenze.
- Attività di commento.
- Collega lo stato del progetto dagli strumenti di sviluppo.
- Contrassegnare il completamento del progetto.
La maggior parte dei modelli Excel per la gestione dei progetti sono disposizioni improvvisate. L’app non è in grado di aiutare i project manager o i liberi professionisti a liberare il loro pieno potenziale.
I risparmi sui costi sono generalmente compensati dalla perdita di ore produttive e dalle spese aggiuntive delle app di riunione e di messaggistica. I dati del progetto che condividi con altri membri del team tramite e-mail o supporti di archiviazione esterni comportano molti rischi per la sicurezza.
Prova gli strumenti di gestione dei progetti dedicati
Excel è un innegabile strumento di gestione dei progetti che offre molti vantaggi. Se hai un piccolo team, Excel potrebbe sembrare un buon strumento per te. Tuttavia, se desideri l’intelligenza artificiale, un’interfaccia utente semplice e il coinvolgimento del team, prova le applicazioni di gestione dei progetti professionali gratuite.
