6 suggerimenti per l'utilizzo di OneNote come elenco di attività

Una lista di cose da fare può essere un ottimo modo per assicurarti di fare progressi nelle attività quotidiane. La configurazione di un elenco di cose da fare in Microsoft OneNote è semplice e offre numerosi vantaggi rispetto a carta e penna.

OneNote è disponibile su tutti i tuoi dispositivi e ti consente di cercare rapidamente attività importanti. Se si codifica la cosa da fare, quindi OneNote compila tutte le note taggate per un facile accesso, ricerca e stampa. Questo è solo un vantaggio di base. Ti mostreremo alcuni suggerimenti più semplici per creare un elenco utilizzabile in OneNote per portare a termine il tuo lavoro.

1. Usa scorciatoie per rendere le liste di controllo un gioco da ragazzi

Un tag da fare aggiunge una casella accanto alla nota. Puoi usarlo per contrassegnare le attività in sospeso e spuntarle quando sono complete. Puoi anche usarlo per creare una checklist per commissioni o attività quotidiane che devi svolgere .

Basta evidenziare del testo e premere Ctrl + 1 per accoppiarlo con una casella di controllo. Puoi combinare questo collegamento anche con altri tag. Premi Ctrl + 2 per aggiungere una stella, Ctrl + 3 per aggiungere un punto interrogativo e altro.

Se i tag preimpostati non soddisfano le tue esigenze, puoi assegnare un tag personalizzato e assegnarlo con una scorciatoia da tastiera. Non è necessario cercare o fare clic sui lunghi menu dei tag.

In OneNote Desktop 2016, fare clic sulla scheda Home e selezionare Personalizza tag . Dalla finestra di dialogo che appare, sposta il tag in alto nell'elenco finché non è uno dei primi nove. OneNote per Windows 10 consente di creare tag personalizzati ma non consente di modificare i tag esistenti.

2. Incorpora i tuoi file in OneNote

Quando lavori su un progetto, è facile perdere le tracce di ciò che devi completare per completare il progetto. In un computer disorganizzato, perdi ulteriormente tempo a cercare i tuoi file. OneNote ti consente di incorporare i file direttamente nelle tue note.

In OneNote per Windows 10, vai su Impostazioni> Opzioni, quindi attiva l'opzione Memorizza allegati in cloud . Quando si allega un file nella pagina OneNote, carica il file su OneDrive e inserisce un collegamento a tale file. Nel caso del documento di Word, OneNote visualizzerà un'anteprima dal vivo del documento di Office. Puoi anche vedere le modifiche apportate al file in tempo reale.

Per tutti gli altri tipi di documento, l'allegato mostrerà un collegamento. Se il documento è un PDF, puoi annotare i tuoi documenti direttamente in OneDrive e le tue modifiche verranno sincronizzate su OneNote.

Una volta incorporati i tuoi file, crea un elenco di cose da fare e inizia a lavorare sul tuo documento. Non dimenticherai mai le cose e l'ultima copia sarà sempre presente in OneNote.

3. Creare una scheda Kanban in OneNote

Se stai cercando di gestire una moltitudine di compiti da solo e hai problemi a dare la priorità a loro, allora il metodo Kanban dovrebbe funzionare per te. Con Kanban, puoi spezzare compiti complessi in piccoli passi e disporli visivamente. Puoi capire i progressi delle tue attività, i problemi che stanno affrontando e stabilire la possibilità di miglioramenti.

Inizialmente creeremo tre colonne: Progetto , Attività e Priorità . Pensa al tavolo come a un punto centrale per tutte le tue attività. Disegnala in un modo che abbia senso per te. Apri una nuova pagina e chiamala "La mia bacheca".

Digita la prima colonna, premi la scheda e trasformala in una tabella. Digitare la colonna successiva e ripetere i passaggi. Esegui questi passaggi finché non crei tre tabelle: Da fare , Questa settimana e Archivia .

Una volta terminato un compito, posiziona il mouse sulla sinistra della riga per rivelare un'ancora. Con il mouse, fare clic e trascinare la riga tra i tavoli. È inoltre possibile aggiungere un allegato alla cella della colonna e inserire un collegamento a pagine diverse per ulteriori dettagli sull'attività.

Modello Kanban di Auscomp

Se non vuoi perdere tempo a creare e gestire un modello Kanban, c'è un modello readymade di Auscomp. Questo modello implementa tutte le migliori pratiche da Kanban. La scheda ha più colonne: Backlog, Avanti, In corso, Focus e altro.

Organizza visivamente le tue attività e le cose da fare, quindi trascina le attività su altre colonne. La versione pro di questo modello ti consente di personalizzare le colonne e rimuovere il logo aziendale.

4. Trasformare una lista delle cose da fare in Pages

OneNote 2016 offre una funzionalità utile che consente di trasformare immediatamente un elenco di elementi in singole pagine. Ogni attività viene assegnata a una pagina separata nel tuo blocco note. Crea l'elenco delle attività, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona Collega alle pagine dal menu di scelta rapida.

OneNote creerà immediatamente nuove pagine vuote nella sezione corrente. Ogni pagina avrà il contenuto dell'oggetto come titolo della pagina. Allo stesso tempo, gli elementi della lista vengono convertiti in collegamenti interni, che puntano alle pagine corrispondenti. Si noti che questa funzione appare solo nel menu di scelta rapida degli elenchi.

5. Sperimenta con le opzioni di visualizzazione

La vista standard di OneNote fa un ottimo lavoro nel presentare vari taccuini, sezioni e pagine senza sovraccaricare le informazioni. Se si gestisce un elenco di cose da fare, la visualizzazione a schermo intero di OneNote non utilizza lo spazio di visualizzazi
one in modo efficiente. Anche la visualizzazione normale non offre molto aiuto per mantenere la concentrazione.

È possibile ancorare la finestra di OneNote in modo che si trovi sopra a tutte le altre app. Fare clic sulla scheda Visualizza e scegliere Dock per desktop . Quando lavori su un'attività in un'altra app, puoi passare rapidamente e indietro tra le due finestre aperte, i collegamenti copia e incolla alle tue attività e altro ancora.

In alternativa, è possibile utilizzare un collegamento sul desktop personalizzato per avviare direttamente OneNote in modalità ancorata. Basta aggiungere "/ ancorato" a "ONENOTE.EXE". Il percorso sarà simile

 C:Program Files (x86)Microsoft OfficerootOffice16ONENOTE.EXE /docked 

A seconda dell'unità e della cartella in cui è installato Microsoft Office 2016, potrebbe essere necessario modificare il percorso. "Office 2016" diventa "Office15" se utilizzi Office 2013. A partire da ora, OneNote per Windows 10 non ha questa funzionalità.

6. Filtra le cose da fare nella pagina di riepilogo

Dopo aver taggato molti articoli nelle pagine di OneNote, ti consigliamo di utilizzare la funzione Trova tag per ottenere una panoramica della tua lista di cose da fare. Fare clic sulla scheda Home , quindi selezionare Trova tag . La pagina di riepilogo tag appena creata contiene tutti i tag elencati nel riquadro attività Riepilogo tag .

Se desideri sapere quali attività sono rimaste, seleziona Mostra solo elementi non selezionati . Per cercare in sezioni specifiche, quaderni o tutti i taccuini, fare clic sulla freccia del menu a discesa Cerca e scegliere dove si desidera cercare i tag.

Scopri più trucchi OneNote

Spesso ci lasciamo trasportare dai sistemi di produttività e dalle promettenti funzionalità delle app da elenco di cose da fare. La tua gestione delle attività diventa un'attività eccessiva e una scusa per procrastinare. OneNote è uno strumento potente. Puoi modellarlo in ogni caso.

Sebbene OneNote manchi di alcune funzionalità di gestione delle attività, i suggerimenti illustrati in questo articolo ti aiuteranno a creare il tuo sistema di produttività con OneNote. Se vuoi saperne di più, leggi questo articolo sulle migliori funzionalità di OneNote che non hai ancora provato .

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