5 trucchi di Microsoft Word che hanno rivoluzionato il mio flusso di lavoro

Microsoft Word è una parte importante di molte delle nostre vite lavorative quotidiane, ma ciò non significa che lo usiamo sempre per tutto ciò che vale. Nel tempo, Microsoft ha aggiunto nuove funzionalità che rendono Word più robusto, ma non sempre si hanno informazioni dettagliate sulle nuove funzionalità o anche su quegli utili strumenti nascosti.

Per migliorare il flusso di lavoro quando si utilizza Microsoft Word, ecco cinque trucchi che hanno notevolmente migliorato il mio tempo con l’applicazione. Nel corso degli anni, questi mi hanno fatto risparmiare tempo, ridotto il rischio di errori e migliorato la mia efficienza nell’uso di Word.

Tieni traccia solo delle tue modifiche

Se collabori con altri sui tuoi documenti Word, potresti avere familiarità con Revisioni. Questa pratica funzione ti consente di vedere facilmente le aggiunte o le modifiche di tutti al documento.

Con un aggiornamento a Word alla fine del 2021 , Microsoft ha aggiunto la possibilità di tenere traccia solo delle modifiche. Per quei momenti in cui non hai bisogno che tutti tengano traccia dei loro e vuoi solo vedere il tuo, questa è un’ottima funzionalità.

Passaggio 1: apri il documento di Word e vai alla scheda Revisione .

Passaggio 2: fare clic sulla freccia a discesa Monitoraggio .

Passaggio 3: quindi, fai clic sulla freccia Revisioni e seleziona Solo mio .

Puoi quindi apportare modifiche al documento, aggiungere commenti e accettare le modifiche che apporti tu stesso senza che i tuoi collaboratori siano coinvolti.

Approfitta maggiormente degli appunti

Gli Appunti di Office sono una funzionalità che puoi utilizzare in altre applicazioni di Office come Excel e Outlook oltre a Word. Con esso, tutto ciò che copi rimane negli appunti finché non copi qualcos’altro.

Ciò che rende gli appunti uno strumento così utile è che puoi riutilizzare ciò che è nella sua cronologia fino a 24 elementi. Ciò include testo e immagini. Inoltre, funziona se usi Modifica > Copia , fai clic con il pulsante destro del mouse e Copia o la scorciatoia da tastiera Ctrl + C .

Per visualizzare gli appunti, vai alla scheda Home e fai clic sul programma di avvio della finestra di dialogo Appunti. Questa è la piccola freccia nell’angolo in basso a destra della sezione Appunti del nastro.

Vedrai il riquadro attività Appunti aperto sul lato sinistro con un elenco di elementi che hai copiato. Seleziona un elemento per incollarlo nel documento. Puoi anche fare clic sulla freccia a destra di un elemento e selezionare Incolla oppure, per rimuoverlo, selezionare Elimina .

Nella parte superiore del riquadro attività, vedrai azioni aggiuntive per Incolla tutto o Cancella tutto elementi, entrambe pratiche.

Questo è un vero risparmio di tempo se usi spesso le azioni di copia e incolla nei tuoi documenti di Word.

Inserisci testo casuale per i segnaposto

Se hai mai dovuto dedicare del tempo a creare un documento senza il testo, apprezzerai questo prossimo trucco per Microsoft Word. Puoi digitare una riga semplice e Word inserirà un testo casuale per te. Questo è l’ideale per i segnaposto finché non hai il testo che ti serve.

Esistono due modi per aggiungere questo testo al documento.

Metodo 1: per il testo casuale, dove P è il numero di paragrafi e S è il numero di frasi desiderate, digitare quanto segue:

 =RAND(P,S)

Ad esempio, =RAND(2,3) fornisce due paragrafi con tre frasi ciascuno.

Metodo 2: per lorem ipsum (testo segnaposto comune), digita il comando seguente. Come RAND, usa i numeri per la quantità di paragrafi (P) e frasi (S) che desideri inserire.

 =LOEM(P,S)

Quindi, =LOEM(4,2) ti fornisce quattro paragrafi contenenti due frasi ciascuno.

Immediatamente dopo aver digitato il comando, il testo apparirà nel tuo documento, pronto per essere utilizzato come segnaposto nel tuo modello o documento di Word .

Salva e riutilizza testo, immagini e altro

Ogni volta che puoi riutilizzare qualcosa durante la creazione di un documento, come gli appunti sopra, è una funzionalità gradita.

Microsoft Word offre parti rapide e glossario che funzionano in modo simile, consentendo di salvare e riutilizzare testo, immagini, tabelle, firme e altri elementi. Se ti ritrovi a digitare o inserire la stessa cosa più e più volte, allora questi strumenti sono per te.

Passaggio 1: seleziona il testo, l’immagine o un altro elemento che desideri salvare.

Passaggio 2: vai alla scheda Inserisci e fai clic sulla freccia a discesa Parti rapide .

• Per salvarlo come parte rapida, selezionare Salva selezione nella raccolta parti rapida .
• Per salvarlo come glossario, spostati su glossario e seleziona Salva selezione nella galleria di glossario .

Passaggio 3: nella finestra pop-up che appare, puoi assegnargli un nome significativo, scegliere in quale Galleria salvarlo, aggiungere una categoria e inserire tutti gli altri dettagli che desideri.

Passaggio 4: fare clic su OK per salvare la voce.

Quando sei pronto per utilizzare la selezione salvata, posiziona il cursore nel documento dove lo desideri. Torna alla scheda Inserisci , fai clic sulla freccia a discesa Parti rapide e scegli l’elemento. Viene quindi visualizzato nel documento nel punto specificato con il cursore.

Le principali differenze tra Quick Parts e glossario sono che il glossario fa parte della funzione Parti rapide e ciascuno ha la propria galleria per gli elementi salvati.

Qualunque cosa tu decida di utilizzare, o forse entrambi, apprezzerai questo fantastico modo per risparmiare tempo e ridurre gli errori dovuti alla riscrittura o alla lettura dello stesso contenuto.

Cattura e inserisci schermate

Un altro trucco di produttività per Word che vale la pena menzionare è lo strumento Screenshot. Con esso, puoi inserire rapidamente e quasi senza sforzo uno screenshot nel tuo documento. Puoi scegliere da un’altra finestra aperta sul desktop o inserire uno screenshot di qualcosa che acquisisci manualmente.

Per utilizzare lo strumento, vai alla scheda Inserisci e fai clic sulla freccia a discesa Schermata .

Nella parte superiore della casella, vedrai le altre finestre aperte. Selezionane uno per inserirlo nel documento, quindi formattalo o modificalo come qualsiasi altra immagine in Word.

In alternativa, puoi acquisire una parte specifica dello schermo o un’altra finestra. Seleziona Ritaglio schermo . Vedrai il tuo cursore cambiare in mirino. Trascina per catturare la porzione che desideri e rilascia quando hai finito. Il ritaglio apparirà automaticamente nel documento come immagine statica.

Quando hai bisogno di screenshot dal tuo computer , puoi eliminare la necessità di aprire uno strumento screenshot, acquisire ciò che ti serve, ridimensionarlo e salvarlo, quindi tornare al documento per inserirlo. Basta usare lo strumento Screenshot integrato di Word.