5 modi per eseguire le riunioni in modo efficiente e smettere di sprecare tempo
Tutti odiano le riunioni, ma tutti sanno che sono essenziali allo stesso tempo. Quindi, come rendere le riunioni più efficienti invece di una grande perdita di tempo? Questi siti Web e app possono aiutare.
Gli strumenti in questo articolo sono più adatti per le riunioni di persona. Anche se puoi utilizzarli anche per i team remoti, ti conviene utilizzare i migliori strumenti gratuiti per riunioni online per collaborare con il tuo team . Dalla videoconferenza alla gestione dei progetti, c'è qualcosa per tutti in quella lista.
Lettuce Meet (Web): trova quando è possibile incontrarsi, non è necessaria la registrazione
È fastidioso iscriversi a un nuovo servizio per ogni piccola attività. Lettuce Meet è una semplice applicazione web per capire la data e l'ora più convenienti per tutti, chiedendo le preferenze di ciascuno.
È terribilmente semplice. Inizia una riunione desiderata con il suo nome e il suo scopo, quindi aggiungi le date in cui puoi incontrarti e scegli le fasce orarie in ciascun giorno in cui sei libero. Invia l'unico URL di Lettuce Meet a chiunque altro, che può aggiungere la propria disponibilità in modo simile. Gli slot gratuiti di tutti i partecipanti (indicati come verdi) si sovrappongono tra loro, mostrando i tempi migliori per incontrarsi.
Lettuce Meet è uno di quei semplici strumenti di collaborazione no-signup che ti aiutano a fare le cose senza saltare i cerchi. All'interno della tua azienda, è più facile utilizzare Google Calendar o Microsoft Outlook. Ma quando si tratta di un incontro con persone esterne, come clienti o clienti, uno strumento semplice come Lettuce Meet è un percorso più neutrale.
Lista di controllo riunione del team (Web): elenco di controllo per l'esecuzione di riunioni efficienti
Devi sopportare incontri lunghi e inutili? Questo di solito accade perché la persona che guida l'incontro non si è preparata abbastanza bene. Questa lista di controllo per la riunione del team garantirà il corretto svolgimento dell'incontro sia per il leader che per i partecipanti.
La checklist è suddivisa in attività per prima, durante e dopo una riunione. La parte "Durante" è piena di piccole curiosità a cui dovresti prestare attenzione, perché quelle sono le cose che spesso fanno deragliare le riunioni. Ad esempio, "un argomento verrà discusso alla volta" e "ogni elemento dell'ordine del giorno sarà impreparato" sembrano banali, ma faranno molta strada nel garantire che l'incontro sia stato un successo.
È possibile stampare l'intera lista di controllo da portare con sé alla riunione. Checklist Team Meeting ti incoraggia a fare clic su tutti i pulsanti della checklist e inviarlo tramite e-mail a tutti i partecipanti, poiché dichiarare apertamente i tuoi obiettivi crea un po 'di pressione sociale per aiutarti a esibirti. È come avere un gruppo di mente generica per raggiungere gli obiettivi .
Modelli di agenda riunioni di Smartsheet (Doc): Modelli gratuiti per impostare le agende
Ogni riunione ha bisogno di un ordine fisso. Se non lo fai, sei diretto a una discussione tortuosa dove non si fa niente e tutti perdono il loro tempo. Per sapere come impostare l'agenda della riunione, utilizzare questi modelli gratuiti come guide.
L'elenco di modelli gratuiti di Smartsheet copre una serie di diversi scenari di riunione: riunione informale, riunione di lavoro, riunione del consiglio di amministrazione, riunione di gruppo, riunione semplice, riunione settimanale e così via. Puoi utilizzare questi modelli in Microsoft Word, Google Documenti o qualsiasi elaboratore di testi che ti piace che supporti il formato di file DocX.
Mentre i modelli sono una buona spina dorsale per impostare l'agenda, assicurati di leggere anche i consigli di Harvard Business Review su come progettare un programma per le riunioni. Ha alcuni trucchi fantastici, come elencare argomenti come domande a cui il team deve rispondere, invece di titoli generici a tempo indeterminato.
Infine, se non trovi ciò di cui hai bisogno nei modelli di agenda di cui sopra, consulta il nostro elenco di altri 15 modelli di agenda per la riunione di Word .
AgreeDo (Web): prendere i verbali delle riunioni, condividerli e assegnare le attività
Una persona in ogni riunione dovrebbe essere incaricata di prendere minuti. "Il verbale dell'incontro" è fondamentalmente un elenco di cose degne di nota che è successo. Può trattarsi di attività, informazioni, discussioni di argomenti o altro. AgreeDo ti aiuta a separarlo facilmente e gratuitamente.
È facile creare un account, organizzare una riunione e invitare i partecipanti. Ogni elemento può essere contrassegnato come uno di quattro tipi: informazioni, decisione, attività o argomento. In questo modo è più facile per qualcuno prendere tempo a scrivere cose velocemente in questo momento, e successivamente trasformarle nella giusta categoria.
Le attività possono essere assegnate ai partecipanti aggiungendo la loro e-mail e puoi anche dargli una scadenza. Puoi aggiungere anche un allegato a ogni riunione. I partecipanti possono anche aggiungere commenti ai minuti.
La versione gratuita di AgreeDo ti consente di partecipare a quattro riunioni al mese e tre partecipanti e un allegato per riunione. La versione premium può aumentare questi limiti in base alle proprie esigenze.
È buona norma concludere ogni riunione esaminando i minuti e assicurando che tutti siano d'accordo con loro. Se AgreeDo non è la tua tazza di tè, puoi utilizzare i modelli di minuti di riunione per Microsoft Word o Google Documenti.
Non è solo questione di stare in piedi (eBook): Guida gratuita agli incontri del mattino
App per la gestione dei progetti Qlutter punta a rendere efficiente il lavoro. Hanno messo insieme un ebook gratuito che insegna le loro pratiche su come gestire un incontro quotidiano efficiente ed efficace.
Attraverso otto capitoli, l'ebook parla dei vantaggi delle riunioni mattutine, di come far entrare la squadra a bordo dell'idea e di come gestire la riunione. Si tratta di un breve libro di 44 pagine, ma alla fine si sentirà meglio equipaggiato per organizzare riunioni giornaliere sotto forma di incontri di stand-up o di mischia.
Dovrai iscriverti alla newsletter di Qlutter se vuoi il libro, dopodiché puoi ottenerlo in formato PDF, mobi o epub. È più facile inviarlo direttamente al tuo Kindle.
Scarica: non è solo questione di stare in piedi (eBook)
Cosa fare quando non si sta guidando la riunione
Quindi ora disponi di strumenti semplici per configurare la riunione, creare una lista di controllo per tenerla in pista, impostare un ordine del giorno e prendere dei minuti. Sai anche come gestire una riunione quotidiana in modo efficiente. Ma tutto ciò è inutile se non stai guidando l'incontro.
Nel caso in cui l'incontro è stato convocato dal tuo capo, e hanno la tendenza a lasciare vagare le riunioni senza scopo, è necessario fare qualcosa al riguardo. Inizia inviando questo articolo sulle otto regole che un capo dovrebbe conoscere per riunioni efficienti . Fallo educatamente, o mandalo in modo anonimo.
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