5 cose che dovresti evitare di fare in Excel

Excel è uno strumento eccellente per l’elaborazione dei dati, ma ha i suoi limiti. Quando hai formule eccessivamente complicate o se il tuo computer si blocca durante l’apertura di un file Excel, forse dovresti prendere in considerazione l’utilizzo di un formato di file diverso.

Quindi, quali sono i casi d’uso per i quali dovresti considerare software diversi? Ecco alcune situazioni in cui dovresti usare un’altra app.

1. Database enormi

Se non sei esperto di computer, potresti probabilmente pensare che Excel (o Fogli Google) sia l’unico modo per archiviare i dati. Dopotutto, le ultime versioni di Excel hanno 16.384 colonne e 1.048.576 righe, per un totale di 17.179.869.184 celle.

Sebbene queste siano molte informazioni, dovresti essere consapevole che il tuo computer le caricherà tutte in una volta. Pertanto, se stai utilizzando molte celle, puoi aspettarti che il tuo PC funzioni lentamente. Avere cento, o anche mille, righe non sarà un problema.

Tuttavia, se continui a compilare dati nel corso degli anni o se hai più utenti che aggiungono informazioni a un file, anche i computer potenti avranno difficoltà a caricarlo. Questo perché Microsoft carica tutti i dati quando apre il file.

Sebbene sia utile per l’analisi di dati a breve termine, spreca potenza di calcolo se è necessario analizzare solo informazioni specifiche. Ad esempio, se hai bisogno dell’indirizzo email di un cliente, non è necessario caricare tutto il resto del database dei clienti.

Una buona alternativa per l’archiviazione dei dati consiste nell’utilizzare un software o un servizio di database dedicato. Offrono le stesse funzionalità di Excel, come l’analisi dei dati, ma con ancora più funzionalità. Puoi utilizzare Microsoft Access se sei un fan di Microsoft Suite. Altre alternative includono LibreOffice Base e altri.

2. Analisi dei dati complessi

Microsoft Excel ha un numero significativo di formule disponibili. Offre la formula di somma più semplice per funzioni complicate come il valore attuale netto (calcola il valore temporale del denaro) e la previsione (utilizzata per calcolare i valori futuri).

Tuttavia, se ti ritrovi a realizzare più funzioni complicate, è giunto il momento di prendere in considerazione altre soluzioni. Excel è uno strumento eccellente se le variabili della tua formula sono tutte basate su dati grezzi. Ma se trovi che le tue funzioni si basano su celle che sono formule stesse, prendi in considerazione l’utilizzo di un software di analisi dedicato.

Se i tuoi fogli di calcolo si basano su più formule, il livello di complessità aggiuntivo significa che è facile che gli errori non vengano rilevati. E anche se trovi errori, non è facile rintracciarli se le tue formule sono lunghe tre righe.

Invece di usare Excel per scenari complicati, prova ad imparare un linguaggio di programmazione come Python. È facile da capire e ci sono diverse risorse gratuite per iniziare . E se non sei incline a studiare programmazione, potresti anche utilizzare strumenti di analisi dei dati dedicati che sono molto più facili da usare.

3. Gestione del progetto

Prima dell’avvento di strumenti di gestione dei progetti dedicati come Asana e Trello, molti professionisti utilizzavano Microsoft Excel. Dopotutto, è facile da configurare. Ci sono anche modelli che puoi scaricare per aiutarti a iniziare.

Ma non appena il tuo team cresce, o inizi a ricevere più progetti, le cose si complicano. A meno che tu non stia utilizzando la versione online di Excel, il tuo team non può utilizzare il file di gestione del progetto contemporaneamente. E quando aggiungi più attività e sottoattività, potresti ritrovarti con troppe informazioni in un foglio.

Inoltre, poiché più persone hanno accesso al file, c’è una maggiore possibilità di confusione involontaria. Potrebbero inavvertitamente modificare una formula o addirittura eliminare informazioni cruciali. Anche la creazione e l’assegnazione delle dipendenze del progetto può creare confusione.

Ecco perché è meglio ottenere un’app di gestione delle attività dedicata per la gestione del tuo team. Le app create appositamente consentiranno a te e al tuo team di avere una visione chiara di tutto ciò che è necessario fare. Puoi anche assegnare compiti a membri specifici in modo che nulla venga trascurato.

E se hai un budget limitato, puoi trovare strumenti gratuiti per la gestione dei progetti online. Ora puoi tenere tutti sulla stessa pagina senza dover spendere un centesimo.

4. Moduli

A causa della sua facile disponibilità, Excel viene spesso utilizzato come modulo. Ci sono stati molti casi in cui eventi e riunioni hanno utilizzato laptop e file Excel per la registrazione degli ospiti.

L’utilizzo di Excel (o qualsiasi foglio di calcolo) come modulo è conveniente perché gli organizzatori possono analizzare direttamente i propri dati. Tuttavia, questo comporta diversi inconvenienti.

• Innanzitutto, non avresti alcun controllo sull’input dei dati. Chiunque potrebbe digitare informazioni errate e tu non saresti più saggio. Non c’è nemmeno la standardizzazione dei dati. Una persona potrebbe scrivere New York sotto stato, mentre un’altra scriverebbe NY. Questo è problematico durante l’analisi dei dati.
• In secondo luogo, se disponi di più siti di registrazione, avresti set di dati separati che richiedono il consolidamento. Questo richiede tempo e potrebbe introdurre errori nei dati. Ciò potrebbe anche comportare una duplicazione degli sforzi poiché gli utenti possono inserire i propri dati due volte.
• Terzo, non c’è privacy dei dati. Se utilizzi un foglio di calcolo, chiunque può scorrere le voci e raccogliere dati. Potrebbero persino alterare le informazioni esistenti, il che distorcerà i tuoi dati. Se si verifica una perdita di dati tramite la registrazione di Excel, potresti essere ritenuto responsabile.
• Infine, se utilizzerai Excel per la registrazione online, non è adatto a database di grandi dimensioni, come già affermato.

5. Analisi dei dati finanziari

Quando utilizzi Excel per tenere traccia dei dati finanziari, è probabile che tu debba collegarti a più fonti. Queste fonti possono essere altri file Excel, database online e persino siti Web finanziari. Tuttavia, man mano che li aggiungi, le possibilità di introdurre un errore o di ottenere informazioni obsolete aumentano.

C’è stato anche un incidente a JP Morgan nel lontano 2012, in cui una formula ha usato accidentalmente le somme dei prezzi invece della loro media durante il calcolo del rischio. Questo, a sua volta, ha dato un risultato di circa due magnitudini inferiore al valore effettivo e ha fatto perdere alla banca 6 miliardi di dollari negli scambi.

Sebbene siano coinvolti altri problemi, questa formula errata fa parte della cascata di errori che ha portato a questa enorme perdita.

Usa software dedicato

Microsoft Excel è un eccellente foglio di calcolo. È ottimo per piccoli set di dati o se lo stai provando come prova di concetto. Ma se vuoi scalare il tuo lavoro, dovresti prendere in considerazione un software dedicato.

L’utilizzo di software sviluppato appositamente per il tuo scopo ti offrirà una migliore funzionalità, lavorerai più velocemente e ti permetterà di fare le cose in modo più efficiente. Sebbene alcuni di essi richiedano tempo o denaro (o entrambi) per l’installazione, a lungo termine ti farà risparmiare denaro.