10 suggerimenti per trasformare Microsoft in un serio Task Manager
Microsoft ha acquistato la tanto amata app Wunderlist da fare in un affare da € 150 milioni nel giugno 2015. Due anni dopo, nell'aprile 2017, la società ha utilizzato la sua nuova acquisizione come fondamento per una nuovissima app: Microsoft To-Do .
Inizialmente, Microsoft To-Do era barebone. Mancava alcune funzionalità essenziali di cui gli utenti di Wunderlist si erano precedentemente affidati, inclusi la collaborazione e gli allegati.
Avanti veloce a oggi, tuttavia, e la situazione è migliorata notevolmente. Ecco 10 suggerimenti di Microsoft To-Do che dovrebbero convincerti a dare all'app una seconda possibilità.
1. Collaborazione e attività condivise
Quando abbiamo prima confrontato Microsoft To-Do e Wunderlist dopo il lancio, molti di voi hanno commentato che la nuova app era una non-starter senza collaborazione con l'elenco delle attività.
Per fortuna, la funzionalità è ora disponibile. Non puoi condividere singole attività con altri utenti, ma puoi dare loro l'accesso agli elenchi di cose da fare che hai creato. Se si dà accesso ad un'altra persona, sarà in grado di visualizzare e modificare i contenuti della lista.
Per condividere un elenco di attività con un altro utente dall'app desktop, fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome di un elenco di cose da fare e selezionare Condividi elenco . Sul cellulare, tocca l'icona Aggiungi utente nell'angolo in alto a destra. Riceverai un link che puoi condividere con altri utenti.
Toccare Altre opzioni per limitare l'accesso e gestire i membri.
2. Sotto-attività su Microsoft To-Do
Le sottoprocessi erano una caratteristica fondamentale di Wunderlist che non passava alla prima iterazione di Microsoft To-Do. Ancora una volta, la loro assenza è stata frustrante per molti utenti.
Dopo un recente aggiornamento, l'app ora supporta attività secondarie. Chiamati ufficialmente Steps , ti permettono di aggiungere una serie di cose to-do sotto un'unica attività genitore.
Puoi usare Steps in molti modi. Ad esempio, sono utili se si desidera controllare il flusso di lavoro di un gruppo di persone che stanno lavorando su un progetto, ma fungono anche da promemoria di punti elenco per annotare pensieri rapidi su un argomento.
Il numero di sotto-attività rimanenti è mostrato sotto l'elemento principale da fare nell'elenco delle attività.
3. Scelte rapide da tastiera di Microsoft To-Do
L'elenco delle scorciatoie di Microsoft To-Do è breve ma efficace. Sono supportate tutte le azioni più importanti nell'app.
L'elenco completo di scorciatoie su Microsoft To-Do è:
- Ctrl + N: aggiungi una nuova attività
- Ctrl + L: crea una nuova lista
- Ctrl + T: aggiungi un'attività alla mia giornata
- Ctrl + D: completa un'attività
- Ctrl + F: Cerca
- Ctrl + R: sincronizzazione
- Ctrl + 1: apri la barra laterale
4. Integrazione delle cose da fare con Cortana
Una delle funzionalità più recenti su Microsoft To-Do è la sua integrazione con Cortana. Per usarlo, è necessario vivere negli Stati Uniti, nel Regno Unito, in India o in Australia. Un lancio graduale è previsto nel corso dei prossimi mesi.
L'integrazione consente di utilizzare Microsoft To-Do da qualsiasi macchina abilitata per Cortana, inclusi dispositivi Windows, Android, iOS e smart home.
Quando usi Cortana con Microsoft To-Do, avrai la possibilità di creare elenchi e promemoria delle cose da fare direttamente sull'app anziché in Cortana. Cortana può anche leggere i tuoi compiti in My Day e in altre liste che hai creato.
Per utilizzare Cortana con l'app, è necessario configurare Microsoft To-Do come servizio connesso . Per farlo, vai su Cortana> Notebook> Gestisci competenze> Servizi connessi su PC o Cortana> Impostazioni> Servizi connessi . Seleziona Outlook o Office 365 (a seconda che tu stia utilizzando un account personale dell'azienda), quindi premi il pulsante Connetti .
5. Email segnalate in Outlook
Se hai un account di lavoro o scuola con Microsoft, Microsoft To-Do si integra con e-mail contrassegnate nell'app di Windows Outlook o sul Web.
Accedi a cose da fare e Outlook con lo stesso account e vedrai un popup che ti chiede se vuoi abilitare la funzione.
Una volta che è attivo e funzionante, tutte le email che contrassegni verranno visualizzate in My Day come attività. Se si desidera aggiungere ulteriore importanza a una determinata attività, contrassegnare l'e-mail come prioritaria ; apparirà recitato nell'app To-Do.
Una parola di cautela però: Microsoft To-Do importerà solo un massimo di 10 email segnalate delle due settimane precedenti.
La funzione non è ancora disponibile su dispositivi Android o iOS, anche se la letteratura di Microsoft suggerisce che è in corso la pipeline.
6. Gestisci la tua giornata
È possibile utilizzare Microsoft To-Do in molti modi diversi, a seconda del tipo di contenuto archiviato nell'app.
Se si utilizza l'app come gestore attività giorno per giorno, probabilmente l'elenco dei miei giorni sarà una delle sue funzionalità più utili. Oltre alle email segnalate in Outlook che appaiono nell'elenco, è anche possibile aggiungervi altre attività.
Per aggiungere una cosa da fare a My Day, apri l'attività in questione (su desktop o mobile) e seleziona Aggiungi a My Day .
La lista Il mio giorno offre anche suggerimenti su cosa dovresti aggiungere. Sul desktop, vai all'elenco I miei giorni e fai clic su Oggi nell'angolo in alto a destra. Sul cellulare, apri My Day e tocca l'icona nella parte inferiore dello schermo.
I suggerimenti si basano su attività e compiti aggiunti di recente che hanno una data di scadenza odierna. L'app non fornirà suggerimenti per le attività per cui sono stati impostati promemoria per oggi.
7. Aggiungi allegati alle attività
È possibile aggiungere file alle attività di Microsoft To-Do. Gli allegati sono disponibili su tutte le versioni dell'app, fornendo un ottimo modo per condividere documenti importanti tra i tuoi dispositivi.
C'è una limitazione significativa: Microsoft ha limitato la dimensione
del file a 25 MB (proprio come la maggior parte dei servizi di posta elettronica). Se devi inviare un file di grandi dimensioni, dovrai cercare altrove.
Allegare un file è facile. Aprire l'attività in questione e fare clic su Aggiungi un file .
8. Vedi la tua settimana in anticipo
Un recente aggiornamento ha portato un nuovo elenco intelligente all'app: Pianificato .
La sezione Planned è divisa in due parti: Overdue e Later . Successivamente mostra le attività nel tuo calendario per i prossimi cinque giorni; In ritardo visualizza le attività che dovresti aver già completato ma che non sono ancora state contrassegnate come tali.
Per attivare gli smart list, apri l'app To-Do sul desktop, quindi fai clic sull'immagine del profilo e vai su Impostazioni> Elenchi smart . Attiva o disattiva i cursori accanto agli elenchi che desideri abilitare.
9. Cambio di conto
Nel febbraio 2019, la commutazione dell'account è diventata disponibile per la prima volta. Significa che puoi accedere al tuo account personale e di lavoro Microsoft nell'app e saltare tra di loro con la semplice pressione di un pulsante.
Al momento della scrittura, la funzione è disponibile solo su Windows 10 e Android. Microsoft afferma che il supporto iOS è imminente.
Per impostare l'attivazione dell'account su Windows, fai clic sull'immagine del profilo nell'angolo in alto a sinistra, seleziona Gestisci account e premi Aggiungi account . Su Android, tocca il menu Altro (le tre linee orizzontali nell'angolo a sinistra), quindi tocca il tuo indirizzo email e seleziona Aggiungi account .
10. Live Tiles in Windows 10
Se sei un utente di Windows 10, puoi sfruttare il supporto di Microsoft To-Do per le piastrelle live.
Puoi bloccare tutti gli elenchi nel menu Start come desideri. Inserire un elenco è semplice come aprire l'app To-Do, fare clic con il tasto destro del mouse sull'elenco in questione e selezionare Aggiungi a Start .
Sfortunatamente, non puoi completare le attività dal riquadro live. Cliccando sul riquadro si accede direttamente alla lista nell'app principale.
Microsoft To-Do è un work in progress
Microsoft To-Do è migliorato in modo incommensurabile negli ultimi due anni. È passato dall'essere una pessima alternativa a Wunderlist per essere il successore naturale dell'app precedentemente popolare.
Detto questo, Microsoft To-Do non è ancora un prodotto finito. Microsoft ammette anche sul sito web dell'app.
Se vuoi un'app con infinite campane e fischietti, la To-Do potrebbe non essere adatta a te. Ma se vuoi un'applicazione facile da usare e strettamente integrata con i sistemi operativi che usi ogni giorno, dovresti verificarla.
Se vuoi saperne di più sulla gestione delle liste di cose da fare, leggi i nostri articoli su come utilizzare OneNote come elenco di cose da fare e come gestire gli elenchi di cose da fare su Android .
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