10 suggerimenti per Microsoft To Do per una migliore gestione delle attività
Microsoft To Do ha festeggiato il suo quarto compleanno nell’aprile 2021. L’app ha fatto molta strada da quando è stata lanciata come un travolgente successore di Wunderlist.
Ora è strettamente integrato con il sistema operativo Windows e racchiude molte funzionalità in un design leggero. Ecco alcuni suggerimenti per l’utilizzo di Microsoft To Do.
1. Collaborazione e attività condivise
Microsoft To Do ti consente di condividere contenuti con altri utenti. Non puoi condividere singole attività, ma puoi concedere loro l’accesso agli elenchi di cose da fare che hai creato.
Se concedi l’accesso a un’altra persona, sarà in grado di visualizzare e modificare il contenuto dell’elenco. Per condividere un elenco di attività con un altro utente dall’app desktop, fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome di un elenco di cose da fare e selezionare Condividi elenco .
Su dispositivo mobile, tocca l’icona Aggiungi utente nell’angolo in alto a destra. Riceverai un link che potrai condividere con altri utenti. Tocca Altre opzioni per limitare l’accesso e gestire i membri.
2. Attività secondarie su Microsoft To Do
Le attività secondarie erano una caratteristica fondamentale di Wunderlist che non è arrivata alla prima iterazione di Microsoft To Do. Ma l’app ora supporta attività secondarie da un paio d’anni. Chiamati Passi , ti consentono di aggiungere una serie di cose da fare in un’unica attività principale.
Puoi utilizzare i passaggi in molti modi. Ad esempio, sono utili se si desidera controllare il flusso di lavoro di un gruppo di persone che stanno lavorando a un progetto, ma servono anche come promemoria puntati per annotare pensieri rapidi su un argomento.
Il numero di sotto-attività rimanenti è mostrato sotto l’elemento principale da fare nell’elenco delle attività.
3. Scorciatoie da tastiera Microsoft To Do
L’elenco di scorciatoie di Microsoft To Do è breve ma efficace. L’app supporta tutte le azioni più importanti. L’elenco completo delle scorciatoie su Microsoft To Do è:
- Ctrl + N: aggiungi una nuova attività
- Ctrl + L: crea un nuovo elenco
- Ctrl + T: aggiungi un’attività a La mia giornata
- Ctrl + D: completa un’attività
- Ctrl + F: cerca
- Ctrl + R: Sincronizza
- Ctrl + 1: apre la barra laterale
4. Microsoft To Do Integration With Cortana
Microsoft To Do ha l’integrazione con Cortana. L’integrazione consente di utilizzare Microsoft To Do da qualsiasi macchina abilitata per Cortana, inclusi Windows, Android, iOS e dispositivi domestici intelligenti.
Quando usi Cortana con Microsoft To Do, avrai la possibilità di creare elenchi di cose da fare e promemoria direttamente sull’app anziché in Cortana. Cortana può anche leggere le tue attività in La mia giornata e altri elenchi che hai creato.
Ovviamente, Microsoft To Do non è l’unica app da fare in grado di sincronizzarsi su tutti i tuoi dispositivi .
5. Messaggi di posta elettronica contrassegnati in Outlook
Se si dispone di un account aziendale o dell’istituto di istruzione con Microsoft, Microsoft To Do si integra con i messaggi di posta elettronica contrassegnati nell’app di Windows Outlook o sul Web. Accedi a To Do e Outlook con lo stesso account e vedrai un popup che ti chiede se desideri abilitare la funzione.
Una volta che è attivo e funzionante, tutte le e-mail che contrassegni appariranno in La mia giornata come attività. Se vuoi aggiungere ulteriore importanza a una determinata attività, contrassegna il flag dell’email come priorità alta ; apparirà come speciale nell’app To Do.
Eventuali e-mail contrassegnate possono essere rinominate, date scadenze e promemoria.
6. Gestisci la tua giornata
Puoi utilizzare Microsoft To Do in molti modi diversi, a seconda del tipo di contenuto archiviato nell’app. Se utilizzi l’app come task manager quotidiano, probabilmente troverai l’elenco La mia giornata una delle sue funzionalità più utili.
Oltre alle e-mail contrassegnate in Outlook che compaiono nell’elenco, puoi anche aggiungere altre attività. Per aggiungere un’attività a La mia giornata, apri l’attività in questione (su desktop o dispositivo mobile) e seleziona Aggiungi a La mia giornata .
L’elenco La mia giornata offre anche suggerimenti su cosa aggiungere. Sul desktop, vai all’elenco La mia giornata e fai clic su Per oggi nell’angolo in alto a destra. Su dispositivo mobile, apri La mia giornata e tocca l’icona nella parte inferiore dello schermo.
I suggerimenti si basano su attività aggiunte di recente e attività che hanno una data di scadenza odierna. L’app non fornirà suggerimenti per attività per cui sono stati impostati promemoria per oggi. Puoi persino sincronizzare il tuo Google Calendar con l’app Microsoft To Do.
7. Aggiungi allegati alle attività
Puoi aggiungere file alle attività Microsoft To Do. Gli allegati sono disponibili su tutte le versioni dell’app, fornendo un ottimo modo per condividere documenti importanti tra i tuoi dispositivi.
Microsoft ha limitato la dimensione del file a 25 MB (proprio come la maggior parte dei servizi di posta elettronica). Se devi inviare un file di grandi dimensioni, dovrai cercare altrove. Per allegare un file, apri l’attività in questione e fai clic su Aggiungi un file .
8. Guarda la tua settimana in anticipo
Puoi vedere le tue attività imminenti utilizzando l’elenco intelligente pianificato . La sezione Pianificata è suddivisa in parti come Prima , Oggi , In ritardo e Più tardi .
La scheda In seguito mostra le attività imminenti per i prossimi cinque giorni; In ritardo mostra le attività che avresti dovuto già completare ma che non sono state ancora contrassegnate come tali.
Per attivare gli elenchi intelligenti, apri l’app To Do sul desktop, quindi fai clic sull’immagine del tuo profilo e vai su Impostazioni> Elenchi intelligenti . Attiva o disattiva i dispositivi di scorrimento accanto agli elenchi che desideri abilitare.
9. Cambio di account
Con il cambio di account, puoi accedere sia al tuo account Microsoft di lavoro che personale e passare da uno all’altro con facilità.
Per impostare la commutazione dell’account su Windows, fai clic sulla tua immagine del profilo nell’angolo in alto a sinistra, seleziona Gestisci account e premi Aggiungi account . Su Android, tocca il menu Altro (le tre linee orizzontali nell’angolo a sinistra), quindi tocca il tuo indirizzo e-mail e seleziona Aggiungi account .
10. Live Tiles
Se sei un utente di Windows 10, puoi sfruttare il supporto di Microsoft To Do per i riquadri animati. Puoi aggiungere tutti gli elenchi che desideri al menu Start. Per appuntare un elenco, apri l’app To Do, fai clic con il pulsante destro del mouse sull’elenco in questione e seleziona Aggiungi a Start .
Sfortunatamente, non puoi completare le attività dal riquadro live. Facendo clic sul riquadro si accede direttamente all’elenco nell’app principale.
Prova Microsoft To Do
Se hai voglia di una nuova app di gestione delle attività, è tempo di dare una possibilità a Microsoft To Do. È diventato uno strumento degno nella suite di strumenti di produttività dell’azienda e integra perfettamente il più complesso Microsoft OneNote.
