10 semplici regole di progettazione per documenti Microsoft Word professionali

Microsoft Word è ricco di così tante funzionalità che puoi produrre praticamente tutto quello che vuoi con esso. Ma queste caratteristiche non sempre portano al tipo di design di documenti belli, di alta qualità e professionali che ci si può aspettare da te.

Una cosa è sapere tutto su Microsoft Word, tutte le sue complessità, stranezze e funzioni – è qualcos'altro sapere tutto ciò che rende un documento eccezionale.

1. Mantenerlo semplice, meno è di più

Vuoi sapere come rendere bello un documento di Word? Mantieni la semplicità e sfrutta le funzionalità nascoste di Microsoft Word . Lascia che questa sia la forza trainante dietro qualsiasi decisione di progettazione nei tuoi documenti, e se ti allontani ricordando solo una cosa di questo articolo, lascia che sia questa!

Quando si scrive un documento, il contenuto dovrebbe essere l'obiettivo principale. Esistono linee guida per la formattazione dei documenti per facilitare la lettura e la digestione di tali contenuti. Elimina la tentazione di introdurre elementi accattivanti che servono solo a distrarre. Massimizza gli spazi bianchi. Mantieni il testo stretto e rivedi eventuali frasi o paragrafi prolissi. Regole semplici e minime su tutte.

2. Scegliere un carattere appropriato al contesto

La tua prima grande decisione di progettazione dovrebbe essere quale carattere tipografico utilizzerai. La conoscenza tradizionale afferma che i caratteri serif sono più facili da leggere nei documenti stampati mentre i caratteri sans-serif sono migliori per gli occhi quando vengono letti su uno schermo digitale.

Buoni esempi di caratteri serif includono Garamond, Georgia, Hoefler Text e Palatino, mentre buoni esempi di caratteri sans-serif includono Arial, Gill Sans, Helvetica e Lucida Sans. Salta Comic Sans se vuoi evitare uno degli errori di progettazione della presentazione più comuni . E qualunque cosa tu stia usando, mantieni lo stesso carattere in tutto il documento. Se lo si desidera, è possibile utilizzare un carattere diverso per le intestazioni.

3. Usa dimensione e colore del carattere standard

Non puoi imparare come formattare un documento Word per sembrare professionale senza prestare attenzione all'aspetto del testo. La maggior parte dei documenti accademici e aziendali sono scritti in caratteri a 12 punti , che generalmente producono i paragrafi più leggibili se combinati con le linee guida per dimensioni della pagina, margini e interlinea più avanti in questo articolo.

Alcuni report densi di informazioni possono talvolta ridursi alla dimensione del carattere di 10 punti, ma mai inferiore a quella. Puoi velocizzare il ridimensionamento dei caratteri e altre azioni in Microsoft Word con le scorciatoie da tastiera per Microsoft Office .

In generale, è meglio tenere le mani lontane da qualsiasi cosa sia legata ai colori , specialmente per i documenti stampati. Dovrai pagare di più per l'inchiostro a colori e non verrà trasferito se il documento viene mai copiato. Per i documenti digitali, riservare testo colorato per avvisi critici e simili. Preferisci enfatizzare usando il testo in grassetto e corsivo .

4. Utilizzare dimensioni e margini della pagina standard

Quasi tutti i documenti dell'ufficio sono stampati per pagine standard da 8½ "x 11" , note come formato lettera USA (noto anche come A4 altrove, che è 210 mm x 297 mm). Questa è l'unica dimensione garantita per essere disponibile indipendentemente dalla stampante utilizzata.

Per quanto riguarda i margini, la maggior parte dei manuali di stile e delle guide di stile richiedono un margine di 1 "su tutti i lati della pagina, il che produce la migliore leggibilità per le lunghezze delle linee e consente, se necessario, annotazioni scritte. Tuttavia, se il documento verrà rilegato in un raccoglitore, è possibile aumentare i margini laterali a 1½ " per accogliere gli anelli.

5. Allinea i paragrafi a sinistra

Potresti essere tentato di utilizzare un allineamento giustificato perché è quello che viene utilizzato in giornali e romanzi e in alcuni libri di testo, ma è la scelta sbagliata per i documenti di ufficio e accademici. Perché è importante rendere formale un documento? Senza formalità, il tuo documento diventa illeggibile.

Quello che vuoi è l' allineamento a sinistra per il testo . Questo produce frastagliamento sul lato destro dei paragrafi, ma mantiene la spaziatura delle lettere come previsto da qualsiasi carattere tipografico che stai usando, e ciò significa leggibilità ottimale. Altrimenti, potresti finire con fiumi tipografici , che sono estremamente fonte di distrazione e sembrano semplicemente brutti.

6. Rientra le prime righe di paragrafo

I paragrafi non dovrebbero avere spazi aggiuntivi tra loro e le prime righe di paragrafi dovrebbero essere rientrate per far risaltare ogni paragrafo . L'unica eccezione è per i paragrafi che seguono direttamente un'intestazione di sezione, che può essere lasciata indifferente perché il contesto circostante chiarisce che si tratta del proprio p
aragrafo.

Una regola generale è quella di rendere la dimensione del rientro uguale alla dimensione del carattere. Assicurati di utilizzare le funzionalità di stile di paragrafo di Word per gestire i rientri anziché utilizzare il tasto Tab !

7. Posizionare le immagini tra i paragrafi

Potrebbe essere giusto posizionare le immagini all'interno di un paragrafo e consentire al testo circostante di fluire attorno ad esso, e se la tua organizzazione lo preferisce in quel modo, vai avanti e fallo. Ma in generale, può danneggiare la leggibilità, specialmente nei report basati sui dati.

L'opzione più sicura, in particolare per grafici e diagrammi e tabelle, è quella di mettere le immagini tra i paragrafi e mantenerle allineate al centro. In questo modo le tue immagini non sono mai in cerca di attenzione con il testo circostante. Aiuta anche a distinguere i sottotitoli.

8. Scegliere Interlinea appropriata al contesto

La scelta giusta per l'interlinea (lo spazio bianco che separa una riga di testo dalla riga di testo successiva) dipende in realtà dal tipo di documento che stai scrivendo.

I documenti accademici dovrebbero prima seguire tutte le guide di stile accademiche in atto, quindi preferire la doppia spaziatura se non esistono guide di stile. I documenti aziendali e di ufficio tendono ad essere a spaziatura singola per ridurre al minimo il numero di pagine necessarie durante la stampa, ma i documenti digitali potrebbero essere più facili da leggere se spaziati tra il 120 e il 150 percento.

9. Suddividi il testo con intestazioni ed elenchi

Più è lungo il documento, più diventano importanti le intestazioni. Preferiresti leggere un rapporto di 20 pagine che non è altro che un muro di testo da un capo all'altro? O un rapporto di 30 pagine che è organizzato in sezioni, sottosezioni e intestazioni appropriate? Preferisco quest'ultima ogni volta.

Gli elenchi sono anche utili per rompere i muri di testo e attirare l'attenzione su punti importanti. Utilizzare elenchi numerati quando si conteggia un insieme di elementi (ad esempio "i cinque attributi di un imprenditore di successo") o quando si forniscono istruzioni dettagliate. Altrimenti, gli elenchi puntati vanno bene. Basta essere sicuri di evitare l'uso eccessivo di elenchi, il che riduce la leggibilità dal design del documento di Word.

10. Sezioni separate con interruzioni

Quando vuoi imparare come rendere professionale la tua segnalazione, devi conoscere le interruzioni di sezione. In Microsoft Word, le interruzioni di sezione consentono di differenziare determinate pagine con cambiamenti di orientamento, colonne, intestazioni, piè di pagina, numeri di pagina e altro. Le interruzioni di sezione sono disponibili in quattro forme:

• Pagina successiva: avvia la sezione successiva nella pagina seguente.
• Continuo: avvia la sezione successiva nella pagina corrente.
• Pagina pari: avvia la sezione successiva nella pagina pari successiva.
• Pagina dispari: avvia la sezione successiva nella pagina pari successiva.

Se il documento è abbastanza grande da richiedere capitoli, questo è il modo migliore per formattarli in modo chiaro. Ogni capitolo dovrebbe essere realizzato con un'interruzione di sezione "Pagina successiva" o interruzioni di sezione "Pagina pari" o "Pagina dispari" se si intende posizionarlo in un raccoglitore.

Imparare come rendere professionale un documento Word

A meno che la tua organizzazione o scuola non richieda un layout e un formato specifici, puoi saltare il duro lavoro di impostazione del tuo modello e scaricarne uno. Ciò consente di ottenere rapidamente una progettazione di documenti professionale.

Hai bisogno di una bella copertina per finalizzare il tuo documento? Questi modelli di copertina aggiungeranno gli ultimi ritocchi al documento di Word.

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